Pencarian di Outlook cukup mudah, tetapi mengapa repot-repot mengetikkan pencarian yang sama berulang kali jika Anda melakukannya secara teratur? Folder Pencarian Khusus memungkinkan Anda menyimpan pencarian khusus tersebut sehingga Anda dapat kembali hanya dengan satu atau dua klik.
Dan sementara itu tergoda untuk hanya memikirkan Custom Search Folders seperti pencarian yang disimpan, mereka sebenarnya lebih keren dari itu. Karena mereka diperbarui secara otomatis, mereka sebenarnya bekerja lebih seperti folder virtual - mirip dengan fitur Label di Gmail, kecuali yang lebih kuat. Ingin folder yang hanya menampilkan pesan yang belum dibaca, dari orang tertentu, dan memiliki satu atau beberapa lampiran? Tidak masalah.
Mari kita lihat cara mengaturnya.
Outlook sudah memiliki sejumlah folder pencarian standar yang dapat Anda gunakan. Anda tidak dapat menyesuaikan lebih lanjut semua ini, tetapi mereka layak untuk dilihat terlebih dahulu hanya jika mereka menutupi kebutuhan Anda.
Untuk mulai dengan, Anda akan menemukan folder pencarian Anda di bagian bawah daftar folder di file data Outlook Anda di sisi kiri jendela. Setiap file data memiliki folder pencarian sendiri, jadi jika Anda menggunakan Outlook untuk memeriksa lebih dari satu akun, Anda dapat mengatur folder pencarian yang berbeda untuk masing-masing.
Anda bahkan tidak dapat memilih folder "Folder Pencarian", sampai Anda membuat folder pencarian pertama. Untuk membuat folder pencarian, alihkan ke tab "Folder" pada Pita, lalu klik tombol "Folder Pencarian Baru".
Ini akan membuka jendela Folder Pencarian Baru. Anda akan melihat banyak folder pencarian yang telah ditentukan yang diatur ke dalam kategori seperti Membaca Surat, Mail Dari Orang dan Daftar, dan Mengatur Surat. Sebagian besar folder cukup jelas, jadi kami tidak akan membahasnya secara mendetail - Anda hanya dapat menjelajahinya.
Di sini, kami membuat folder pencarian baru yang menunjukkan surat yang belum dibaca. Ini adalah folder pencarian super berguna untuk memiliki sekitar karena itu menunjukkan semua email yang belum dibaca, tidak peduli apa folder itu disimpan masuk. Cukup klik folder pencarian yang ingin Anda buat, dan kemudian tekan tombol "OK".
Sangat sederhana, bukan? Sekarang, mari kita lihat membuat folder pencarian kustom Anda sendiri, yang jauh lebih kuat.
Folder pencarian khusus memberi Anda kriteria tambahan bahwa folder pencarian yang ditentukan sebelumnya tidak menyertakan-Anda dapat cukup banyak mencari berdasarkan bidang apa pun yang ada dalam pesan Outlook. Lebih penting lagi, Anda dapat membuat folder pencarian kustom yang menggunakan beberapa kriteria untuk memilih pesan. Misalnya, Anda dapat memiliki satu-satunya pesan tampilan dari orang-orang tertentu dan yang memiliki kata-kata tertentu di baris subjek.
Untuk membuat folder pencarian, alihkan ke tab "Folder" pada Pita, lalu klik tombol "Folder Pencarian Baru".
Di jendela New Search Folder, gulir ke bawah ke bagian bawah daftar, pilih opsi "Buat Folder Pencarian Kustom", lalu klik tombol "Pilih" yang muncul.
Di jendela Custom Search Folder, ketikkan nama untuk folder Anda.
Selanjutnya, Anda akan mengatur kriteria untuk pencarian, jadi tekan tombol "Kriteria".
Jendela Kriteria Folder Pencarian memungkinkan Anda benar-benar menyesuaikan pencarian Anda, dan Anda dapat memilih sebanyak mungkin kriteria yang Anda inginkan.
Tab "Pesan" berisi kriteria dasar yang memungkinkan Anda mencari kata tertentu di subjek atau badan pesan, pengirim, dan penerima. Anda juga dapat membatasi pencarian ke pesan di mana Anda adalah satu-satunya orang di baris "To" atau pada baris "To" atau "Cc" dengan orang lain.
Dan Anda bahkan dapat menentukan rentang waktu untuk pesan berdasarkan kapan pesan diterima, dikirim, diubah, dan seterusnya. Jadi, misalnya, Anda hanya dapat menampilkan pesan yang diterima dalam tujuh hari terakhir.
Tab "Pilihan Lainnya" memberikan lebih banyak kriteria untuk mempersempit pencarian Anda. Anda dapat mencari berdasarkan pesan dalam kategori tertentu, yang belum dibaca atau memiliki lampiran, dengan pentingnya pesan, yang ditandai atau tidak, dan bahkan oleh ukuran pesan yang sebenarnya. Yang terakhir dapat membantu untuk menemukan dan menghapus lampiran besar, dengan cara.
Tab "Advanced" memungkinkan Anda menambahkan kriteria berdasarkan semua bidang yang dapat disimpan objek Outlook. Ada banyak sekali, jadi kami tidak akan membahasnya di sini. Tetapi jika Anda perlu mencari berdasarkan sesuatu yang belum Anda temukan di tab lain, kemungkinan Anda akan menemukannya dengan mengklik tombol "Field" dan menjelajahi menu.
Setelah selesai mengatur semua kriteria yang Anda inginkan pada ketiga tab tersebut, lanjutkan dan klik tombol "OK" untuk kembali ke jendela Custom Search Folder. Ada satu hal lagi yang mungkin ingin Anda konfigurasikan di sini sebelum Anda selesai.
Secara default, pencarian kustom yang Anda buat akan menarik dari semua folder di file data Outlook Anda. Jika Anda ingin membatasi itu hanya folder tertentu, klik tombol "Browse".
Di jendela Select Folders, pilih folder yang ingin Anda sertakan dalam pencarian, dan kemudian klik tombol "OK".
Dan kemudian kembali di jendela Customize utama, lanjutkan dan klik "OK" lagi.
Outlook membuat folder pencarian kustom dan menambahkannya ke tampilan folder Anda.
Setelah Anda terbiasa menggunakannya, fitur Folder Pencarian Kustom cukup kuat. Berikut ini beberapa contoh hal yang dapat Anda gunakan folder pencarian untuk:
Dan itu hanya menggores permukaan. Jadi, jenis folder pencarian apa yang Anda buat? Beri tahu kami di komentar!
