Jika Anda adalah salah satu dari orang-orang yang memiliki papan tulis atau notepad dengan daftar yang harus dilakukan, atau meja dan monitor Anda dihiasi dengan Post-its® mengingatkan Anda tentang peristiwa penting, maka ini artikel untuk Anda.
Outlook akan membiarkan Anda membuat daftar tugas yang terdiri dari tugas, yang dapat Anda lakukan segala macam hal, seperti mengatur tanggal jatuh tempo, pengingat, kategori, dan lainnya. Intinya adalah untuk membuat daftar tugas yang lebih aktif yang dapat Anda gunakan untuk berinteraksi dan akan membuat Anda tetap jujur.
Kami telah membahas berbagai kerumitan Outlook 2013 baru-baru ini, jadi jika Anda baru mengenalnya, sebaiknya baca pengantar kami.
Jika tidak, buka Outlook hingga tampilan Tasks dan lihat sekeliling. Pada pandangan pertama, Anda akan melihat itu cukup kosong dan tandus. Itu karena kita belum mengisinya dengan banyak hal yang perlu kita lakukan dan suruh untuk dijalankan.
Mari bahas dan tunjukkan cara menggunakan Tasks seperti pro dan selanjutnya atur kehidupan Anda dengan Outlook. Dengan sedikit waktu dan kerja, Anda akan memiliki serangkaian tugas yang komprehensif, yang dapat Anda atur untuk mengingatkan Anda kapan waktunya jatuh tempo, atau Anda bahkan dapat menugaskan mereka ke orang lain!
Untuk memulai, Anda akan ingin menambahkan tugas. Anda akan melihat bahwa ada panel folder yang akrab di sepanjang sisi kiri. Anda dapat menambahkan folder baru ke tampilan ini, secara efektif kemudian mengatur tugas Anda ke dalam kategori. Anda bahkan dapat membuat grup folder baru sehingga Anda dapat memisahkan tugas Anda antara kehidupan profesional dan pribadi Anda, jika perlu.
Untuk memulai, Anda akan melihat bahwa ada satu tugas grup folder panggilan Tugas Saya dan dua folder sub tugas: To-Do List dan Tasks. Jika kita klik kanan pada folder paling atas, kita dapat membuat "Grup Folder Baru" yang akan kita beri nama Tugas Kerja.
Anda dapat menambahkan tugas cepat dengan mengklik "Klik di sini untuk menambah Tugas baru" atau Anda dapat mengklik "Tugas Baru" pada pita Home. Lihat tugas tanpa judul berikut, yang dapat Anda terapkan sejumlah opsi, tampilkan Tugas, Detailnya, serta mengelolanya.
Mari kita isi tugas kita sedikit dengan beberapa rincian dasar dan kemudian klik "Simpan & Tutup." Anda dapat memilih tanggal mulai, tanggal akhir (jika ada), status, prioritas, dan persentase penyelesaian. Anda juga dapat memeriksa kotak "Pengingat" dan meminta Outlook memberi tahu Anda kapan tugas Anda akan datang.
Setelah membuat beberapa tugas, kita dapat melihatnya tercantum dalam tampilan Tugas kami. Anda dapat melakukan beberapa trik dasar di sini seperti mengubah tanggal jatuh tempo atau menetapkan kategori, tetapi jika Anda benar-benar ingin melihat dan mengedit, Anda perlu mengklik dua kali untuk membukanya.
Inilah tugas kita sekali lagi. Kita dapat melakukan perubahan padanya seperti status atau prioritas, atau kita dapat mengklik tombol "Detail".
Jika ada detail lain yang terkait dengan tugas, Anda dapat mengisinya di sini. Meskipun hal ini mungkin tidak relevan bagi kebanyakan orang, jika Anda berurusan dengan kontraktor atau konsultan independen, maka ini adalah tempat yang bagus untuk melacak berapa banyak biaya yang Anda keluarkan.
Ada beberapa hal lain yang dapat kami sebutkan sebelum beralih ke rekurensi. Ketika Anda menemukan di antarmuka tugas, luangkan waktu sejenak untuk mencatat bahwa Anda dapat menghapus atau meneruskan tugas jika Anda memutuskan itu tidak layak mengejar, atau Anda memerlukan masukan dari orang lain di atasnya, masing-masing.
Anda juga dapat mengelola tugas, seperti menandainya, menugaskannya, dan mengirim laporan status. Kami akan berbicara lebih banyak tentang itu segera. Untuk saat ini, mari kita secara singkat memeriksa cara mengatur tugas rutin.
Membuat tugas berulang sama dengan membuat janji temu berulang atau pertemuan berulang. Dialog yang Anda lihat ketika Anda mengklik tombol "Perulangan" kemungkinan akan terlihat sangat akrab.
Jadi, inilah tugas "berbicara tentang pekerjaan" kami, berulang setiap minggu pada hari Rabu, tanpa akhir yang terlihat. Perhatikan juga, bahwa bahkan jika Anda tidak menyelesaikan tugas pada saat tugas berulang, yang lain masih akan dihasilkan.
Anda dapat mengesampingkan ini dengan memilih opsi "regenerasi tugas baru", yang alih-alih secara otomatis berulang pada hari x, tidak akan meregenerasi tugas sampai yang sekarang ditandai selesai.
Kami memiliki tugas "berbicara tentang pekerjaan!", Semuanya sudah siap, sekarang kita hanya perlu menggadaikannya pada orang lain! Klik tombol "Tugaskan Tugas" di bagian Kelola Tugas Pita.
Ini akan membuka tugas sebagai e-mail, yang kemudian dapat Anda tujukan kepada orang lain. Dalam hal ini kami hanya akan menetapkan tugas untuk membicarakan hal-hal pekerjaan kepada orang lain, jadi kami akan mengirimkannya melalui email kepada mereka.
Jika Anda ingin mengetikkan alamat ke dalam kolom "Kepada" Anda bisa, atau Anda dapat memetik nama keberuntungan dari buku alamat Anda. Tidak memiliki buku alamat yang disiapkan? Baca tentang cara membuat dan mengelola kontak, termasuk cara mengimpor kontak Anda dari Gmail langsung ke Outlook.
Penerima itu akan mendapatkan email kemudian dengan opsi untuk "Terima" atau "Tolak." Kami tidak ingin membuat bos kesal, jadi kami hanya akan melanjutkan dan menerima tugas. Selain itu, berbicara tentang pekerjaan tidak pernah menjadi ide yang buruk!
Akhirnya, jika kekuatan-yang-ingin tahu kemajuan (atau ketiadaan) pada tugas yang ditugaskan Anda saat ini. Anda dapat mengirim mereka laporan status.
Secara keseluruhan, rata-rata pengguna Outlook di rumah lebih cenderung menggunakan tugas sebagai sarana untuk menyelesaikan tugas yang dilakukan atau mencoret tugas di rumah, tetapi berguna untuk mengetahui berbagai kemampuan membuat tugas Anda. Mari kita lanjutkan sekarang ke sisa pita Home dan berbicara tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk mengelola tugas dari sana.
Selama minggu Anda, beberapa tugas akan selesai, dan sebagian lagi tidak. Orang-orang yang Anda selesaikan, Anda dapat menandai sebagai lengkap dan melupakan. Tetapi yang tidak Anda butuhkan harus dikelola entah bagaimana caranya, atau Anda hanya akan memiliki daftar tugas yang terus bertambah.
Ada beberapa cara untuk mengelolanya. Mari kita lihat area Pita itu dan kemudian tunjukkan cara memanfaatkan alat-alat ini.
Mengeklik tombol "Hapus dari Daftar" akan menandainya sebagai selesai dan menghapusnya dari daftar. Jika Outlook menghadapi masalah, seperti jika tugas berulang, atau tidak lengkap, itu akan menanyakan Anda apa yang ingin Anda lakukan.
Anda juga dapat langsung bekerja dengan tugas yang Anda lihat di daftar tugas Anda. Lihat screenshot berikut untuk lebih jelasnya. Anda lihat bahwa Anda cukup mengeklik ikon bendera untuk menandainya sebagai selesai, atau Anda dapat mengeklik kanan untuk melihat opsi tindak lanjut Anda.
Anda lihat di sini di screenshot berikutnya, bahwa tugas kami "duduk-duduk sambil menonton sepak bola dengan kaki kami" adalah karena besok, tetapi kami juga telah menandainya untuk ditindaklanjuti minggu depan juga. Membuat tugas lanjutan pada dasarnya menduplikasi untuk waktu yang paling sesuai dengan Anda untuk menyelesaikannya. Dalam hal ini, kita dapat menandai tugas besok sebagai selesai atau menghapusnya, tetapi tugas duplikat itu masih akan dilakukan minggu depan.
Catatan, Anda dapat menindaklanjuti tugas dari satu dari lima interval yang telah ditetapkan, atau Anda dapat membuat tindak lanjut kustom.
Akhirnya, mengubah pandangan Anda dapat membantu mengiris banyak tugas. Jika tidak ditampilkan pada Pita, Anda dapat mengklik tombol "Ubah Tampilan" dan Anda akan melihat opsi ini.
Seperti inilah tampilan daftar sederhana. Pandangan tidak membedakan antara status penyelesaian atau kategori, atau yang lainnya. Itu hanya menyajikan semua tugas Anda sebelumnya, sekarang, dan masa depan dalam satu tampilan sederhana.
Di sisi lain, jika kita mengurutkan pandangan kita dengan tugas-tugas aktif, kita melihat hal-hal mempersempit banyak bagi kita.
Selalu ingat untuk mengubah tampilan tugas Anda sehingga Anda dengan cepat menyortir atau menyembunyikannya untuk potensi produktivitas maksimum!
Terakhir, mari kita kenali atau kenali kembali diri kita dengan opsi-opsi tugas. Opsi tugas akan memungkinkan Anda mengubah pengaturan dan mengubah perilaku dan penampilan mereka. Anda dapat menjangkau mereka dari menu File, dengan mengklik "Opsi -> Tugas."
Anda dapat mengatur opsi untuk pengingat pada tugas dengan tanggal jatuh tempo, warna tugas yang terlambat dan selesai, jam kerja, dan tweak sederhana lainnya. Jadi sekarang, jika Anda ingin tugas tunggakan berwarna biru cerah atau Anda menginginkan pengingat default di penghujung hari alih-alih awal, Anda dapat membuat perubahan di sini.
Seperti yang Anda ketahui, Outlook mengungkapkan dirinya sebagai aplikasi yang sangat lengkap, dan kita bahkan belum berbicara tentang kalender dan catatan! Kami harap Anda dapat menggunakan Tasks untuk meningkatkan keterampilan organisasi Anda beberapa kali. Mereka sangat mudah untuk mengatur dan menetapkan, dan sangat menyenangkan untuk memiliki pengingat dan menonton semua hal di daftar Anda perlahan-lahan diperiksa.
Sementara itu, kami tertarik untuk mendengar dari Anda. Punya pertanyaan atau komentar yang ingin Anda tinggalkan bersama kami? Mampir di forum diskusi kami dan jalankan.
