Anda mungkin memiliki beberapa teks yang sering Anda ketikkan dalam dokumen Word Anda, seperti alamat. Alih-alih mengetik ulang teks ini setiap kali Anda membutuhkannya, Anda dapat menempatkan teks umum ini ke dalam satu dokumen Word dan merujuknya ke dokumen lain — dokumen itu bahkan akan diperbarui secara otomatis di semua dokumen Anda jika Anda mengubahnya.
Katakanlah Anda ingin menempatkan alamat Anda di footer dokumen Anda, tetapi alamat berubah dari waktu ke waktu. Anda dapat menyimpan alamat dalam dokumen Word umum yang terpisah dan menggunakan bidang dalam laporan Anda untuk menarik teks dari dokumen umum, dan memperbarui kapan pun berubah. Kami akan menunjukkan cara melakukannya.
Untuk memulai, buat dokumen Word baru yang akan berfungsi sebagai repositori Anda untuk alamat yang ingin Anda masukkan ke dokumen Word lainnya. Simpan di lokasi yang dapat diakses oleh dokumen lain. Misalnya, jangan simpan di drive jaringan yang tidak selalu Anda miliki aksesnya.
Kami akan menggunakan bookmark untuk merujuk ke alamat di dokumen umum kami. Ketik string teks yang ingin Anda masukkan ke dokumen lain (dalam kasus kami, alamat). Buat bookmark dengan menyorot nama dan buka Sisipkan> Bookmark dan beri nama, seperti “Alamat”. Lihat panduan kami untuk bookmark di Word untuk informasi tentang cara membuatnya.
Perhatikan bahwa nama penanda tidak boleh memiliki spasi. Sebaiknya letakkan nama bookmark di atas setiap item dalam file informasi umum Anda sehingga Anda mudah mengetahui nama yang akan digunakan untuk item mana. Ini sangat berguna jika Anda berencana untuk memiliki banyak item yang dapat digunakan kembali dalam dokumen umum ini. Dalam contoh kami, kami menambahkan alamat kami ke dokumen informasi umum dan meletakkan nama penanda, "Alamat", di atas item.
Setelah Anda menambahkan item ke dokumen umum Anda, Anda dapat menyimpan dan menutup. Buka dokumen di mana Anda ingin memasukkan alamat dan posisikan kursor di mana Anda ingin teks itu pergi. Untuk contoh kami, kami akan menambahkan footer dan memasukkan alamat di sana.
Kami akan menggunakan kode bidang INCLUDETEXT untuk merujuk ke bookmark yang kami buat di dokumen umum. Untuk melakukan ini, tekan "Ctrl + F9" untuk memasukkan tanda kurung untuk kode bidang.
CATATAN: Anda tidak bisa hanya mengetikkan tanda kurung normal di sekitar kode lapangan. Anda harus menggunakan "Ctrl + F9" untuk memasukkan jenis kurung yang benar.
Kursor secara otomatis ditempatkan di antara tanda kurung. Ketik teks berikut di antara tanda kurung, ganti "" dengan jalur penuh mutlak ke Word umum Anda yang berisi nama yang ingin Anda sisipkan. Ganti "" dengan nama penunjuk yang Anda tetapkan ke item dalam dokumen umum.
INCLUDETEXT ""
CATATAN: Jangan masukkan tanda kurung di kode bidang.
Misalnya, kami mengetik berikut ini di antara kurung kode bidang:
INCLUDETEXT "C: \ Pengguna \ Lori \ Dokumen \ Informasi Umum \ CommonInformation.docx" Alamat
CATATAN: Anda harus menggunakan backslash ganda di jalur, seperti yang kami lakukan. Selain itu, pastikan Anda menggunakan tanda kutip lurus, bukan kutipan cerdas, saat mengetikkan kode di atas ke dalam bidang.
Untuk mengambil alamat dari dokumen umum dan masukkan ke dalam kode bidang yang baru saja Anda masukkan, klik kanan pada kode bidang dan pilih "Perbarui Field" dari menu popup.
Alamat ditampilkan dalam dokumen. Tanda kurung masih ditampilkan di sekitar alamat jika Anda memiliki opsi "Tampilkan bookmark". Sekali lagi, lihat artikel kami tentang bookmark untuk mempelajari cara mematikan opsi ini. Juga, kode bidang mungkin berbayang. Namun, Anda juga dapat mematikan ini.
Jika Anda ingin mengubah kode bidang, Anda dapat menampilkan kode lagi daripada hasilnya. Untuk melakukan ini, klik kanan pada item yang dihasilkan dan pilih "Toggle Field Codes" dari menu popup. Teks yang Anda ketik ke dalam kode bidang ditampilkan lagi dan Anda dapat mengeditnya. Cukup, perbarui bidang untuk menampilkan hasil baru.
Setelah Anda membuat dokumen umum Anda, Anda dapat menggunakannya untuk menyimpan barang-barang lain yang sering Anda ketik ke dalam dokumen Word Anda. Cukup gunakan bidang INCLUDETEXT terpisah dalam dokumen Word Anda untuk setiap bagian informasi yang ingin Anda sisipkan secara otomatis dari dokumen umum Anda.
