Banyak dari kita mendambakan organisasi dan produktivitas. Jika Anda sudah menggunakan Microsoft Office, maka Anda sudah memiliki alat utama untuk memuaskan keinginan itu: Outlook 2013.
Outlook sangat penting dalam banyak organisasi, bukan hanya karena kemampuan emailnya yang jelas, tetapi juga membuat kalender, tugas, dan bakat kontak. Perusahaan yang khas dapat menghubungkan Outlook ke server Exchange, dan semua orang dapat berbagi buku alamat dan kalender yang sama, menjadikannya alat yang hebat untuk kolaborasi tingkat perusahaan.
Sayangnya, kebanyakan orang tidak memiliki server Exchange di rumah mereka dan mungkin bahkan tidak tahu apa itu. Tapi, tidak apa-apa, Outlook berfungsi dengan baik di komputer rumah Anda, dan masih akan menyediakan semua fitur yang menjadikannya alat produktivitas yang kuat: e-mail, tugas, janji, buku alamat, dan banyak lagi!
Outlook tidak akan mempesona Anda ketika Anda pertama kali membukanya. Untuk semua maksud dan tujuan, itu adalah aplikasi lain dalam ekosistem Microsoft Office dan dengan demikian, itu akan memiliki beberapa elemen yang akrab.
Tidak seperti aplikasi Office populer lainnya, bagaimanapun, Outlook sebagian besar dibangun di sekitar fungsinya yang berbeda - Word terutama untuk membuat dokumen teks, Excel adalah semua tentang spreadsheet, PowerPoint melakukan presentasi - tetapi Outlook adalah aplikasi dari banyak topi.
Tampilan default Outlook adalah kotak masuk, di bagian atas adalah Pita, yang tersembunyi di tampilan ini untuk menghemat ruang layar.
Cintai mereka atau benci mereka, Pita ada di mana-mana di seluruh Kantor. Kita tidak perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengetahui manfaat relatif dari keberadaan mereka, jelas mereka di sini untuk tinggal. Yang mengatakan, selalu ingat, jika Anda ingin cepat menyembunyikan atau menampilkan Pita, cukup gunakan CTRL + F1.
Jika Anda mengklik salah satu fungsi menu di bagian atas, Pita menunjukkan dan Anda dapat memilih fungsi dan alat. Jika Anda ingin Pita tetap ada, Anda dapat menggunakan "CTRL + F1" atau klik ikon pin kecil di sudut kanan bawah.
Tab Beranda pada Pita berubah secara kontekstual tergantung pada mode yang Anda gunakan. Pada tangkapan layar di atas, kami melihat opsi untuk Email.
Di bawah ini, tab Beranda telah berubah untuk mencerminkan opsi Kalender. Perhatikan, Ribbon disematkan sehingga pushpin telah berubah menjadi panah jika Anda ingin menutupnya lagi (atau gunakan "CTRL + F1").
Sisa tab Pita - Kirim / Terima, Folder, Lihat dan, tentu saja File - semuanya konsisten untuk mode apa pun yang Anda gunakan. Kami akan melihat lebih dekat semuanya di bagian selanjutnya.
Mari kita lihat dengan cepat bagaimana cara berpindah antar mode dan mengubah pandangan Anda. Di sepanjang tepi kiri, Anda melihat panel folder. Di bagian bawah panel ini adalah pintasan ke mode Outlook. Dalam contoh ini, Anda melihat ikon untuk Kotak Masuk, Kalender, Orang, Tugas, dan sebagainya.
Jika Anda mengklik panah di bagian atas panel navigasi, itu akan memperluas panel, yang akan menampilkan pohon folder untuk akun email Anda.
Demikian pula, jika Anda beralih ke mode Kalender, Anda akan melihat tampilan yang berlaku di panel folder.
Klik pada tiga titik untuk mengakses mode Outlook lebih lanjut, seperti Catatan, Folder, dan pintas Outlook. Pilih "Opsi Navigasi" dan Anda dapat mengubah urutan elemen navigasi muncul.
Mematikan "Compact Navigation" akan menarik pengguna dengan tampilan resolusi yang lebih besar. Anda juga dapat menambah atau mengurangi berapa banyak item yang muncul dan urutannya muncul.
Tab Kirim / Terima ditujukan khusus untuk fungsi Inbox tetapi akan muncul dalam mode lainnya (Kalender, Tugas, dll.) Juga, meskipun mereka tidak akan memiliki fungsi yang sama.
Misalnya, di sini kita melihat tab Kirim / Terima Kalender, yang menjauhkan bagian Server.
Tergantung pada jenis protokol email apa yang Anda gunakan (di tangkapan layar pertama, kami bekerja dengan akun IMAP), Anda mungkin atau mungkin tidak memiliki kemampuan untuk hanya mengunduh header, atau menandai / menghapus tanda pesan untuk diunduh, dll.
Opsi Send / Receive dengan demikian tergantung pada bagaimana Anda mengatur akun e-mail Anda, tetapi panjang cerita pendek: kami sangat merekomendasikan IMAP.
Secara keseluruhan, tab Folder cukup konsisten di semua mode, dengan pengecualian dari Kalender. Di bawah ini, Anda melihat tab Inbox Folder, yang memungkinkan Anda melakukan segala macam administrasi folder (jika Anda tidak menggunakan akun IMAP, maka Anda tidak akan melihat tab IMAP).
Tombol Pengaturan Arsip Aktif sedikit membingungkan karena tidak benar-benar memengaruhi cara kotak masuk Anda secara otomatis mengarsipkan surat lama. Jika Anda ingin membuat footprint surat Anda kecil dan lebih mudah dikelola, Anda harus membuka opsi dan menghadiri pengaturan AutoArchive di sana. Buka Options dan pilih kategori "Advanced".
Setelah Anda menemukan opsi AutoArchive, klik tombol "Pengaturan AutoArchive ..." untuk membuka dialog yang jauh lebih bermanfaat daripada yang Anda berikan dari Ribbon.
Seperti yang kami sebutkan, sebagian besar tab Folder cukup konsisten di seluruh Outlook, kecuali Kalender, yang melayani fungsi-fungsi khusus kalender. Misalnya, Anda tidak menyalin atau memindahkan folder, Anda menyalin atau memindahkan kalender, dan seterusnya.
Untuk sebagian besar, Anda akan melakukan banyak administrasi folder berkaitan dengan kotak masuk Anda karena jelas e-mail dapat dengan cepat menjadi berat dan luar biasa jika Anda tidak memiliki struktur folder dan organisasi yang baik.
Opsi Tampilan berisi fungsi-fungsi penting berikut. Ini adalah tab Tampilan seperti yang terlihat dari Kotak Masuk.
Perhatikan tombol Jendela Pengingat, yang dapat Anda buka setiap saat untuk memeriksa pengingat Anda, seperti jika Anda melewatkan satu atau tanpa menghiraukan yang lain.Jika Anda memiliki pengingat yang ditampilkan, Anda dapat memilih untuk menutupnya, menekan tombol snooze, atau langsung mengabaikan semuanya sekaligus.
Tab Tampilan lainnya akan bervariasi sesuai dengan mode. Hal-hal berikut ini dikaitkan dengan Kalender, yang menambahkan kemampuan untuk mengubah tampilan, pengaturan, warna, dan tata letak saat ini. Sekali lagi, bagian Tata Letak melakukan banyak hal yang sama di seluruh Outlook, tetapi penting untuk dicatat bahwa itu tidak universal, sehingga apa yang Anda aktifkan dalam Tugas, atau Kalender, atau mode Email tidak akan direplikasi di seluruh aplikasi.
Juga, penting untuk memperhatikan bagian Pengaturan. Inilah yang tampak seperti bagian Pengaturan dalam mode Tugas. Perhatikan bagaimana Anda dapat mengurutkan dan mengubah tampilan Tasks untuk dampak maksimum.
Menggunakan tab Lihat per preferensi Anda akan memungkinkan Anda untuk memotong dan menyortir informasi dengan cepat karena meningkat dan bertambah seiring waktu. Kalender Anda tidak akan tetap kosong, tugas Anda akan berlipat ganda, surat menumpuk, dan dengan demikian menggunakan pengaturan dan tata letak yang berbeda dapat membantu Anda menjadi jauh lebih produktif daripada membuyarkan diri secara membabi buta.
Mari sekarang bahas bagaimana pilihan Anda berubah dari fungsi ke fungsi. Inilah semua yang Anda butuhkan untuk menyadap pesan email dasar, tambahkan lampiran, tag, dan format teks Anda. Tidak ada yang terlalu rumit dan Anda harus dapat menghasilkan pesan email yang luar biasa.
Bandingkan dengan Task Ribbon, yang dapat diakses dengan memulai atau membuka tugas. Luangkan waktu sejenak untuk mencatat betapa berbedanya itu dari Pita Pesan.
Bandingkan dengan tab Sisipkan. Tab Sisipkan bersifat statis di seluruh Outlook, Anda akan dapat memengaruhi konten pesan, tugas, acara kalender, dll. Menggunakan opsi dan fungsi yang sama.
Pesan email memang menambahkan tab Opsi, yang memiliki beberapa fitur yang bermanfaat. Di luar Tema, yang mungkin atau mungkin tidak berguna bagi Anda, ada opsi BCC (blind carbon copy, untuk kapan Anda ingin menyembunyikan penerima dari header email) dan fungsi Pelacakan. Secara keseluruhan, tidak ada yang penting di sini, tetapi jika Anda perlu meminta pengiriman atau tanda terima baca, tab Opsi adalah tempat yang dituju.
Tab Format Teks adalah sama tidak peduli apa fungsi Anda terlibat, dan tidak ada banyak hal yang dibicarakan. Tab ini memiliki kemiripan yang mencolok dengan fungsi pemformatan yang ditemukan di Word, jadi jika Anda menggunakan Word untuk menulis dan memformat dokumen, kontrol ini kemungkinan akan akrab bagi Anda.
Akhirnya, tab Ulasan adalah tab "hanya-dalam-kasus" Anda. Anda dapat menggunakan alat pemeriksaan tab ini untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa Anda, menemukan kata yang lebih baik, dan hanya mencari tahu berapa banyak kata dalam email / tugas / rapat Anda.
Tab Review sama di seluruh aplikasi Outlook. Perhatikan juga bahwa ini berisi fungsi Bahasa, di sini Anda dapat mengatur preferensi bahasa dan preferensi pemeriksaan Anda. Anda juga dapat menerjemahkan item seperti jika Anda berkorespondensi dengan mitra asing atau seseorang mengirim sedikit teks dalam bahasa lain.
Itu sebagian besar untuk fungsi lebih lanjut di Outlook. Tentunya, kami melewatkan banyak hal spesifik, tetapi kami merasa bahwa begitu Anda memahami sifat sistem Pita. Ketika Anda ingin menggunakan suatu fungsi, Anda tahu di mana mencarinya.
Mari kita bahas secara singkat pengaturan akun email secara otomatis dan manual. Ketika Anda pertama kali memulai Outlook, itu akan mengganggu Anda untuk membuat akun.
Anda memiliki pilihan, Anda dapat mengatur Outlook segera dengan akun email, atau Anda dapat melewati bagian ini dan menambahkan akun nanti.
Jika Anda memilih "Tidak," maka pesan peringatan akan menghasilkan pada dasarnya memberitahu Anda bahwa Outlook cukup lemah tanpa setidaknya satu akun email. Tentu saja, Anda masih dapat menggunakannya untuk melacak tugas, catatan, menyimpan kalender, dan hal-hal lain, tetapi Outlook benar-benar merupakan pengalaman sentris-email.
Dengan itu, kami akan mengatur Outlook dengan akun email. Anda awalnya dapat mencoba melakukannya secara otomatis, di mana Anda akan memasukkan beberapa informasi sepintas tentang akun Anda dan aplikasi akan mencoba untuk secara otomatis mendeteksi pengaturan.
Terkadang ini berhasil, sesuatu yang tidak. Jika ya, Anda menang, dan Anda dapat langsung beralih ke bagian berikutnya. Jika tidak atau Anda tahu Anda perlu mengatur jenis server tambahan, kemudian pilih opsi "Pengaturan manual" dan klik "Next" untuk melanjutkan.
Demi kehendak, kami akan menyiapkan akun yang sudah ada menggunakan metode otomatis. Kami akan menjelaskan metode manual hanya dalam sedikit. Jika Anda perlu membuat akun secara manual, kami sarankan Anda langsung beralih ke bagian itu. Sementara itu, kami hanya menggunakan akun Outlook.com, memberikan kata sandi kami, dan Anda melihat hasilnya di bawah ini.
Menggunakan Outlook.com adalah jenis jalan keluar yang mudah, jika Anda ingin mengatur surat non-Microsoft, Anda mungkin perlu mengkonfigurasi secara manual. Jika Anda tidak tahu cara melakukannya, kami sarankan Anda mencari cara mengatur Outlook dengan email khusus Anda.
Yang mengatakan, dalam contoh mudah kami, kami mengklik "Selesai" dan Outlook kemudian membuka ke kotak masuk baru kami yang berkilau.
Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang cukup baik tentang fitur dasar Outlook, mari kembali ke dan diskusikan cara mengatur akun email lebih lanjut. Ada kemungkinan besar Anda seperti banyak orang lain dan memiliki dua atau lebih akun email. Untungnya, Anda dapat mengatur Outlook untuk beroperasi dengan banyak akun email yang berbeda termasuk POP dan IMAP, dan Anda dapat memiliki banyak akun yang dapat Anda tangani sendiri.
Jadi apa yang kita maksud tentang POP dan IMAP?
POP atau Post Office Protocol telah ada selamanya, dan jika Anda pernah menggunakan dan klien e-mail untuk terhubung ke email yang disediakan ISP Anda, atau mengambil surat Anda dari layanan webmail, kemungkinan besar Anda mungkin telah terhubung menggunakan POP. POP sangat bagus untuk mengunduh pesan Anda.
Jika Anda mengatur akun Anda untuk bekerja dengan IMAP, Outlook akan menyalin struktur folder online Anda dan biasanya hanya akan menyelaraskan email beberapa minggu pada satu waktu. Email Anda tidak akan dihapus dari server, dan Anda dapat memilih untuk hanya mengunduh header pesan saja, yang fantastis jika Anda memiliki 1000 pesan di folder Anda.
Jadi Anda memiliki POP, yang sudah usang dan sesuatu seperti mengambil parang ke email Anda, dan kemudian ada IMAP, yang lebih halus, modern, dan lebih sesuai jika Anda ingin mempertahankan kotak masuk yang sama secara online dan offline.
Seperti yang kami katakan, kami pikir IMAP adalah metode yang jauh lebih unggul.
Menambah dan mengelola beberapa akun email di Outlook sangat sederhana. Jika Anda ingin menambahkan akun email baru, klik tab "File" pada Pita dan klik "Tambah Akun." Layar Pengaturan Akun Otomatis akan muncul. Jika Anda ingin (atau perlu) mengatur akun Anda secara manual, pilih "Pengaturan manual" dan klik "Berikutnya."
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pilihan Anda di antara jenis akun kemungkinan akan POP atau IMAP, dan menyiapkan akun Anda sebagai satu atau yang lain biasanya akan dirinci oleh penyedia email Anda. Artinya, jika Anda menggunakan Gmail atau Yahoo !, atau bahkan email yang diberikan oleh penyedia layanan Internet Anda, Anda harus berkonsultasi dengan mereka atau Internet untuk instruksi dan pengaturan spesifik yang Anda perlukan untuk menggunakannya dengan Outlook.
Di sisi lain, jika Anda menggunakan Outlook.com atau layanan jenis Exchange ActiveSync lainnya, maka informasinya akan sangat mudah disediakan.
Setelah Anda menambahkan akun Anda, jika Anda perlu mengelolanya, Anda dapat memilih akun yang ingin Anda tangani dari pemilih drop-down di bagian atas halaman Informasi Akun yang ada di tab File.
Klik "Pengaturan Akun" dan "Pengaturan Akun," lagi. Dari jendela yang dihasilkan, Anda dapat membuat akun baru, memperbaiki yang baru, menghapusnya, mengaturnya sebagai default (jika Anda memiliki lebih dari satu) dan, tentu saja, mengubah pengaturan apa pun jika perlu.
Di sini kita melihat pengaturan untuk akun Outlook.com. Tidak banyak yang bisa kita lakukan untuk itu, meskipun jika Anda baru saja mengubah kata sandi Anda, Anda dapat dengan cepat memperbaikinya di sini.
Di bawah ini adalah pengaturan IMAP, yang dikonfigurasi dengan tangan sesuai dengan pengaturan yang disediakan oleh Google.
Whoa, ada banyak lagi yang terjadi di sana, dan kami bahkan harus menggali lebih dalam "Pengaturan Lainnya ..." untuk mengutak-atik port server.
Ingat, Anda hanya perlu melakukan hal semacam ini sekali, dan kemudian lupakan saja. Kecuali Anda kemudian mengubah kata sandi, atau ingin menambah / menghapus akun, maka pekerjaan Anda dengan pengaturan akun email secara efektif berakhir.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang menambahkan akun IMAP Gmail ke Outlook, kami memiliki panduan kecil yang berguna yang akan membantu Anda dengan itu.
Meskipun Anda mungkin puas hanya menggunakan Gmail atau hanya Yahoo! Mail untuk penggunaan sehari-hari, jika Anda menggunakan beberapa akun email, seperti akun pribadi, profesional, dan / atau kantor, kemudian memiliki klien email seperti Outlook dapat menghilangkan perpindahan antar akun, memasukkan janji ke kalender Anda, atau mengelola tugas .
Ini adalah solusi yang nyata, dapat dijalankan, semua-dalam-satu-produktivitas, dan memberikan fokus baru Microsoft pada rangkaian Office, tetap menjadi bagian yang relevan dari banyak rutinitas harian pengguna.
Setelah akun email Anda disiapkan dan siap, Anda dapat mulai menggunakan Outlook dan menjelajahi semua fungsinya. Anda mungkin akan merasa sangat mudah digunakan, dan masih banyak lagi yang dapat membantu Anda dengan artikel sebelumnya, atau hanya dengan bertanya di forum diskusi kami.
