Beberapa fasilitas dalam alur kerja digital modern begitu banyak tersedia tetapi sangat diabaikan (atau benar-benar disalahgunakan) sebagai fungsi BCC email. Jika Anda bersalah karena menyalahgunakan atau mengabaikan kekuatannya (dan ada kemungkinan besar Anda), saatnya untuk bertobat dan, dalam prosesnya, mengurangi spam dan melindungi privasi teman dan keluarga Anda.
Ada tiga slot alamat di setiap klien email: TO, CC, dan BCC, yang mewakili “[deliver] to”, “carbon copy”, dan “blind carbon copy”, masing-masing. Denotasi ini adalah peninggalan dari dunia yang mendahului surat elektronik: surat fisik dan memo.
Dalam memo bisnis abad pertengahan, misalnya, akan ada slot TO untuk penerima primer, slot CC untuk individu yang perlu berada dalam komunikasi tetapi bukan penerima utama, dan slot ketiga, BCC, untuk orang-orang yang perlu berada di dalam komunikasi juga, tetapi karena alasan apa pun, identitas mereka akan dirahasiakan dari memo yang diedarkan kepada penerima di slot alamat TO dan CC.
Setelah munculnya surat elektronik, konvensi yang sama yang digunakan dalam surat dan memo kertas disalin, baik karena keakraban dan karena mereka tetap berguna meskipun pesan itu tidak lagi disalin secara fisik dan dikirimkan.
Jika konvensi ini ada selama beberapa dekade sebelum munculnya email dan terus ada dalam setengah abad berikutnya, di mana kemudian masalah muncul? Ada dua bentuk penyalahgunaan BCC: penyalinan buta karbon pasif-agresif (bentuk berbahaya dari masalah) dan lalai menggunakan blind-carbon copying untuk melindungi privasi (masalah yang timbul dari ketidaktahuan). Mari kita lihat bagaimana dan mengapa menghindari masing-masing.
Penggunaan terburuk dari blind carbon adalah secara pasif menjerat seorang rekan kerja. Kekerasan BCC semacam ini muncul ketika karyawan menggunakan fungsi BCC sebagai cara mengadu secara tidak langsung pada rekan kerja mereka, menghisap bos mereka, atau terlibat dalam pesta tempat kerja yang disfungsional.
Gambar milik EC Comics.
Seorang karyawan, misalnya, mungkin menempatkan bos mereka sebagai penerima BCC pada email yang mereka kirim kepada karyawan lain sehingga bos mereka melihat bahwa mereka berkomunikasi dengan karyawan lain atau bahwa karyawan lain gagal memenuhi kewajiban atau tenggat waktu. Komunikasi rahasia-tupai semacam ini umumnya disukai di tempat kerja dan kami tidak akan mendukung perilaku apa pun yang melahirkan lingkungan kerja yang agresif dan pasif.
Saran kami hanya tentang masalah ini adalah: Hentikan.
Kecuali departemen SDM atau atasan Anda secara eksplisit datang kepada Anda dan menginstruksikan Anda ke BCC komunikasi Anda, Anda harus menghindari latihan.
Jika orang-orang di luar komunikasi utama harus tetap berada dalam lingkaran, bahkan lebih tinggi lagi, praktik terbaik adalah memasukkan mereka sebagai penerima CC dan memberi tahu penerima TO mengenai siapa yang termasuk dan untuk alasan apa.
Hal ini tidak hanya membangun dialog yang lebih matang di tempat kerja, tetapi juga membantu Anda menghindari peristiwa yang sangat memalukan: jika atasan Anda atau penerima BCC lainnya menggunakan fungsi balasan-semua yang secara efektif membuka kedok mereka sendiri dan mengungkapkan bahwa mereka telah mengetahui rahasia konten dari email sebelumnya. Coba jelaskan yang satu itu kepada rekan kerja yang bersekongkol melawan di pendingin air.
Untungnya, jumlah orang jahat yang menggunakan fungsi BCC kecil, yang membawa kita pada orang-orang yang membuat sebagian besar penyalahgunaan: tanpa disadari.
Jika mayoritas orang tidak dengan jahat menggunakan fungsi BCC sebagai bagian dari kampanye perang psikologis terhadap rekan kerja mereka, lalu di mana hal itu meninggalkan kita? Ia meninggalkan kita denganjutaan orang-orang yang tanpa sadar mengabaikan bahkan menggunakan fungsi BCC di tempat pertama.
Gambar milik Perpustakaan Umum Denver, Koleksi Sejarah Barat.
Mengapa fungsi BCC sangat penting? Ini memungkinkan Anda mengirim email kepada seseorang tanpa orang itu melihat orang lain yang menerima email, secara efektif menjaga informasi pribadi mereka. Berikut ini contoh email yang diteruskan, diambil dari arsip email kami sendiri:
Setiap blur biru pada gambar yang difilter privasi di atas adalah alamat email. Tidak hanya ada lebih dari 40 alamat email dalam daftar penerima penerimanya, kami juga disertakan di dalamnya, tetapi ada dua set blok kiri yang tersisa di email yang diteruskan (lihat di atas) yang masing-masing mencakup 13 dan 8 alamat email. Ini berarti ada lebih dari 60 alamat email di bagian lengkap email.
Sekarang, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, “Jadi apa? Apa bedanya? ”Itu penting karena beberapa alasan. Pertama dan terutama, ada masalah privasi sederhana dan memperlakukan privasi orang-orang di daftar kontak Anda (baik itu teman, keluarga, atau rekan bisnis) dengan hormat. Tak usah dikatakan bahwa orang-orang yang memecat maju dan email massal dengan puluhan teman dan rekan mereka tidak meluangkan waktu untuk secara pribadi menghubungi masing-masing dari lusinan penerima dan menanyakan apakah mereka ingin informasi kontak mereka dibagikan dengan orang lain di daftar penerima. Sungguh tidak sopan untuk membagikan informasi kontak tanpa izin dari individu yang bersangkutan.
Ini menjadi lebih tidak sopan dan merepotkan semakin beragam kerumunan orang yang Anda kirimi email. Jika Anda mengirim email kepada sepuluh orang di sebuah organisasi sipil kecil yang sudah saling kenal, masalahnya mungkin bisa diperdebatkan.Jika Anda seorang guru dan Anda mengirim email kepada puluhan (jika bukan ratusan) siswa beberapa materi tambahan, tiba-tiba Anda membagikan informasi kontak pribadi dari banyak orang dengan banyak orang lain yang mungkin tidak ingin mereka bagikan .
Lebih parah lagi, jika ada yang secara tidak sengaja menekan "Balas Semua" ke salah satu email yang Anda kirim dengan slot TO dan CC yang dimuat penuh,setiap orang di daftar penerima asli menerima balasan.Yang terbaik, itu relatif tidak berbahaya tetapi tentu membuang-buang waktu orang lain ketika mereka membuka email untuk melihat apa yang baru dalam diskusi. Paling buruk, seperti yang telah terjadi berkali-kali di perusahaan di seluruh dunia, email dapat mengambil kehidupan sendiri sebagai ratusan karyawan membalas, berdebat, dan sebaliknya berinteraksi dengan email. Reaksi berantai seperti ini dapat menjangkau ribuan email dan bahkan dapat memicu perang api (ada satu perang api seperti itu di Tandem Computers pada akhir abad ke-20 yang berlangsung selamatahun).
Kedua, dan perhatian yang lebih praktis bagi Anda yang tidak mempedulikan etiket email yang baik dan melindungi privasi teman Anda, email massal semacam ini secara tidak sengaja membuat daftar alamat email yang rapi untuk perangkat lunak jahat dan spammer untuk dipanen. Jika alamat email Anda berakhir pada email besar yang dikirimkan ke dunia pepatah, Anda dapat yakin bahwa di suatu tempat di sepanjang garis Anda akan berakhir di daftar spam. Lebih buruk lagi, jika salah satu pengguna yang berakhir dengan email yang diteruskan Anda duduk di usus kotak masuk mereka akhirnya terkena malware yang mereplikasi melalui daftar kontak dan alamat email yang ditemukan di kotak masuk, Anda mungkin akan berakhir dengan email jahat menemukan jalannya untuk Anda.
Jika Anda berada di kamp terakhir, mereka yang mengabaikan fungsi BCC, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindari privasi dan kecerobohan keamanan yang kami uraikan di atas. Jangan khawatir, begitu Anda sadar betapa mengerikannya mengabaikan fungsi BCC, itu menjadi jelas apa yang harus Anda lakukan untuk membersihkan diri dari perilaku email Anda yang sebelumnya buruk.
Pertama, dan di atas segalanya, Anda mulai dengan bertanya pada diri sendiri “Apakah saya benar-benar perlu mengirim email ini ke semua orang di daftar kontak saya? Tiga puluh dari mereka? Salah satu dari mereka? ”Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan untuk sebagian besar email adalah: Tidak. Tidak, Anda tidak perlu meledakkan email pribadi atau meneruskannya ke semua orang di daftar kontak Anda.
Kedua, saat Andamelakukan temukan diri Anda dengan alasan yang sah untuk mengirim email ke banyak orang sekaligus. Seperti, misalnya, Anda beralih ke penyedia email baru atau Anda ingin mengirim alamat surat baru Anda ke seratus teman dan kerabat Anda, satu-satunya hal yang tepat untuk dilakukan adalah menempatkan alamat mereka di slot BCC. Hal ini memastikan bahwa semua kejahatan massal TO / CC email menghilangkan: alamat email dari semua penerima dijaga kerahasiaannya, tidak ada kemungkinan bot spam atau malware di salah satu komputer penerima mengambil email dari penerima lain, dan jika ada di antara mereka yang perlu membalas Anda untuk mengajukan pertanyaan atau semacamnya, mereka tidak akan melontarkan pertanyaan atau komentar mereka kepada setiap orang lain.
BCC meningkatkan privasi, meningkatkan keamanan, dan menghemat kotak masuk yang harus dikunjungi teman dan rekan Anda. Sama sekali tidak ada alasan untuk menghindari menggunakannya ketika melakukan hal yang sederhana seperti meletakkan alamat di slot alamat yang berbeda.
