Kecuali Anda menjalani hidup bebas dari tanggung jawab, matahari mungkin terbit dan terbenam di kalender harian Anda. Jika Anda tidak tahu apa yang terjadi setiap hari, Anda dapat dengan cepat menemukan diri Anda hilang dalam labirin janji yang tidak terjawab dan pertemuan kejutan.
Mari kita bicara tentang Outlook's Calendars karena di luar email, (bahkan kadang-kadang), terorganisir dan produktif bergantung pada kemampuan untuk mengelola acara dan menyelesaikan pekerjaan. Salah satu hal yang dilakukan Outlook dengan sangat percaya diri, mungkin lebih baik daripada kebanyakan aplikasi lain, adalah kalender. Fungsi kalender Outlook tidak ada duanya dalam hal membuat, memodifikasi, dan berbagi acara.
Artikel ini akan fokus terutama pada hal-hal sederhana. Kami akan menunjukkan cara membuat dan mengelola kalender Anda, menambahkan janji, rapat, dan juga membagikannya dengan orang lain di buku alamat Anda untuk kolaborasi mudah. Pada saat kami selesai, kami akan menunjukkan bagaimana di luar menggunakan Outlook untuk dasar-dasar seperti email atau kontak dan buku alamat, Anda dapat memasukkan kalender ke dalam kehidupan sibuk Anda dan meningkatkan rumah atau kantor kecil Anda.
Setiap kali Anda menggunakan Outlook, Anda akan memiliki kemampuan kalender yang Anda inginkan. Bahkan jika Anda tidak memiliki akun email yang disiapkan, Anda masih dapat menggunakan Outlook untuk sisa fitur-fiturnya. Kalender berfungsi paling baik, namun, jika Anda dapat memanfaatkan kemampuan kolaboratifnya, jadi menggunakan akun email memastikan Anda dapat mengirim undangan rapat dan menerima pemberitahuan tamu.
Apapun itu, inilah kalender dasar Anda sehari-hari, yaitu kalender default yang dikaitkan dengan profil Outlook default Anda. Ini adalah tampilan bulanan, tetapi Anda dapat menggunakan fungsi pada tab Atur untuk mengubah tampilan.
Sebagai contoh, di bawah ini adalah tampilan minggu kerja (versus seluruh tampilan minggu). Ini sangat sederhana, dengan cuaca (Anda dapat mengaturnya ke kota Anda), dan kotak pencarian. Jika Anda memiliki pertemuan atau janji, Anda akan melihatnya di sini, dan Anda dapat melompat ke minggu sebelumnya atau berikutnya dengan mengklik tombol "Janji Sebelumnya" atau "Janji Berikutnya", masing-masing, di sepanjang tepi kalender.
Mari kita lanjutkan sedikit dan fokus pada bagaimana mengubah pengaturan kalender Anda agar lebih sesuai dengan kebutuhan khusus atau khusus Anda.
Anda dapat melakukan sedikit untuk mengubah pengaturan dan penampilan kalender Anda. Jika Anda melihat tab Tampilan di bawah ini, Anda melihat berbagai macam gaya yang dapat Anda gunakan untuk kalender yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
Lihat kalender berikut. Kami telah membuat beberapa perubahan kecil pada tampilannya. Untuk satu, Anda dapat mengubah warna, yang merupakan sentuhan halus tapi bagus.
Tab Tampilan memungkinkan Anda menambahkan beberapa tampilan lain untuk menonjolkan mode yang Anda gunakan. Misalnya, ada Bilah Harus Dilakukan, yang memungkinkan Anda menambahkan kalender, orang, dan tugas ke kolom sebelah kanan (lihat di atas). Bilah Harus Dilakukan ini dapat disesuaikan dengan mode yang Anda gunakan, sehingga meskipun Anda telah mengatur tugas dan kalender, seperti di screenshot di atas, jika Anda beralih ke kotak masuk, Anda harus mengaktifkan kembali Ke -Apakah Bar.
Sebaiknya Anda bermain-main dengan tab Tampilan dalam setiap mode karena keduanya tidak sama persis. Misalnya, Panel Baca tidak banyak digunakan dalam tampilan kalender, tetapi ini benar-benar tambahan yang bagus untuk Anda.
Demikian pula, periksa tampilan kalender harian dengan Tampilan Tugas Harian diaktifkan. Anda dapat melihat di sini kalender harian Anda dengan tugas-tugas Anda di bawah ini.
Kami akan berbicara lebih banyak tentang tugas dalam artikel yang akan datang, tetapi sekarang mari kita fokus pada segala hal yang mungkin ingin Anda ketahui tentang janji dan rapat.
Mari kita lihat pengaturan janji dan rapat. Dalam contoh berikut, kita mengatur pesta pizza. Subjek tentu saja, adalah sifat dari penunjukan, dan sementara pesta pizza tidak harus merupakan "janji," Anda mendapatkan ide. Anda kemudian dapat menambahkan spesifik lain seperti di mana pesta pizza sedang berlangsung, dan waktu mulai dan akhir.
Ada banyak ruang (secara teknis tidak terbatas) untuk menambahkan catatan, instruksi, atau petunjuk ke acara. Tentu saja, ini bukan pesta jika Anda tidak memiliki orang lain di sana. Jadi kita harus mengundang beberapa peserta. Setelah Anda mengundang orang, itu tidak lagi dianggap sebagai janji. Sebaliknya, Outlook mengubahnya menjadi rapat. Dalam screenshot berikut, kami melihat pertemuan baru kami berubah menjadi pertemuan.
Anda dapat mengetikkan nama dengan tangan, atau klik tombol "Ke" untuk menambahkan peserta dari buku alamat Anda. Jika Anda belum menyiapkan buku alamat, kami dapat memberi tahu Anda cara menambahkan dan mengelola kontak serta mengimpor kontak dari sumber lain, seperti Gmail.
Anda dapat memotong langsung ke pengejaran dan cukup klik "Pertemuan Baru" dari tab Beranda Pita. Saat mengundang peserta, Anda memiliki opsi untuk meminta Opsi Tanggapan lebih lanjut.
Jika Anda meminta tanggapan (bukan hanya meletakkan kata dan meninggalkannya pada saat itu), maka undangan akan memiliki kesempatan untuk RSVP. Catatan, ini bekerja sangat baik dengan produk Microsoft seperti akun e-mail Outlook.com, di mana Anda diberi opsi tanggapan langsung di dalam pesan.
Di Gmail, Anda dapat beraksi di undangan dengan cara yang hampir sama. Namun Anda merespons, itu akan dikirim ke penyelenggara acara dan secara otomatis ditambahkan ke Outlook mereka.
Sekarang kita sudah jelas tentang janji dan pertemuan, kita akan beralih untuk memodifikasi dan membatalkannya karena perubahan tidak dapat dihindari, dan kadang rencana terbaik kita gagal.
Sesuatu telah muncul, dan kita perlu memindahkan pesta pizza kita ke Sabtu malam.Ini bukan masalah bagi kita tetapi bagaimana dengan hadirin kita? Nah, rencana mereka sepenuhnya terserah pada mereka, tetapi Outlook setidaknya memudahkan untuk mengingatkan mereka terhadap perubahan.
Untuk mengubah pertemuan dan mengingatkan peserta Anda, pertama buka acara dari kalender Outlook Anda dan buat perubahan yang Anda butuhkan. Dalam hal ini, kami hanya memindahkan rapat kembali suatu hari nanti. Perhatikan, bahwa Anda dapat mengklik "Kirim Pembaruan" dan undangan Anda akan diperbarui pada perubahan.
Pada titik ini, jika ada peserta yang sebelumnya menerima undangan Anda, mereka harus menerimanya kembali.
Sekarang mungkin saat yang tepat untuk menunjukkan cara melacak kemajuan rapat Anda. Klik tombol "Pelacakan" dan dari sini Anda dapat melihat kemajuan pertemuan Anda. Saat ini, hanya satu yang diundang telah menerima jadi mungkin Sabtu ini bukan waktu yang tepat.
Uh oh, lagi-lagi ada sesuatu yang baru muncul dan kita perlu membatalkan pertemuan. Cukup klik tombol "Batalkan Pertemuan". Undangan Anda sekarang akan berubah dan Anda akan mendapatkan tombol "Kirim Pembatalan" untuk mengklik dan mengirim berita buruk.
Semudah itu, undangan Anda sebelumnya akan menerima email yang diperbarui dan acara akan dihapus dari kalender Outlook Anda.
Dengan janji Anda yang diubah menjadi pertemuan dan disimpan, Anda akan melihatnya di kalender Anda. Saat Anda mengarahkan kursor ke atasnya, Anda akan melihat detail yang bersangkutan. Pada titik ini, jika semuanya baik, Anda dapat meninggalkannya dan beralih ke hal-hal lain.
Namun, jika Anda ingin mengubah atau menghapusnya, Anda dapat membukanya dengan mengklik dua kali atau menggunakan tindakan yang sesuai pada Pita, yang di sini adalah tombol "Buka".
Anda juga dapat mengakses banyak kontrol pita yang sama dari menu konteks klik kanan.
Dengan pertemuan atau janji Anda terbuka, catat tab Opsi, yang akan membiarkan Anda mempengaruhi beberapa perubahan seperti mengubah status Anda (Sibuk, Sementara, Tidak Ada di Kantor, dll.), Setel pengingat, ubah zona waktu, dan akhirnya tetapkan acara sebagai yang berulang.
Acara rutin sering terjadi, seperti pertemuan mingguan atau acara penghasilan kuartalan, atau hanya makan siang bersama teman, jadi ada baiknya mengetahui cara mengaturnya. Seperti yang Anda lihat dari tangkapan layar, ini seharusnya cukup mudah untuk diselesaikan. Anda dapat mengatur waktu pengangkatan, pola, dan tentu saja rentang atau berapa lama kekambuhan akan terjadi.
Anda lihat di gambar berikut, kami telah menyiapkan acara rutin untuk setiap hari Senin pukul 1 siang, yang akan berlanjut tanpa batas.
Penting untuk diingat bahwa meskipun rapat dan janji temu memiliki beberapa perbedaan utama, mereka tetap terlihat dan dapat dimodifikasi dengan cara yang sama, jadi semua opsi yang Anda lihat untuk janji akan sama untuk rapat.
Mari kita bayangkan Anda sudah membuat janji, seperti membawa hewan peliharaan Anda ke dokter hewan, atau mengganti oli Anda, dan dalam kasus apa pun, Anda memiliki dokumen atau gambar yang ingin Anda pasangkan sehingga Anda tidak lupa.
Dalam contoh berikut, kita mendapatkan minyak kita akhirnya berubah, dan kita punya kupon untuk itu. Anda dapat mencetak kupon dan mencoba mengingatnya terlebih dahulu, atau Anda dapat melampirkannya pada janji sehingga ketika Outlook mengingatkan Anda, kupon itu ada di sana sehingga Anda dapat mencetaknya saat Anda memikirkannya.
Untuk melakukan ini, Anda ingin mengklik "Lampirkan File" dan kemudian telusuri ke lokasi di mana itu disimpan. Anda dapat memasukkan file apa adanya, menempelkannya sebaris sebagai teks, atau memasukkan lokasi file sebagai hyperlink. Dalam contoh ini, kita hanya akan melampirkan PDF sebagaimana adanya.
Tentu saja, ini akan menjadi fitur yang sangat berguna jika Anda perlu berbagi dokumen untuk pertemuan bisnis, mengirim bahan belajar kepada siswa, atau kapan pun situasinya mungkin meminta informasi tambahan.
Mengelola kalender akan memungkinkan Anda menyelesaikan dua hal. Anda dapat membuka kalender dari berbagai sumber, dan Anda dapat membuat dan menyimpan grup kalender.
Jika Anda mengklik tombol "Buka Kalender", Anda dapat membuat kalender dari beberapa sumber termasuk dari Internet, atau Anda dapat membuat kalender kosong. Salah satu keuntungan dari membuat kalender kosong adalah Anda dapat menjaga pekerjaan dan kehidupan rumah Anda tetap terpisah.
Di screenshot berikut, Anda melihat beberapa kalender telah dibuat, dan kami juga membuat grup khusus untuk bekerja. Anda benar-benar dapat menyeret acara dari satu kalender ke kalender lainnya; Anda melihat bagaimana kami memiliki entri untuk pertemuan mingguan di dua kalender yang telah kami pilih untuk ditampilkan.
Mampu menyeret acara lintas kalender berarti jika Anda menghabiskan waktu untuk menambahkan janji atau rapat, jika nanti Anda memutuskan harus berada di kalender yang berbeda, Anda tidak perlu membuat ulang acara.
Akhirnya, Anda dapat berbagi kalender, yang harus cukup jelas, dari catatan meskipun adalah kemampuan untuk mengirim email ke kalender. Kami membahas ini secara singkat di artikel sebelumnya, ini hanyalah cara lain untuk mencapainya. Di sini, di screenshot berikut, Anda melihat apa yang terjadi ketika Anda menggunakan opsi ini.
Anda dapat menentukan kalender mana yang Anda bagikan, rentang tanggal (dari satu hari ke seluruh kalender), tingkat rincian untuk dibagikan (ketersediaan sederhana, terbatas, dan detail lengkap), dan kemudian ada beberapa opsi Lanjutan yang dapat Anda gunakan.
Berbagi dengan cara ini berarti Anda dapat dengan cepat, mudah, dan menyebarkan informasi kalender Anda dengan pengguna Outlook lain, serta mengintegrasikan kalender yang dikirim kepada Anda.
Ada cukup beberapa opsi kalender untuk memilah-milah (meskipun tidak cukup banyak dengan email). Sebagian besar opsi ini dimaksudkan untuk mengonfigurasi kalender agar bekerja lebih efektif dengan kebutuhan profesional dan pribadi Anda.
Misalnya, Anda dapat mengubah jam kerja dan minggu kerja, menambah hari libur, mengubah zona waktu, mengatur warna default, dan bahkan memilih antara Fahrenheit dan Celcius. Bekerja dengan cara Anda melalui mereka di waktu luang Anda dan mencoba apa yang terbaik untuk Anda.
Fitur kalender di Outlook adalah yang terbaik dan jika Anda bekerja di organisasi dengan server Exchange pusat, maka Anda mungkin akrab dengan bagaimana Anda dapat berkolaborasi pada kalender bersama, melihat acara, dan banyak lagi. Semua ini bekerja dengan lancar di dalam instalasi Outlook lokal Anda sendiri untuk menambah daya dan kenyamanan.
Di rumah, menyenangkan memiliki kalender dengan begitu banyak fitur dalam program yang sama. Tidak perlu beralih dari aplikasi e-mail ke aplikasi kalender Anda, Anda dapat menjadwalkan acara dan cepat mengundang peserta hanya dengan beberapa klik tombol mouse, dan banyak lagi.
Tapi, itu cukup berbicara dari kita. Mengapa kita tidak mendengar kabar dari Anda sekarang? Beri tahu kami pendapat Anda atau pinjam komentar Anda di forum diskusi kami.
