Microsoft Office 2016 telah meningkatkan fitur kolaborasi mereka sehingga banyak penulis dapat mengerjakan dokumen secara real time. Anda dapat berbagi dokumen di OneDrive dan melihat siapa yang mengerjakannya, dan bahkan mendapatkan tautan untuk mengirim orang lain untuk memudahkan akses ke dokumen.
Kami akan menggunakan Word dalam artikel ini untuk mengilustrasikan cara berkolaborasi dalam dokumen; Namun, fitur kolaborasi waktu nyata ini juga tersedia di Excel dan PowerPoint.
Untuk memulai, buka dokumen yang ingin Anda bagikan dan klik tombol "Bagikan" pada bilah pita di pojok kanan atas jendela Word.
CATATAN: Sebelum menyiapkan dokumen Anda untuk dibagikan, Anda harus memastikan Anda memiliki folder bersama di akun OneDrive Anda. Atau, Anda dapat menggunakan folder "Publik" yang ada di akun Anda secara default.
Panel "Bagikan" ditampilkan. Untuk menyimpan dokumen ke folder yang Anda bagikan di akun OneDrive Anda, klik "Simpan ke Cloud".
Pada layar backstage "Save As", pilih lokasi bersama yang Anda inginkan untuk menyimpan dokumen Anda, atau klik tombol "Browse" untuk memilih lokasi di akun OneDrive Anda tidak dalam daftar terbaru.
Jika diperlukan, arahkan ke folder bersama pada kotak dialog "Save As". Jika Anda ingin mengubah nama file, masukkan nama baru di kotak edit “Nama file”. Klik "Simpan".
Anda dikembalikan ke dokumen dan panel “Bagikan” menghubungkan dan memungkinkan Anda mengundang orang untuk melihat atau mengedit file atau hanya melihatnya. Untuk mengundang seseorang untuk berkolaborasi di dokumen, masukkan alamat email pengguna itu ke kotak edit “Undang orang”. Pilih apakah mereka “Dapat mengedit” atau “Dapat melihat” dari daftar drop-down. Jika Anda ingin mengirim pesan khusus, masukkan dalam kotak "Sertakan pesan". Untuk membagikan dokumen, klik "Bagikan".
Pengguna ditambahkan ke daftar orang-orang yang berbagi dokumen dengan Anda.
Anda juga dapat menentukan apakah akan "Selalu" atau "Tidak Pernah" membagikan perubahan secara otomatis atau diminta ("Tanya saya") setiap kali perubahan dilakukan dengan memilih opsi dari daftar drop-down "Bagikan secara otomatis".
Pengguna yang Anda bagikan dokumen menerima email yang mirip dengan gambar berikut. Mereka mengklik "Lihat di OneDrive" untuk mengakses dokumen.
CATATAN: Anda dapat dengan mudah mendapatkan tautan ke dokumen yang dibagikan sehingga Anda dapat mengirimkannya melalui email kepada pengguna dengan mengklik “Dapatkan tautan berbagi” di bagian bawah panel “Bagikan”.
Dua tombol ditampilkan pada panel "Bagikan". Jika Anda ingin mengirim tautan yang memungkinkan pengguna untuk melihat dan mengedit dokumen, klik tombol "Buat tautan edit". Untuk mengirim tautan yang hanya memungkinkan pengguna untuk melihat dokumen, dan tidak mengeditnya, klik tombol "Buat tautan hanya-lihat".
Kotak “Edit link” menampilkan yang berisi URL untuk mengakses dokumen dengan izin yang sesuai. Klik tombol "Salin" di sebelah kanan kotak untuk menyalin URL sehingga Anda dapat berbagi tautan di email, misalnya.
Mengeklik tautan yang diterima pengguna dalam email membuka dokumen dalam versi online dari aplikasi Office 2016 yang sesuai.
Ketika pengguna mulai mengedit dokumen, tampilan popup memberi tahu Anda bahwa "Tamu sedang mengedit dokumen ini".
Perubahan yang dilakukan oleh orang lain ditampilkan sebagai teks yang disorot dalam contoh dokumen Anda.
Jika Anda mengizinkan pengguna untuk mengedit dokumen, dan kemudian berubah pikiran, Anda dapat dengan mudah mengubah izin untuk pengguna tersebut. Klik kanan pada nama pengguna dalam daftar dan pilih "Ubah izin untuk: Dapat melihat". Anda juga dapat pergi ke arah lain, memberikan izin kepada pengguna untuk mengedit dokumen setelah hanya mengizinkan mereka untuk melihatnya.
Jika Anda selesai berbagi dokumen dengan pengguna, Anda dapat berhenti mengizinkan pengguna untuk melihat atau mengedit dokumen. Klik kanan pada nama pengguna di daftar dan pilih "Hapus Pengguna" dari menu popup.
Untuk menutup panel "Bagikan", klik "X" di sudut kanan atas panel.
Baik Anda sedang mengerjakan proyek besar atau kecil, fitur kolaborasi baru ini di Office 2016 dengan pengeditan waktu nyata dan integrasi cloud dengan OneDrive sangat kuat.
