File data Outlook dapat menjadi sangat besar dari waktu ke waktu, terutama jika Anda mendapatkan banyak lampiran. Bahkan jika Anda menghapus pesan lama, ukuran file data Outlook Anda tidak akan berkurang.
File data Outlook Anda (file .pst dan .ost) mencakup semua email Anda (di semua folder Anda, termasuk email yang dikirim), kontak, janji temu kalender, tugas, dan catatan, serta lampiran file yang terkait. Saat Anda mengirim dan menerima lebih banyak email dan lampiran, menambahkan lebih banyak janji ke kalender Anda, dan membuat lebih banyak tugas dan catatan, file data Outlook Anda dapat dengan mudah tumbuh hingga beberapa gigabyte dalam ukuran. Punyaku satu gigabyte, tapi itu masih cukup besar.
Bahkan jika Anda mengosongkan folder Item yang Dihapus, atau secara otomatis dikosongkan ketika Anda keluar dari Outlook, ruang yang ditempati dalam file data tidak akan dirilis. Anda dapat, bagaimanapun, merebut kembali ruang itu dengan kompaksi file data Outlook Anda. Beginilah cara melakukannya.
Sebelum Anda melalui proses pemadatan, Anda akan ingin melalui Outlook dan menghapus apa pun yang tidak Anda butuhkan. Kami sarankan untuk memeriksa seberapa besar berbagai folder Anda, sehingga Anda tahu item apa yang akan membebaskan ruang terbanyak. Ingat, Anda juga dapat menghapus item kalender, tugas, dan catatan selain email. Untuk memeriksa ukuran folder Anda, pilih Kotak Masuk (atau folder lain) di akun (file data Outlook) yang ingin Anda ringkas, dan klik tab "File".
Pada layar belakang layar, klik "Tools" dan pilih "Mailbox Cleanup" dari menu drop-down.
Pada kotak dialog Pembersihan Kotak Surat, klik "Lihat Ukuran Kotak Surat".
Kotak dialog Ukuran Folder menunjukkan ukuran setiap folder dalam akun yang saat ini dipilih. Gulir dan lihat folder mana yang lebih besar, di mana Anda mungkin ingin menghapus item. Klik "Tutup" setelah selesai.
Untuk melihat ukuran folder Item yang Dihapus, klik "Lihat Ukuran Item yang Dihapus".
Folder Item Terhapus kami tidak besar, tetapi kami harus mengosongkannya sebelum memadatkan file data kami. Klik "Tutup".
Anda dikembalikan ke kotak dialog Pembersihan Kotak Surat. Jika Anda ingin menghapus lebih banyak item dari akun Anda, klik "Tutup" untuk kembali ke akun Anda. Pilih email, kalender, tugas, dan catatan yang tidak Anda inginkan dan tekan Delete. Anda juga dapat menekan Shift + Delete untuk menghapus item yang dipilih secara permanen, melewati folder Item yang Dihapus.
Anda juga akan ingin mengosongkan folder sampah, atau "Item Dihapus", sebelum melanjutkan. Jika masih ada item dalam folder Item Dihapus, ada dua cara Anda dapat mengosongkan folder. Salah satu caranya adalah dengan mengklik "Empty" pada kotak dialog Pembersihan Kotak Pesan, jika masih terbuka.
Kotak dialog konfirmasi menampilkan memastikan Anda ingin secara permanen menghapus item dalam folder Item Dihapus. Klik "Ya".
Jika kotak dialog Pembersihan Kotak Surat tidak terbuka, Anda juga dapat mengosongkan folder Item Dihapus langsung di akun Anda pada panel Mail. Untuk melakukan ini, pertama-tama pastikan panel Mail aktif. Tekan Ctrl + 1 untuk membuka panel Mail, jika tidak. Kemudian, klik kanan pada folder Item yang Dihapus di akun yang ingin Anda ringkas dan pilih "Folder Kosong" dari menu popup. Kotak dialog konfirmasi yang sama digambarkan di atas ditampilkan.
Sekarang Anda telah menghapus item yang tidak Anda inginkan dan mengosongkan folder Item Dihapus, saatnya untuk memadatkan file data Outlook Anda. Di jendela Outlook utama, klik tab "File" lagi. Kemudian, pastikan layar Informasi Akun aktif. Jika tidak, klik "Info" di daftar item di sebelah kiri. Klik "Pengaturan Akun" dan kemudian pilih "Pengaturan Akun" dari menu drop-down.
Pada kotak dialog Pengaturan akun, klik tab "Data File".
Pilih file data Outlook yang ingin Anda ringkas dalam daftar dan kemudian klik "Pengaturan".
Jika akun yang dipilih saat ini adalah akun POP3 (file .pst), kotak dialog berikut akan ditampilkan. Klik "Ringkas Sekarang".
Jika tidak, jika akun yang dipilih adalah akun IMAP (file .ost), Anda akan melihat kotak dialog berikut. Klik "Ringkas Sekarang".
Kotak dialog berikut ditampilkan saat file data Outlook dipadatkan.
Ketika proses pemadatan dilakukan, Anda dikembalikan ke kotak dialog File Data Outlook (atau Pengaturan File Data Outlook). Klik "OK" atau "Batal" untuk menutupnya.
Klik "Tutup" pada kotak dialog Pengaturan Akun.
File data Outlook kami berubah dari sekitar 951MB menjadi sekitar 845MB, jadi kami kembali sedikit lebih dari 100MB ruang disk. Semakin besar file data Anda, semakin banyak ruang Anda mungkin akan kembali.
Memadatkan file data Outlook Anda tidak hanya membantu Anda menghemat ruang disk, tetapi juga dapat meningkatkan kinerja Outlook. File data Outlook yang besar dapat membuat Outlook memerlukan waktu lebih lama untuk memulai, bekerja dengan, dan mematikan. Jadi, secara berkala memadatkan file data Outlook Anda adalah hal yang cerdas untuk dilakukan.
