Ketika Anda tahu Anda akan keluar dari kantor selama beberapa hari, Anda dapat mengatur Asisten di Luar Kantor untuk membalas secara otomatis, memberi tahu orang-orang bahwa Anda sedang menikmati liburan Anda ketika mereka terjebak di tempat kerja.
Untuk membuat balasan di luar kantor di Outlook, kami akan membuat template email dengan pesan yang ingin kami gunakan dan kemudian membuat aturan yang akan mengirim balasan dengan pesan itu ke semua email yang kami terima selama rentang tanggal tertentu.
CATATAN: Outlook harus terbuka agar aturan berjalan dan balasan Anda di luar kantor dikirim. Jadi, pastikan Anda meninggalkan komputer Anda dan Outlook berjalan saat Anda keluar dari kantor.
Untuk membuat template pesan di Outlook, pastikan tab "Beranda" aktif dan klik tombol "Email Baru" di bagian Baru.
Masukkan pesan yang ingin Anda kirim sebagai balasan otomatis di kotak pesan. Jangan masukkan alamat Ke atau alamat email. Kemudian, klik tab "File".
Klik "Save As" di daftar opsi di sisi kiri layar belakang layar.
Pada kotak dialog Save As, pilih "Outlook Template (* .oft)" dari dropdown "Save as type".
Anda dibawa ke folder template pengguna. Masukkan nama untuk template di kotak “Nama file”, simpan ekstensi “.oft”, dan klik “Simpan”.
Jika Anda ingin menyalin template email balasan kantor Anda ke PC lain atau mencadangkannya, jalur lengkap ke folder template pengguna adalah C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Menggantikan dengan nama pengguna Windows Anda.
Tutup jendela pesan dengan mengklik tombol "X" di sudut kanan atas.
Kotak dialog ditampilkan menanyakan apakah Anda ingin menyimpan konsep pesan. Anda tidak harus karena Anda menyimpannya sebagai template, tetapi Anda bisa jika Anda mau. Klik "Ya" jika Anda ingin menyimpan konsep, atau "Tidak" jika tidak.
Di bagian Pindahkan, klik tombol “Aturan” dan pilih “Kelola Aturan & Pemberitahuan” dari tarik-turun.
Anda juga dapat mengklik tab "File" untuk mengakses layar belakang layar. Pastikan layar “Info” aktif (klik “Info” di sebelah kiri jika perlu) dan kemudian klik tombol “Kelola Aturan & Peringatan”.
Pada kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan, pastikan alamat email yang ingin Anda terapkan aturan ini dipilih dalam tarik-turun "Terapkan perubahan ke folder ini". Jika Anda ingin aturan ini berlaku untuk semua akun Anda di Outlook, kami akan menunjukkan cara melakukannya nanti di artikel ini. Klik tab "Aturan Email" jika belum aktif, lalu klik tombol "Aturan Baru".
Pada layar pertama kotak dialog Wizard Aturan, klik "Terapkan aturan pada pesan yang saya terima" di bagian "Mulai dari aturan kosong". Opsi ditambahkan ke "Langkah 2: Edit deskripsi aturan (klik kotak bergaris bawah nilai)". Tidak ada yang bisa diedit untuk bagian aturan ini, jadi klik tombol "Next" untuk melanjutkan.
Layar kedua pada kotak dialog Wizard Aturan memungkinkan Anda memilih kondisi untuk memeriksa kapan Anda menerima email. Agar balasan Anda di luar kantor dikirim selama rentang tanggal tertentu, centang kotak "diterima dalam rentang tanggal tertentu" di kotak "Langkah 1: Pilih ketentuan". Kondisi ini ditambahkan ke "Langkah 2: Edit deskripsi aturan (klik digarisbawahi nilai)" kotak, seperti sebelumnya, tapi kali ini, ada bagian dari deskripsi untuk diedit. Untuk menambahkan rentang tanggal, klik tautan “dalam rentang tanggal tertentu” di kotak Langkah 2.
Pada kotak dialog Tanggal Diterima, centang kotak "Setelah", klik pada dropdown, dan klik pada tanggal setelah Anda ingin balasan otomatis di luar kantor dikirim. Misalnya, jika Anda ingin balasan dari kantor mulai dikirim pada tanggal 8 Februari, pilih 7 Februari untuk tanggal Setelah.
Kemudian, centang kotak "Sebelum", pilih tanggal dari tarik-turun tanggal di sebelah kanan kotak centang Sebelum. Tanggal yang Anda pilih harus sehari setelah Anda ingin balasan di luar kantor berhenti dikirim. Misalnya, jika Anda ingin 15 Februari menjadi hari terakhir pengiriman balasan Anda di luar kantor, pilih 16 Februari sebagai tanggal Sebelum.
Tanggal yang Anda pilih ditambahkan ke kondisi di kotak Langkah 2. Klik tombol "Next" pada kotak dialog Wizard Aturan untuk melanjutkan.
Pada layar ketiga pada kotak dialog Aturan Wizard, Anda memilih apa yang ingin Anda lakukan dengan email masuk selama rentang tanggal. Kami ingin membalas semua email menggunakan template yang kami buat di bagian pertama, jadi kami memeriksa kotak “balas menggunakan templat tertentu” di kotak “Langkah 1: Pilih tindakan”. Untuk memilih template yang kami buat, klik tautan "template tertentu" di "Langkah 2: Edit deskripsi aturan (klik kotak yang digarisbawahi)".
Pada kotak dialog Pilih Templat Balasan, pilih "Templat Pengguna di Sistem File" dari tarik-turun "Terlihat".
Pilih template yang Anda buat (dalam kasus kami, template “Di Luar Kantor”) dan klik tombol “Buka”.
Jalur lengkap ke template yang dipilih ditambahkan ke tindakan yang dipilih. Klik tombol "Next" untuk melanjutkan.
Pada layar Aturan Wizard keempat, Anda dapat memilih pengecualian apa pun yang ingin Anda terapkan pada aturan, seperti jika Anda ingin mengecualikan orang atau kelompok tertentu ("kecuali jika dari orang atau grup publik"). Kami tidak akan menambahkan pengecualian apa pun ke aturan kami, jadi klik tombol "Berikutnya" untuk melanjutkan.
Masukkan nama untuk aturan di kotak “Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini”. Kotak "Aktifkan aturan ini" dicentang secara default, sehingga aturan secara otomatis akan diaktifkan. Tapi jangan khawatir. Ini tidak akan berjalan sampai setelah tanggal Setelah Anda tentukan.
Kami tidak ingin menjalankan aturan pada pesan yang sudah ada di kotak masuk kami, jadi biarkan "Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di Kotak Masuk" tidak dicentang. Jika Anda ingin menjalankan aturan ini di semua akun email Anda di Outlook, centang kotak “Buat aturan ini di semua akun”. Klik tombol "Selesai".
Aturan ditambahkan ke daftar. Klik "OK" untuk menutup kotak dialog Aturan dan Tanda.
Sekarang, ketika seseorang mengirimi Anda email selama tanggal yang Anda tentukan, mereka akan secara otomatis menerima pesan dalam template email yang Anda buat.
Meskipun pengirim menerima balasan otomatis yang mengatakan Anda keluar dari kantor, Anda tetap mendapatkan email dengan ikon yang menunjukkan balasan otomatis telah dikirim. Namun, Anda dapat merasa dibenarkan untuk mengabaikannya sampai Anda kembali.
Setelah rentang tanggal pada aturan berlalu, aturan tidak akan berlaku untuk email masuk. Namun, Anda masih bisa mematikan aturan. Untuk melakukannya, buka lagi kotak dialog Aturan dan Peringatan seperti yang dijelaskan sebelumnya dan hapus centang pada kotak di sebelah kiri aturan dalam daftar. Klik "OK" untuk menutup kotak dialog.
Ketika Anda menggunakan aturan ini untuk mengirim balasan otomatis di luar kantor, balasan dikirim satu kali ke setiap pengirim selama satu sesi Outlook. Sesi adalah saat Anda membuka Outlook hingga Anda keluar dari aplikasi. Ini mencegah balasan duplikat dikirim ke pengirim yang sama yang mengirimi Anda beberapa pesan. Outlook melacak yang telah menerima respons otomatis selama setiap sesi tetapi daftar ini disetel ulang saat Anda keluar dari Outlook. Jadi, biarkan Outlook terbuka (jangan keluar dan buka kembali) sehingga aturan akan berjalan dan balasan otomatis di luar kantor dikirim ke semua orang yang mengirim email kepada Anda sehingga pengirim tidak menerima banyak balasan di luar kantor.
