Kadang-kadang Anda mungkin ingin membuat surat yang akan Anda kirim ke banyak orang yang berbeda, tetapi Anda ingin bagian-bagian tertentu untuk individual untuk setiap penerima: bagian-bagian seperti ucapan, nama, alamat, dll. Di Word bahasa, ini berarti Anda harus membuat surat formulir, yang sangat mudah dilakukan.
Sebelum Anda memulai dengan surat formulir, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki database yang sudah siap dengan semua bidang yang ingin Anda sertakan. Database dapat sesederhana spreadsheet Excel dengan kolom untuk nama depan, nama belakang, alamat, dll. Word dapat mengimpor data dari Excel, Access, dan dokumen teks. Jika Anda belum memiliki pengaturan database, Anda selalu dapat membuatnya di dalam Word, yang akan saya tunjukkan caranya.
Untuk memulai, buat dokumen yang memiliki teks standar di dalamnya seperti contoh surat Natal di bawah ini:
Perhatikan bagaimana ia tidak memiliki salam, alamat, dll. Karena semua itu akan ditambahkan kemudian sebagai bidang dalam surat formulir kami. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengklik Pilih Penerima pada Surat tab:
Di sinilah Anda menambahkan orang-orang yang akan menerima surat atau mengimpor daftar dari file database.
Anda dapat mengklik Ketik Daftar Baru jika Anda ingin membuat daftar di dalam Word itu sendiri. Untuk mengimpor, klik Gunakan Daftar yang Ada. Dalam contoh ini, kita cukup mengetik daftar.
Catatan: Ketika Anda pergi untuk menyimpan daftar penerima Anda, Word akan meminta Anda untuk lokasi pada hard drive Anda untuk menyimpan file data yang akan dibuat.
Setelah Anda menyimpan daftar penerima, Anda akan melihat bahwa banyak ikon yang ada di Surat pita dapat diklik sekarang. Untuk mulai menambahkan bidang ke surat formulir Anda, klik tempat di dokumen Anda untuk menunjukkan di mana Anda ingin bidang yang akan ditempatkan dan kemudian klik Blok Alamat.
Ini akan memunculkan Masukkan Blok Alamat dialog.
Klik baik untuk pergi dengan format default dan Anda harus mendapatkan sesuatu yang terlihat seperti ini:
Selanjutnya, tambahkan Memasukkan setelah Blok Alamat untuk memindahkan teks Anda ke suatu garis, lalu klik pada Garis Ucapan ikon:
Ini akan memunculkan Masukkan Jalur Sambut dialog.
Sekali lagi, mari kita pergi dengan format default dan klik saja baik tombol.
Selanjutnya, sorot di tempat yang tertulis, klik kanan tetikus, pilih Ayat dan kemudian centang kotak di sebelahJangan menambahkan spasi di antara paragraf dengan gaya yang sama. Ini akan membuat blok alamat bersatu dengan benar daripada memiliki garis kosong di antara setiap bagiannya.
Kemudian, klik pada Hasil Pratinjau ikon yang terletak di tab Surat pada pita.
Alih-alih indikator bidang blok alamat, Anda sekarang harus melihat konten sebenarnya yang tercantum dalam dokumen Word.
Setelah selesai melakukan pratinjau, klik Hasil Pratinjau ikon untuk menonaktifkan pratinjau. Selanjutnya, untuk melihat cara menambahkan bidang lain, klik hanya lewat di dokumen Anda untuk membuat posisi Anda saat ini, lalu klik pada Sisipkan Kolom Gabungan ikon.
Anda harus mendapatkan sesuatu seperti ini:
Memilih Negara atau Wilayah, lalu klik pada Memasukkan tombol.
Coba klik Hasil Pratinjau ikon lagi untuk melihat tampilannya. Berikut ini contoh saya di bawah ini:
Sekarang setelah surat formulir disiapkan dengan benar, Anda dapat melakukan hal-hal yang lebih canggih seperti menyiapkan aturan. Aturan akan memungkinkan Anda untuk menampilkan beberapa teks untuk penerima tertentu dan menyembunyikannya untuk orang lain. Untuk memulai, klik pada Aturan tombol.
Anda akan melihat menu tarik-turun dengan beberapa opsi seperti Tanya, Isi-masuk, dll.
Untuk contoh kita, mari kita pilih Jika ... Lalu ... Lain, yang akan membawa kita ke dialog berikut:
Mengubah Nama bidang: ke Country_or_ Region, dan ketik Amerika Serikat ke dalam Dibandingkan dengan: bidang. Selanjutnya, tambahkan beberapa teks ke kotak di mana dikatakan Masukkan teks ini dan Jika tidak, masukkan teks ini. Dalam contoh ini jika penerima tinggal di AS, mereka akan mendapatkan teksSelamat Natal dimasukkan ke surat mereka, sementara orang lain akan mendapatkan pesanSalam Musim.
Inilah yang akan terlihat setelah Anda mengklik baik tombol dan kemudian Hasil Pratinjau tombol.
Selanjutnya, perhatikan Hasil Pratinjau bagian:
Di sini Anda dapat mengklik tombol panah (kapan Hasil Pratinjau dihidupkan) ke kiri dan kanan nomor untuk menggulir seluruh huruf yang akan dikirim. Dengan cara ini Anda dapat memastikan bahwa semua surat Anda akan terlihat tepat sebelum mencetak atau mengirim email.
Catatan: Pilihan menu bidang pertandingan di bawah Aturan adalah untuk mencocokkan nama bidang dalam database dengan nama header di daftar penerima Anda.
Juga untuk memudahkan melihat di mana Anda telah memasukkan bidang ke dalam dokumen Anda, gunakan Menyoroti Menggabungkan Fields tombol.
Ini toggle Anda dapat menghidupkan dan mematikan sesuai kebijaksanaan Anda. Akhirnya, ketika Anda senang dengan surat Anda, klik Selesai & Gabung ikon:
Anda harus mendapatkan menu dropdown ini dengan tiga opsi.
Memilih Edit Dokumen Individu untuk mendapatkan Word untuk menggabungkan semua surat Anda menjadi satu dokumen besar yang dapat Anda lihat sebelum mencetak atau mengirim sebagai email.
Seperti yang Anda lihat, membuat surat formulir dengan Word tidak lagi menjadi tugas dan Anda dapat membuat dan mengirim dokumen dengan cepat dan mudah. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk berkomentar. Nikmati!
