Tidak perlu meringkuk di sekitar komputer yang sama atau mengirim file bolak-balik melalui email jika Anda ingin berkolaborasi dengan orang lain. Anda semua dapat mengedit salinan dokumen yang sama - Anda bahkan dapat mengeditnya bersama-sama dalam waktu nyata.
Kami merekomendasikan Google Docs karena ini adalah solusi kolaborasi yang lebih matang dan kami memiliki pengalaman paling banyak dengannya. Microsoft Office Online baru-baru ini memperoleh fitur coauthoring real-time, jadi mungkin juga layak untuk dilihat.
Google Docs adalah suite kantor Google. Seperti sebagian besar layanan Google, ini adalah aplikasi gratis yang Anda akses di browser web Anda. File yang Anda buat di Google Docs disimpan ke Google Drive dan terkait dengan akun Google Anda. Karena file-file ini online bukan di komputer Anda, mudah bagi Anda untuk berbagi dokumen dengan orang lain. Google mengontrol dokumen dan dapat memberi orang lain akses ke dokumen tersebut.
Untuk menggunakan Google Dokumen untuk kolaborasi, buka situs web Google Drive dan masuk dengan akun Google Anda. Klik tombol Buat dan pilih jenis dokumen yang ingin Anda kerjakan untuk membuat dokumen baru. Anda juga dapat membuka dokumen yang sudah ada yang disimpan di Google Drive atau mengunggah dokumen dari komputer Anda.
Saat dokumen terbuka, klik tombol Bagikan. Anda dapat mengarahkan kursor ke tombol ini untuk melihat siapa yang memiliki akses ke dokumen ini.
Masukkan alamat email dari orang-orang yang ingin Anda ajak berkolaborasi dalam dokumen. Orang yang Anda tambahkan memiliki izin edit secara default, tetapi Anda juga dapat membatasi mereka hanya mengomentari atau melihat dokumen. Izin "Dapat melihat" berguna jika Anda hanya ingin menunjukkan dokumen kepada orang-orang.
Secara default, orang akan menerima email ketika Anda berbagi dokumen dengan mereka. Email tersebut berisi tautan ke dokumen sehingga mereka dapat mengeditnya bersama Anda. Jika Anda tidak mengerjakan dokumen, tidak apa-apa - mereka dapat mengeditnya dan Anda akan melihat perubahannya ketika Anda kembali ke dokumen nanti.
Ketika beberapa orang bekerja pada dokumen, Anda akan melihat beberapa kursor entri teks. Anda akan melihat secara real time apa yang orang lain ketik ke dalam dokumen, sehingga Anda dapat berkolaborasi pada dokumen yang rumit tanpa menabrak satu sama lain dan harus menyelesaikan editan yang bertentangan nantinya. Bahkan ada fitur obrolan yang dapat Anda gunakan untuk berbicara dengan rekan penulis Anda.
Untuk melihat daftar dokumen yang dibagikan dengan Anda, Anda dapat mengeklik kategori Dibagikan dengan saya di Google Drive.
Microsoft Office Online sebelumnya dikenal sebagai Aplikasi Web Office. Ini adalah Microsoft Office versi web gratis yang Anda akses di browser Anda. Karena ini adalah aplikasi web, bukan Microsoft Office penuh dan lebih terbatas. Anda dapat melakukan kolaborasi dengan versi desktop Microsoft Office, tetapi itu tidak cukup matang sebagai solusi kolaborasi seperti yang ditawarkan Google Docs. Misalnya, hanya satu orang yang dapat mengerjakan paragraf yang sama pada saat berkolaborasi di Office 2013.
Office Online tersedia di Office.com. Ini memerlukan akun Microsoft, dan menyimpan dokumen Anda ke layanan penyimpanan file Microsoft OneDrive (sebelumnya dikenal sebagai SkyDrive).
Untuk memulai, kunjungi situs Office Online dan buka aplikasi pilihan Anda - atau kunjungi situs OneDrive dan buka dokumen yang ada. Dengan dokumen terbuka, klik tombol Bagikan di bagian atas halaman. Anda juga dapat mengklik menu FILE pada pita, klik Bagikan, dan pilih Bagikan dengan Orang.
Masukkan alamat email yang ingin Anda bagikan dan pilih izin yang ingin Anda berikan. Anda dapat memilih apakah orang yang Anda bagikan dokumen dapat mengedit dokumen dan apakah mereka membutuhkan akun Microsoft untuk melakukannya.
Orang yang Anda bagikan dokumen akan menerima undangan email dengan tautan ke dokumen Anda. Mereka dapat membuka dokumen, klik tombol Edit, dan pilih Edit di Word Online untuk mengerjakannya. Anda dapat mengelola daftar orang yang memiliki izin untuk melihat atau mengedit dokumen dari panel Bagikan.
Ada berbagai cara lain untuk bekerja pada dokumen yang sama secara real time melalui Internet, tetapi Anda mungkin lebih baik bertahan dengan fitur kolaborasi ini. Google Docs dan Office Online keduanya membuat ini sederhana dan termasuk aplikasi kantor yang mampu untuk bekerja dengan.
