Kami selalu diberitahu bahwa mencadangkan data adalah ide yang bagus. Nah, konsep yang sama itu bisa meluas ke email juga. Anda mungkin ingin mengarsipkan email Anda sesering mungkin, seperti bulanan, triwulan, atau bahkan tahunan.
Kami akan menunjukkan cara mengarsipkan email di Outlook 2013 dan membuatnya mudah tersedia di program. Email Anda disimpan dalam file .pst. Untuk mengarsipkan email, kami akan memindahkan email ke file arsip .pst.
CATATAN: Saat Anda mengarsipkan email Anda ke file .pst lain, semua email yang Anda pilih untuk diarsipkan dipindahkan ke file arsip dan tidak lagi tersedia di file .pst utama.
Untuk mulai mengarsipkan email Anda, klik tab "File" pada pita.
Pada layar Informasi Akun, klik tombol "Alat Pembersihan" di samping "Pembersihan Mailbox."
Pilih "Arsip ..." dari menu drop-down.
Kotak dialog Arsip ditampilkan. Pilih "Arsipkan folder ini dan semua subfolder" dan pilih folder untuk diarsipkan. Jika Anda ingin mengarsipkan semua email Anda, pilih node dengan alamat email Anda di bagian atas.
Klik daftar drop-down "Arsip item yang lebih lama dari" untuk memilih tanggal terbaru untuk item yang akan diarsipkan. Sebuah kalender muncul. Pilih tanggal dalam bulan saat ini dengan mengklik tanggal atau gulir ke bulan yang berbeda untuk memilih tanggal. Semua item yang lebih lama dari tanggal yang dipilih akan diarsipkan.
Jika Anda ingin mengarsip item yang tidak diatur untuk diarsipkan secara otomatis menggunakan Arsip otomatis, pilih kotak centang "Sertakan item dengan" AutoArchive "checked".
CATATAN: Arsip otomatis di Outlook 2013 bekerja dengan cara yang sama seperti di Outlook 2010.
Klik tombol "Browse" jika Anda ingin mengubah lokasi tempat file arsip akan disimpan dan nama file arsip. Klik OK ketika Anda telah membuat pilihan Anda.
File .pst yang diarsipkan disimpan ke lokasi yang dipilih.
Perhatikan bahwa semua pesan email yang Anda pilih untuk diarsipkan tidak tersedia lagi di file .pst utama. File .pst yang diarsipkan akan tersedia secara otomatis di Outlook. Namun, jika tidak, klik tab "File".
Di panel biru di sisi kiri layar "Informasi Akun", klik "Buka & Ekspor."
Pada layar "Buka", klik "Buka File Data Outlook."
Kotak dialog "Buka File Data Outlook" terbuka. Arahkan ke lokasi tempat Anda menyimpan file .pst yang diarsipkan, pilih, dan klik OK.
Di panel kiri jendela Outlook Mail utama, bagian yang disebut "Arsip" ditampilkan dan email yang Anda arsip tersedia.
Pengarsipan email dapat membantu Anda menjaga email tetap teratur, sehingga lebih mudah untuk menemukan email yang lebih lama dan menjaga kotak masuk dan folder Anda tetap rapi.
