Itu selalu merupakan tragedi yang mengerikan ketika seseorang kehilangan sesuatu yang penting yang mereka kerjakan karena mereka tidak menyimpan dokumen mereka dengan benar. Ini terjadi lebih sering daripada yang Anda pikirkan kepada pengguna Excel dan Word!
Untungnya, Microsoft telah menambahkan banyak fitur dalam beberapa versi terakhir yang membantu mengurangi kemungkinan kehilangan data karena crash, pemadaman listrik, penghapusan tidak disengaja, dll. Salah satu fitur disebut AutoRecover dan yang kedua, fitur yang kurang umum dikenal, disebut AutoBackup.
Dalam artikel ini, saya akan berbicara tentang cara mengonfigurasi kedua opsi sehingga data Anda seaman mungkin. Saya juga ingin menyebutkan bahwa versi terbaru dari Office memungkinkan Anda untuk menyimpan dokumen langsung ke OneDrive, yang merupakan pilihan yang baik untuk dipertimbangkan karena Anda masih dapat mengakses pekerjaan Anda bahkan jika hard drive Anda gagal.
Fitur Auto Recover diaktifkan secara default dan pada dasarnya menyimpan dokumen Anda secara otomatis ke lokasi sementara setelah interval waktu yang ditentukan. Untuk melihat pengaturan AutoRecover, klik Mengajukan lalu Pilihan.
Klik Menyimpan di menu sebelah kiri dan Anda akan melihat opsi AutoRecover di bawah Simpan Buku Kerja.
Secara default, informasi AutoRecover disimpan setiap 10 menit. Selain interval, Excel harus diam selama 30 detik sebelum data disimpan. Juga, informasi tersimpan otomatis disimpan dalam Lokasi file AutoRecover tercantum di sini. Jadi bagaimana cara kerjanya? Pada dasarnya, katakanlah Anda memiliki lembar kerja seperti yang di bawah ini dan Anda telah menyimpannya.
Sekarang katakanlah saya menambahkan data berikut ke spreadsheet Excel dan menunggu sekitar 10 menit tanpa menyimpan dokumen saya. Karena interval AutoRecover diatur selama 10 menit, Anda harus menunggu setidaknya selama itu untuk data yang akan disimpan.
Dalam kasus saya, saya simulasi crash Excel dengan membuka task manager dan membunuh proses Excel. Setelah itu, saya membuka kembali Excel dan segera melihat opsi yang disebut Tampilkan File yang Dipulihkan.
Jika Anda mengklik itu, itu akan memunculkan daftar file Excel yang dapat dipulihkan. Dalam kasus saya, itu memiliki file asli, yang memiliki data hanya A1 dan A2, dan juga memiliki file AutoRecovered, yang termasuk data yang saya belum disimpan ke disk.
Mengklik pada salah satu item dalam daftar akan membuka contoh lain dari Excel yang menunjukkan data dalam file tertentu. Secara keseluruhan, ini adalah fitur yang sangat berguna untuk saat-saat ketika Anda tidak menyimpan semua pekerjaan Anda, tetapi Excel berakhir secara tak terduga.
Kelemahan utama untuk fitur ini adalah bahwa data AutoRecover disimpan pada hard drive yang sama dengan file Anda, jadi jika terjadi sesuatu pada hard drive Anda, semuanya akan hilang. Anda dapat mengubah lokasi dalam pengaturan di atas ke hard drive yang terpisah atau bahkan ke lokasi jaringan, yang sangat saya rekomendasikan.
Perhatikan bahwa informasi AutoRecover juga dihapus secara otomatis oleh Excel dalam keadaan berikut:
Jadi pada dasarnya, setiap kali Anda menyimpan file, itu menyingkirkan data AutoRecover. Selain itu, jika Anda secara manual keluar dari Excel dan memilih untuk tidak menyimpan data, itu akan menghapus data AutoRecover. Ingatlah hal itu ketika menggunakan fitur ini. Jika Anda adalah pengguna Excel berat, saya akan menyarankan pengaturan interval AutoRecover ke sesuatu seperti 2 atau 3 menit, bukan 10.
Fitur lain yang tidak banyak orang benar-benar tahu tentang itu adalah AutoBackup. Untuk menggunakannya, Anda harus terlebih dahulu pergi dan menyimpan file Anda untuk sampai ke Menyimpan kotak dialog. Jika Anda sudah memiliki dokumen Excel yang tersimpan, pergi ke Mengajukan lalu Save As dan pilih lokasi. Ketika Anda melakukan ini, itu akan memunculkan Save As dialog.
Pada dialog, klik pada Alat-alat tombol yang ada di sebelah kiri Menyimpan tombol. Anda akan melihat beberapa opsi, salah satunya adalah Pilihan umum. Ketika Anda mengkliknya, sebuah jendela kecil akan muncul dengan beberapa opsi lainnya.
Silakan dan periksa Selalu buat cadangan kotak. Klik OK dan sekarang ketika Anda menyimpan file, file cadangan Excel juga akan dibuat dengan ekstensi .XLK. Perhatikan bahwa saat pertama kali Anda melakukan ini, file akan sama persis. Jika Anda mengedit file asli dan menyimpannya lagi, file cadangan akan tetap sama (data asli). Ketiga kalinya Anda menyimpannya, namun, file cadangan akan diperbarui dengan informasi hingga penyimpanan kedua.
Pada dasarnya, file cadangan selalu satu versi di belakang versi saat ini. Jadi jika Anda membuat banyak perubahan, menyimpan file Anda dan kemudian ingin kembali ke versi yang tidak memiliki perubahan itu, Anda bisa membuka file cadangan.
File disimpan di lokasi yang sama dengan file asli dan sepertinya tidak ada cara untuk mengubahnya. Fitur ini tidak menambah banyak keamanan pada dokumen Anda, tetapi bagus dalam kondisi tertentu.
Mengaktifkan fitur pencadangan dan pemulihan ini di Excel semoga dapat menyelamatkan Anda dari kehilangan data penting. Ini selalu merupakan pilihan yang baik untuk menggunakan penyimpanan cloud (seperti OneDrive) sebagai jaring pengaman ekstra jika komputer Anda gagal secara katastropis. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk berkomentar. Nikmati!
