Dokumen Word bisa mendapatkan dokumen yang sangat panjang dan rumit, panjang dengan banyak gambar, font, dan objek lain yang disematkan. Tetapi tampaknya juga dokumen bisa tumbuh di luar kendali karena tidak ada alasan sama sekali. Jika Anda berurusan dengan dokumen besar, berikut ini beberapa hal yang dapat Anda coba untuk mengurangi ukuran filenya.
Ketika Anda memiliki dokumen Word yang terlalu besar, hal pertama yang akan Anda coba adalah mengompresi gambar di dalamnya. Ini sebagian karena situs-situs seperti How-To Geek telah menulis artikel-artikel komprehensif yang menjelaskan bagaimana melakukan ini, dan sebagian karena, yah, gambar-gambar selalu nampak seperti ukuran dokumen Word di luar nalar. Anda tetap harus melanjutkan dan mengikuti tips yang kami tulis di artikel itu karena jika Anda memiliki gambar, mereka akan membantu Anda.
Tetapi jika Anda tidak memiliki gambar, atau Anda telah mengikuti kiat-kiat itu dan perlu mengurangi ukuran file lebih banyak, kami punya Anda tertutup. Kami memiliki banyak kiat untuk dibagikan, jadi kami telah menguraikannya menjadi hal-hal yang pasti akan membantu mengurangi ukuran dokumen Word, hal-hal yang mungkin membantu, dan beberapa kiat yang biasanya disarankan yang seharusnya tidak perlu Anda lakukan .
Mari kita mulai.
Tidak setiap tip yang Anda temukan akan bermanfaat bagi Anda. Kadang-kadang ini karena mereka tidak berlaku untuk situasi Anda (jika Anda tidak punya gambar maka tips mengompresi gambar tidak akan berguna) tetapi kadang-kadang ujungnya hanya salah. Kami telah menguji semua kiat di bagian ini, jadi kami tahu mereka berfungsi.
Microsoft merilis format DOCX di Office 2007, jadi jika Anda masih menggunakan format .doc, saatnya untuk mengonversi. Jenis file .docx yang lebih baru pada dasarnya bertindak sebagai file ZIP dengan mengompresi isi dokumen, jadi cukup dengan mengonversi file .doc ke format .docx akan membuat dokumen Anda lebih kecil. (Ini juga berlaku untuk format Office lainnya seperti Excel (.xls to .xslx), PowerPoint (.ppt to .pptx) dan Visio (.vsd to .vsdx) dengan cara.)
Untuk mengonversi file .doc Anda, buka di Word dan klik File> Info> Konversi.
Klik "OK" pada prompt yang muncul, klik tombol "Simpan", dan Word mengkonversi dokumen Anda ke .docx. Word melakukan konversi ini dengan membuat versi dokumen baru dalam format baru, sehingga Anda masih memiliki versi .doc lama Anda.
Kami menguji ini dengan file .doc sampel 20-halaman yang berisi enam gambar, berbagai tabel, dan tanda pemformatan. File .doc asli adalah 6.001KB, tetapi file .docx yang dikonversi hanya ditimbang di 721KB. Itu 12% dari ukuran aslinya. Tidak ada lagi yang kami sarankan di bawah ini akan melakukan lebih banyak untuk mengurangi ukuran file Anda, jadi jika Anda memiliki file doc. Anda dapat mengonversi ke .docx, pekerjaan Anda mungkin dilakukan.
Ketika Anda menyalin dan menempelkan gambar ke dokumen Anda, Word membuat asumsi tertentu tentang bagaimana menghadapinya. Salah satu asumsi ini adalah Anda ingin gambar yang ditempelkan menjadi format BMP, yang merupakan jenis file besar, atau terkadang PNG, yang masih cukup besar. Alternatif sederhana adalah untuk menempelkan gambar Anda ke program pengeditan, simpan sebagai format yang lebih kecil seperti JPG, lalu gunakan Sisipkan> Gambar untuk memasukkan gambar ke dalam dokumen Anda.
Menempelkan screenshot kecil di bawah secara langsung ke dokumen Word yang kosong, membuat ukuran dokumen melonjak dari 22 KB menjadi 548 KB.
Menempelkan tangkapan layar itu ke dalam Paint, menyimpannya sebagai JPG, dan kemudian memasukkan JPG itu ke dalam dokumen kosong menyebabkan dokumen tersebut melonjak menjadi hanya 331 KB. Itu hanya lebih dari 40% lebih kecil. Bahkan lebih baik, menggunakan format GIF menghasilkan dokumen yang lebih dari 60% lebih kecil. Peningkatan, itulah perbedaan antara dokumen 10 MB dan dokumen 4 MB.
Tentu saja, Anda tidak bisa selalu lolos dengan ini. Terkadang, Anda akan membutuhkan kualitas gambar yang lebih baik yang dapat ditawarkan oleh format seperti BMP dan PNG. Tetapi jika itu gambar kecil atau Anda tidak perlu kualitas super tinggi, menggunakan format berat yang lebih ringan dan memasukkan gambar dapat membantu.
Saat Anda mengedit gambar di Word, itu menyimpan semua pengeditan gambar Anda sebagai bagian dari dokumen. Berarti jika Anda memotong gambar dalam dokumen Anda, Word masih mempertahankan gambar asli penuh. Ubah gambar menjadi hitam dan putih, dan Word masih mempertahankan gambar penuh warna asli.
Hal ini meningkatkan ukuran dokumen Anda secara tidak perlu, jadi ketika Anda telah melakukan perubahan pada gambar Anda, dan Anda yakin Anda tidak perlu mengembalikan gambar-gambar itu, Anda bisa meminta Word membuang data pengeditan.
Tapi lebih baik daripada menghapus data yang tidak perlu dari dokumen Anda tidak memiliki data yang tidak perlu di dokumen Anda di tempat pertama. Pengeditan apa pun yang dapat Anda buat, bahkan yang sederhana seperti memangkas atau menambahkan panah, paling baik dilakukan dalam editor gambar sebelum Anda memasukkan gambar ke dalam dokumen.
Ya, kami katakan di awal artikel ini tentang lain cara untuk mengurangi ukuran file Anda, tetapi kebanyakan artikel tentang subjek ini memberi tahu Anda cara mengompresi gambar Anda satu per satu (termasuk artikel kami), dan di sini di How-To Geek, kami semua tentang mencari cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu.
Klik File> Save As> Opsi Lainnya. (Anda mungkin memiliki "Simpan Salinan" daripada "Save As" jika Anda sudah mengaktifkan OneDrive dengan AutoSave.)
Ini akan membuka kotak dialog "Save As", di mana Anda mengakses beberapa opsi tambahan. Klik Alat> Kompres Gambar.
Ini akan membuka panel “Compress pictures”, di mana Anda dapat memutuskan kompresi apa yang ingin Anda terapkan ke semua gambar Anda sekaligus.
Opsi "Terapkan hanya untuk gambar ini" berwarna abu-abu karena ini adalah semua atau tidak sama sekali alat-baik semua gambar Anda akan memiliki opsi ini diterapkan ketika Anda menyimpan dokumen atau tidak satupun dari mereka akan. Jadi jika Anda ingin memilih opsi berbeda untuk gambar yang berbeda, ini tidak akan berfungsi untuk Anda. Tetapi jika Anda ingin mengompresi semua gambar Anda sekaligus, ini adalah opsi untuk digunakan.
Pilih pilihan Anda, klik "OK," dan kemudian simpan versi baru dokumen Anda dengan semua gambar dikompresi.
Kecuali Anda menggunakan font yang tidak biasa dari galaksi jauh, jauh sekali, hampir pasti siapa pun yang Anda bagikan dokumen Anda akan dapat membacanya menggunakan salinan Word (atau alternatif gratis seperti Kantor Libre). Jadi mengapa Anda ingin membuang-buang ruang di file Anda dengan menyematkan font? Hentikan ini terjadi dengan masuk ke File> Opsi> Simpan dan matikan opsi "Sematkan font dalam file".
Anda mungkin berpikir bahwa ini tidak akan membuat banyak perbedaan, tetapi Anda salah. Jika Anda mengaktifkan penyandian font dan memiliki opsi "Jangan sematkan font sistem umum" dimatikan, perbedaan ukuran file hampir 2 MB. Bahkan dengan "Jangan menanamkan font sistem umum" dihidupkan (yang berarti font seperti Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman, dan sebagainya tidak termasuk), file tersebut masih hampir 1,3 MB lebih besar.
Jadi ya, hentikan penyematan font di dokumen Anda.
Kami baru-baru ini menunjukkan kepada Anda cara menyematkan atau menautkan spreadsheet Excel dalam dokumen Word (dan Anda dapat melakukan ini dengan file lain, seperti presentasi PowerPoint atau diagram Visio, juga). Jika Anda dapat menautkan ke spreadsheet alih-alih menyematkannya, Anda akan menghemat sebagian besar ukuran file Excel. Anda tidak akan menyimpan semua itu, karena spreadsheet yang terhubung masih akan menambahkan beberapa ukuran, tetapi dokumen Anda akan jauh lebih kecil dengan tautan daripada penyematan penuh. Tentu saja, ada kekurangan untuk menghubungkan serta manfaat, jadi pastikan untuk membaca artikel itu untuk memahaminya sebelum Anda melakukan ini.
Kembali pada hari itu, Word membiarkan Anda menyimpan gambar thumbnail dari dokumen sehingga Windows dapat menampilkan pratinjau di File Explorer. Hari-hari ini, File Explorer dapat melakukan ini sendiri dan tidak memerlukan bantuan dari Word, tetapi opsi ini masih ada di dokumen Anda. Dalam dokumen uji 721KB kami, mengubah opsi ini pada peningkatan ukuran file menjadi 3247 KB. Itu 4,5 kali ukuran file asli-untuk apa-apa. Anda akan menemukan pengaturan ini di File> Info> Properti> Properti Lanjutan.
Matikan kotak centang "Simpan thumbnail untuk semua dokumen Word" dan klik "OK."
Nama opsi ini sedikit menyesatkan karena mematikannya di sini hanya mempengaruhi dokumen yang Anda buka, meskipun dikatakan, "semua dokumen Word." Jika ini diaktifkan secara default ketika Anda membuat dokumen, maka Anda Anda harus mematikannya di template Normal.dotx dan Microsoft telah memberikan instruksi yang sangat baik untuk melakukan hal ini jika Anda tidak yakin caranya.
Anda juga dapat menonaktifkan pengaturan ini dalam dialog "Save As", di mana disebut sedikit lebih tepat "Simpan thumbnail."
Bukan hanya informasi pribadi yang menambah ukuran dokumen Anda, tetapi juga berpotensi memberikan informasi pembaca yang tidak Anda inginkan. Mungkin juga ada informasi yang telah diformat sebagai tersembunyi, dan jika Anda tidak memerlukan teks tersembunyi ini di dokumen, mengapa tidak menyingkirkannya?
Hapus informasi yang tidak perlu ini dari dokumen Anda dengan menuju ke File> Info> Periksa Masalah dan kemudian klik tombol "Periksa Dokumen".
Pastikan "Properti Dokumen dan Informasi Pribadi" diaktifkan dan kemudian klik "Inspect." Ketika Inspektur telah selesai berjalan, klik "Hapus Semua" di bagian "Dokumen Properties dan Informasi Pribadi".
Tindakan ini mengurangi ukuran file uji kami sebesar 7 KB, jadi bukan jumlah yang luar biasa. Namun, itu praktik yang baik untuk menghapus informasi pribadi dari file Anda, jadi Anda mungkin harus melakukan hal ini. Berhati-hatilah bahwa Anda tidak dapat memulihkan data ini setelah menghapusnya, jadi pastikan Anda senang untuk melakukannya sebelum Anda menghapusnya. Anda dapat melakukan hal yang sama untuk opsi "Konten Tak Terlihat" dan "Teks Tersembunyi", tetapi ini hanya akan membuat file Anda lebih kecil jika Anda memiliki konten tersembunyi.
Salah satu fitur hebat Word-pada kenyataannya, salah satu fitur hebat dari setiap aplikasi Office adalah AutoRecover. Fitur ini membuat cadangan file Anda secara teratur saat Anda bekerja, jadi jika Word crash atau komputer Anda me-restart secara tidak terduga (seperti ketika Windows melakukan pembaruan sistem dalam semalam), Anda akan disajikan dengan versi dokumen terbuka yang dipulihkan secara otomatis saat berikutnya Anda memulai Kata. Tentu saja, semua versi ini menambah ukuran file Anda, jadi jika Anda mematikan AutoRecover, file Anda akan lebih kecil.
Buka File> Opsi> Simpan dan matikan "Simpan informasi AutoRecover setiap [x menit]".
Ini tidak akan membuat perbedaan langsung, tetapi ini akan menghentikan versi AutoRecover baru yang ditambahkan ke file saat Anda mengerjakannya.
Hanya diperingatkan bahwa Anda tidak akan lagi memiliki versi AutoRecover jadi jika Word crash atau tutup tiba-tiba, Anda akan kehilangan semua pekerjaan Anda sejak terakhir kali Anda menyimpannya.
Saat Anda mengerjakan dokumen, Word menyimpan berbagai hal di latar belakang untuk membantu Anda.Kami telah menunjukkan cara mematikannya jika memungkinkan, dan bagaimana cara menghapus data yang dikumpulkan oleh Word, tetapi kemungkinan masih ada hal-hal dalam dokumen Anda yang tidak Anda perlukan. Jika Anda menemukan diri Anda tunduk pada jenis ukuran dokumen seperti ini, Anda dapat membuat dokumen baru dan kemudian menyalin semuanya ke sana.
Mulai dengan membuat dokumen kosong baru. Pilih semua konten dalam dokumen Anda saat ini dengan menekan Ctrl + A. Di dokumen baru, tekan Ctrl + V untuk menempelkan semuanya. Ini menyalin semua teks Anda, bagian, format, opsi tata letak halaman, halaman penomoran-semua yang Anda butuhkan.
Dokumen baru Anda tidak akan memiliki penghematan latar belakang sebelumnya, informasi AutoRecover, atau versi sebelumnya, dan ini akan mengurangi ukuran file.
Ingatlah bahwa ini akan menyalin semua data pengeditan dalam gambar Anda, jadi Anda mungkin ingin menghapusnya dari dokumen asli terlebih dahulu sebelum menyalin semuanya ke dokumen baru Anda. Jika tidak, itu bukan masalah besar. Anda masih bisa menghapusnya dari dokumen baru Anda.
Kami tidak dapat memberi tahu Anda berapa banyak ini akan disimpan, karena bisa berupa apa saja dari beberapa kilobyte hingga banyak megabyte, tetapi itu selalu layak dilakukan jika Anda ingin mengupas sebanyak mungkin lemak dari dokumen Anda.
Sebagai bonus, kami juga melihat copy / paste ini ke trik dokumen baru untuk memecahkan kesalahan aneh dalam dokumen Word yang sulit dilacak sebaliknya.
Beberapa tips sepertinya akan membantu, tetapi kami tidak bisa mendapatkan hasil yang positif dengan mereka. Kami tidak mengatakan bahwa mereka tidak akan membantu mengurangi ukuran file Anda, tetapi sepertinya Anda memerlukan serangkaian situasi khusus untuk mendapatkan manfaat apa pun dari mereka. Kami sangat menyarankan mencoba kiat dari bagian sebelumnya terlebih dahulu, dan kemudian berikan ini jika Anda perlu.
Semakin rumit dokumen, dan semakin lama sejak Anda menyimpannya, semakin lama waktu yang diperlukan untuk menyimpan ketika Anda mengklik tombol "Simpan". Untuk membantu menyiasati ini, Word memiliki pengaturan di File> Opsi> Lanjutan bernama "Izinkan menyimpan latar belakang."
Pengaturan ini diaktifkan secara default dan menyimpan dokumen di latar belakang saat Anda sedang mengerjakannya. Idenya adalah bahwa ketika Anda mengklik "Simpan," akan ada lebih sedikit perubahan untuk disimpan, dan itu akan menghemat banyak lebih cepat. Ini sebagian besar merupakan kemunduran pada hari-hari ketika Word mengambil jumlah sumber daya sistem secara proporsional lebih besar, dan pada sistem modern, itu mungkin tidak diperlukan, terutama jika Anda tidak mengedit dokumen yang sangat panjang atau rumit.
Juri ingin tahu apakah ini membuat perbedaan untuk ukuran file. Membiarkan dokumen terbuka dengan pengaturan ini tidak membuat perbedaan pada ukuran dokumen uji kami (sementara membiarkan AutoRecover diaktifkan melakukan menambah ukuran file). Melakukan modifikasi selama sekitar 30 menit juga tidak menyebabkan ukuran dokumen berubah secara signifikan, terlepas dari apakah "Izinkan penyimpanan latar belakang" diaktifkan atau dinonaktifkan. Juga tidak berubah mengubah seberapa cepat dokumen disimpan.
Singkatnya: yang ini terserah Anda. Jika mematikannya tidak mengurangi ukuran file Anda maka biarkan saja, karena apa pun yang Word lakukan untuk menyimpan dokumen Anda secara otomatis adalah hal yang baik.
RTF adalah singkatan dari Rich Text Format, dan ini merupakan standar terbuka untuk dokumen yang memberikan sedikit lebih banyak format daripada teks biasa, tetapi tidak semua lonceng dan peluit DOCX. Gagasan untuk mengonversi DOCX ke RTF adalah menghapus semua format tambahan dan data tersembunyi apa pun sehingga ketika Anda menyimpan kembali RTF Anda sebagai file DOCX, ukuran file akan lebih kecil.
Mengkonversi 20 halaman kami, 721 dokumen uji KB ke RTF mengubah ukuran file menjadi 19,5 MB (jadi jangan gunakan RTF jika Anda menginginkan file kecil). Mengubahnya kembali ke DOCX menghasilkan file yang 714 KB. Itu 7 KB hemat-kurang dari 1% -dan karena RTF tidak bisa menangani beberapa format tabel sederhana yang kami gunakan, kami harus memformat ... yang membawa ukuran kembali hingga 721 KB.
Yang satu ini sepertinya tidak akan memiliki banyak manfaat bagi dokumen Anda, terutama ketika DOCX modern memiliki begitu banyak kemampuan format yang tidak dapat ditangani oleh RTF.
Ini adalah ide yang sama dengan mengonversi ke RTF, kecuali bahwa HTML adalah format web. Uji konversi kami menunjukkan hasil yang hampir sama untuk menggunakan RTF.
Kami mencoba ini pada file DOCX 721 KB kami, dan mengonversinya menjadi file HTML 383 KB. Mengubahnya kembali ke DOCX menghasilkan file 714 KB. Itu adalah penghematan 1%, tetapi itu mengacaukan format, terutama header, dan ini harus dikerjakan ulang.
Dokumen DOCX adalah file terkompresi, seperti arsip yang Anda buat dengan 7-Xip atau WinRar. Ini berarti Anda dapat membukanya dengan salah satu alat tersebut dan melihat semua isinya. Salah satu tip yang mungkin Anda lihat adalah mengekstrak semua file dari DOCX Anda, menambahkannya ke arsip terkompresi, dan kemudian mengubah nama arsip itu menjadi ekstensi file DOCX. Hai presto, Anda punya dokumen Word yang sudah dikompresi! Secara teori, ini terdengar masuk akal tetapi menggunakan format 7-Zip dan WinRar dan berbagai arsip, kami menemukan bahwa setiap kali kami mencoba membuka file .docx yang kami buat, Word memberi tahu kami bahwa file itu rusak.
Mungkin ada beberapa manfaat dalam ide ini - file 721 KB kami hanya berakhir sebagai 72 KB-tapi kami tidak akan merekomendasikannya kecuali Anda ingin menghabiskan banyak waktu bermain-main dengan itu untuk mencoba dan membuatnya bekerja. Juga, penghematan mungkin hanya karena proses kompresi telah menghapus / mengkompresi sesuatu yang menghentikan Word dari membuka dokumen, tetapi kami tidak bisa memastikan.
Ada beberapa saran yang beredar di internet itu suara masuk akal tetapi tidak akan banyak berpengaruh. Itu tidak berarti Anda tidak harus mencobanya, hanya saja Anda tidak perlu berharap banyak dampak pada ukuran dokumen Anda.
Word menyimpan versi dokumen Anda sebelumnya saat Anda mengerjakannya. Ini adalah fungsi AutoSave, dan beberapa orang menyarankan untuk menghapus ini dengan masuk ke File> Info> Kelola Dokumen dan menghapus semua versi lama.
Namun, tidak ada gunanya melakukan ini karena versi lama tersebut disimpan dalam sistem file Windows, bukan di dokumen Word Anda. Menghapusnya tidak akan membuat dokumen Anda lebih kecil. Jika Anda ingin menghapus informasi versi sebelumnya dari dalam dokumen, salin konten ke dokumen baru atau lakukan File> Save As untuk menyimpan ke dokumen baru, seperti yang kami sarankan sebelumnya.
Saat Anda ingin menyalin dan menempelkan dari satu dokumen ke dokumen Anda saat ini, Anda dapat menggunakan opsi tempel yang berbeda.
Pilihan default yang digunakan jika Anda mengklik tombol “Paste” (atau tekan Ctrl + V) adalah “Keep Source Formatting.” Ini menyalin font dan format non-default seperti huruf tebal, huruf miring, dan sebagainya. Tetapi jika Anda mengklik opsi "Simpan Teks Saja" sebagai gantinya, ini akan-atau-begitu teori pergi-mengurangi ukuran file dengan menghapus format.
Kami mencoba ini dengan dokumen 20 halaman yang memiliki berbagai format yang diterapkan pada teks di setiap halaman, dan perbedaan ukuran rata-rata hanya di bawah 2 KB per halaman. Ini mungkin menjadi signifikan jika Anda memiliki dokumen 250+ halaman, di mana itu akan berjumlah hingga sekitar 0,5 MB, tetapi apakah Anda benar-benar akan memiliki dokumen Word 250 halaman tanpa pemformatan? Mungkin tidak, karena sebagian besar tidak bisa dibaca, jadi Anda akan kehilangan tabungan saat Anda menambahkan kembali formatnya.
Manfaat apa pun untuk metode ini mungkin ke ujung yang kami berikan di atas - salin dan tempel seluruh dokumen ke dokumen baru untuk menghapus versi sebelumnya, perubahan pengeditan lama, dan sebagainya.
Word memberi Anda pilihan untuk mengubah ukuran halaman dengan pergi ke Layout> Ukuran dan mengubah dari ukuran "Surat" default. Ada beberapa kiat yang muncul jika Anda memilih yang lebih kecil, tetapi ukuran yang serupa seperti "A4" pembaca lain tidak akan memperhatikan, dan Anda mendapatkan penghematan ukuran kecil.
Kami mencoba ini dengan dokumen 20 halaman menggunakan ukuran "Surat" yaitu 721 KB. Kami mengubah ukuran menjadi "A4," "A5," (yang berukuran setengah dari "A4"), dan "B5" dan dokumen kami tetap tetap 721 KB setiap waktu. Dengan kata lain, tidak ada bedanya dengan ukuran file sama sekali.
Ada pengaturan di File> Opsi> Lanjutan bernama "Embed linguistic data," dan Anda akan melihat kiat di berbagai tempat yang meminta Anda untuk menonaktifkannya. Di permukaan, ini terdengar masuk akal - bukankah tambahan data linguistik akan meningkatkan ukuran dokumen?
Singkatnya, jawabannya adalah tidak jika Anda menggunakan file docx modern. Word menangani data linguistik di belakang layar, dan tidak ada ruang dalam dokumen.
Mengaktifkan opsi ini dapat membuat sedikit perbedaan pada file .doc yang lebih lama, tetapi meskipun demikian hanya jika Anda telah menggunakan alat tulis tangan dan Word memiliki beberapa "informasi koreksi pengenalan tulisan tangan" untuk disimpan. Kalau tidak, tidak ada bedanya sama sekali.
Itulah daftar kami yang cukup komprehensif tentang cara Anda dapat memotong file Word Anda ke ukuran, tetapi kami selalu mencari metode baru untuk mencoba (atau menghilangkan prasangka). Pecatlah komentar jika Anda tahu teknik yang kami lewatkan, dan kami akan memeriksanya!
