Dalam posting ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat mengelola email Outlook Anda lebih baik dengan memiliki surat masuk secara otomatis pindah ke folder terpisah. Jika Anda mendapat banyak email setiap hari, ini dapat menghemat banyak waktu. Daripada harus menghabiskan satu jam seminggu sekali memindahkan email dari Kotak Masuk ke folder yang dikategorikan, aturan email akan membantu mengotomatiskan organisasi kotak masuk Anda. Ini sangat mirip dengan menggunakan label dan filter di Gmail.
Aturan email mungkin tampak rumit dan bisa jadi jika Anda benar-benar ingin melakukan pengurutan yang rumit, tetapi jika Anda hanya ingin memindahkan email kerja ke folder Work secara otomatis, maka itu adalah sepotong kue.
Agar aturan berguna, pertama-tama Anda harus membuat beberapa folder di bawah Kotak Masuk untuk mengkategorikan email Anda, seperti Proyek, Pekerjaan, Keluarga, dll. Anda dapat membuat folder dengan mengklik kanan pada Inbox atau folder apa pun dan memilih Folder baru. Prosedur berikut berfungsi di Outlook 2010, 2013, dan 2016.
Sekarang untuk memulai, buka Outlook, klik pada Mengajukan tab dan Anda akan melihat Kelola Aturan & Peringatan tombol ke arah bawah.
Jendela utama Aturan dan Pemberitahuan akan muncul dan secara default Anda mungkin melihat satu aturan sudah dibuat tergantung pada versi Outlook Anda.
Dari sini Anda akan mengklik Aturan baru untuk memulai dengan aturan email Outlook pertama Anda. Dialog Wizard Aturan akan muncul dan akan memperlihatkan kepada Anda beberapa templat aturan umum. Ini adalah yang paling umum dan mungkin semua yang Anda butuhkan. Aturan yang paling umum adalah yang pertama terdaftar, “Pindahkan pesan dari seseorang ke folder“ Lanjutkan dan pilih, lalu klik Berikutnya.
Anda akan melihat kotak daftar bawah yang disebut "Langkah 2:" tetap di bagian bawah dengan beberapa teks yang digarisbawahi. Kenyataannya, yang harus Anda lakukan untuk men-setup aturan adalah klik pada hyperlink untuk orang atau grup publik dan ditentukan untuk memilih alamat email dan ke mana Anda ingin email itu pergi. Kemudian Anda bisa mengklik Selesai dan selesai. Namun, jika Anda ingin membuat aturan lebih rumit, lalu mengeklik Berikutnya akan memberi Anda lebih banyak opsi:
Saat Anda memeriksa kondisi yang berbeda di kotak daftar teratas, deskripsi aturan di bagian bawah juga akan diisi dengan lebih banyak hyperlink. Anda bahkan dapat membuat aturan yang mencari kata-kata tertentu di badan email dan kemudian melakukan tindakan pada email tersebut. Tugas Anda selanjutnya adalah mengeklik setiap hyperlink dan memilih nilai terkait seperti alamat email, folder, dll. Dalam contoh di atas, Anda ingin mengeklik orang atau grup publik dan pilih alamat email.
Kemudian klik kata tersebut ditentukan dan ramban ke folder yang Anda inginkan agar email dipindahkan atau klik Baru dan folder baru akan dibuat di bawah folder yang saat ini disorot.
Sekarang Anda akan melihat bagian bawah diperbarui dengan nilai aktual untuk aturan Anda.
Ketika Anda mengklik Berikutnya, Anda dapat mengatur lebih banyak tindakan untuk aturan. Anda biasanya dapat meninggalkan ini sendirian jika itu aturan sederhana, tetapi jika Anda ingin juga melakukan tindakan lain seperti memutar suara, meneruskan email, membuat salinannya, mencetak email, memulai program lain, menjalankan skrip, dll. maka Anda bisa melakukan semua itu di layar ini.
Klik Berikutnya ketika Anda selesai dan Anda akan dibawa ke dialog Pengecualian, di mana Anda dapat memilih kondisi apa yang Anda tidak ingin aturan ini diproses. Kecuali Anda memiliki beberapa kasus unik, Anda dapat membiarkannya kosong, yang merupakan default.
Klik Berikutnya dan kami akhirnya mencapai akhir panduan aturan! Berikan nama pada aturan seperti "Pindahkan Teman Email" sehingga Anda tahu apa yang dilakukannya saat Anda melihatnya nanti. Kemudian jika Anda sudah memiliki email di Kotak Masuk Anda yang akan cocok dengan aturan baru Anda, centang kotak untuk “Jalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di Inbox“ Anda dapat meninggalkan yang lain sebagai default dan klik Selesai!
Sekarang Anda dapat membuat aturan untuk orang, buletin, laporan kartu kredit / bank, dan apa pun yang Anda pikirkan untuk mulai mengelola email Outlook Anda secara lebih efisien!
