Bahkan di masa koneksi internet yang cepat, hard drive besar, dan banyak penyimpanan cloud gratis, ukuran file terkadang penting. Anda mungkin memiliki batas untuk ukuran file yang dapat Anda kirim atau terima melalui email, atau Anda mungkin kehabisan ruang thumb drive. Apa pun alasannya, jika Anda memiliki dokumen Office yang menyertakan gambar, Anda mungkin dapat secara signifikan mengurangi ukuran file-file tersebut.
Kantor sudah bekerja di belakang layar untuk membantu menjaga ukuran file tetap kecil. Jenis file DOCX yang lebih baru pada dasarnya bertindak sebagai file ZIP, mengompresi isi file. Gambar dan teks yang muncul lebih dari satu kali dalam dokumen hanya disimpan sekali dalam file yang sebenarnya. Jadi, setidaknya dalam versi terbaru aplikasi Office, Anda akan menemukan bahwa ukuran file yang besar biasanya merupakan hasil dari memiliki banyak gambar berbeda dalam dokumen Anda.
Kabar baiknya adalah bahwa aplikasi Office juga menawarkan beberapa alat yang berguna untuk menjaga ukuran gambar tetap dalam pemeriksaan. Dalam artikel ini, kami menggunakan Office 2016 (lebih spesifik, Word 2016) sebagai contoh kami. Tetapi Anda akan menemukan alat yang sama yang kami diskusikan di aplikasi Office lainnya, seperti Excel dan PowerPoint, dan di versi Office sebelumnya akan kembali ke setidaknya Office 2010.
Langkah pertama yang harus Anda ambil dalam mencoba mengurangi ukuran file dokumen dengan gambar adalah dengan mengompres gambar-gambar itu. Setiap aplikasi Office menawarkan alat yang berguna untuk melakukan hal itu. Kami menggunakan Word di sini (dan itulah yang akan kami rujuk dalam langkah-langkah berikut), tetapi Anda akan menemukan fitur di tempat yang sama di aplikasi Office lainnya.
Di dokumen Anda, klik gambar apa pun untuk memilihnya. Klik menu Format yang muncul di toolbar Office ketika Anda memilih gambar.
Pada menu Format, klik tombol Kompres Gambar.
Di jendela Compress Pictures, klik "Terapkan hanya untuk gambar ini" jika Anda ingin memadatkan hanya gambar yang Anda pilih. Ketika opsi ini tidak dicentang, tindakan Anda akan berlaku untuk semua gambar dalam dokumen. Pilih "Hapus bidang gambar yang dipotong" jika Anda telah memotong gambar dalam dokumen Anda dan ingin menghapus area yang telah Anda potong. Perhatikan bahwa jika Anda memilih opsi ini, Anda tidak akan dapat membatalkan pemangkasan nanti kecuali Anda memasukkan kembali gambar aslinya. Anda juga dapat memilih resolusi untuk memadatkan gambar. Pilih resolusi terendah yang akan memenuhi kebutuhan Anda. Klik OK setelah selesai.
Bergantung pada jumlah gambar di dokumen Anda, Word mungkin memerlukan beberapa saat untuk mengompres semuanya. Setelah selesai, simpan dokumen Anda dan periksa ukuran file baru. Jika Anda tidak yakin Anda ingin tetap dengan perubahan, Anda selalu dapat menyimpan dokumen Anda sebagai file baru dan kemudian membandingkan ukuran file dengan versi asli.
Aplikasi Office menawarkan semua jenis alat pengeditan gambar yang hebat yang terpasang langsung. Saat Anda menggunakannya, Word menyimpan gambar asli dan melacak hasil edit yang Anda buat sehingga Anda dapat membatalkannya atau kembali ke gambar aslinya jika Anda perlu . Jika Anda senang dengan cara Anda memformat gambar Anda, semua informasi simpanan yang tersimpan hanya meningkatkan ukuran file Anda. Jika mengompresi gambar dalam dokumen Anda tidak membuat ukuran file Anda turun cukup jauh, Anda juga dapat menghapus Word dari informasi format yang disimpan. Sekali lagi, Anda mungkin ingin menyimpan dokumen sebagai file baru sebelum Anda memulai sehingga Anda dapat kembali ke aslinya jika diperlukan.
Dengan dokumen Anda terbuka, klik menu File.
Pada menu File, klik Opsi.
Di jendela Opsi Word, dari pilihan di sebelah kiri, klik Lanjutan.
Di jendela Advanced Word Options, gulir ke bawah ke bagian "Ukuran dan Kualitas Gambar" di sebelah kanan. Pilih opsi "Buang data pengeditan" agar Word membuang informasi format saat menyimpan file. Pilihan lain di bagian ini memungkinkan Anda untuk menjaga dokumen agar gambar tidak dikompresi dan memilih resolusi default untuk saat gambar dikompresi (meskipun Anda selalu dapat memilih resolusi baru saat Anda melakukan kompresi).
Ketika Anda selesai melakukannya, simpan file Anda (atau simpan sebagai file baru) dan kemudian periksa ukuran file baru. Ini kemungkinan akan turun sedikit.
Dalam contoh kami, kami telah mengambil file Word ("File 1.docx" pada gambar berikut) yang berisi sekitar 20 gambar berkualitas dan ditimbang dalam ukuran hampir 48 MB. Banyak dari gambar-gambar itu dipangkas, beberapa diubah ukurannya, dan beberapa diedit dengan cara lain. Setelah mengompresi gambar dan menghapus informasi format yang disimpan, file baru ("File 2 (terkompresi) .docx" dalam gambar berikut) sekarang hanya di bawah 35 MB, pengurangan sekitar 27% dalam ukuran file. Dan untuk menggambarkan kompresi yang dibangun dalam format DOCX, kami juga zip file itu. Seperti yang Anda lihat, perbedaan ukuran antara file zip dan unzip dapat diabaikan.
Dan itu dia! Gambar besar dan mereka dapat dengan cepat meningkatkan ukuran dokumen Office Anda. Tetapi dengan menggunakan alat kompresi yang dibangun di aplikasi Office dan menghapus informasi pengeditan lama, Anda dapat secara signifikan mengurangi ukuran dokumen Office yang berisi gambar tanpa banyak usaha.
