Jika Anda pengguna Outlook.com, Anda mungkin tertarik untuk mengetahui bahwa pengaturan aturan untuk mengelola email masuk dan keluar Anda dapat membuat hidup Anda jauh lebih sederhana.
Dalam bentuk yang paling sederhana, aturan Outlook adalah tindakan yang akun email Anda akan secara otomatis berkinerja berdasarkan panduan yang telah Anda tetapkan. Ada dua kategori aturan utama yang dapat Anda buat. Ini adalah aturan organisasi dan aturan berdasarkan pemberitahuan. Aturan-aturan ini tidak akan berlaku surut, yang berarti bahwa mereka hanya akan berlaku untuk pesan yang belum dibaca.
Setelah Anda masuk ke akun email Outlook.com Anda, klik tombol "Pengaturan", kemudian pada opsi "Kelola Aturan" untuk membuat aturan baru.
Sekarang, klik tombol "Baru" untuk membuat aturan pertama Anda. Seperti yang Anda lihat, ada dua bagian utama. Di sebelah kiri, Anda akan menetapkan kondisi atau beberapa ketentuan untuk mengidentifikasi email yang akan diterapkan aturan baru Anda. Sisi kanan adalah tempat Anda menentukan tindakan apa yang akan dilakukan Outlook dengan email Anda.
Untuk contoh ini, kita akan memilih dua dari sembilan kondisi yang harus dipenuhi oleh email, serta dua dari delapan tindakan.
Kami akan terlebih dahulu mengklik pada tautan kondisi untuk menambahkan kondisi kedua. Mari kita katakan bahwa setiap email dari "[email protected]" yang memiliki kata "apel" di baris subjek harus dikirim ke folder bernama "Email Apple" dan harus dikategorikan sebagai "PENTING !!!"
Lakukan ini dengan mengedit aturan Anda hingga dua bagian terlihat seperti gambar di bawah ini.
Terakhir, klik "Buat Aturan" dan biarkan berlaku. Mulai sekarang, semua email dari [email protected] yang memiliki kata apel di dalamnya akan diklasifikasikan sebagai penting dan dipindahkan ke folder "Email Apple" Anda.
Jika Anda ingin mengedit salah satu aturan yang Anda buat sebelumnya, Anda hanya perlu mengklik pada aturan dan mengeditnya di jendela yang muncul. Untuk menghapus aturan, cukup klik pada keranjang sampah kecil di sebelah aturan.
Halaman "Kelola Aturan" bukan satu-satunya cara untuk membuat aturan untuk email Anda. Sebagai alternatif, jika Anda ingin membuat aturan berdasarkan email yang Anda terima, cukup temukan di Kotak Masuk Anda dan klik kanan di atasnya. Selanjutnya, pilih opsi "Buat Aturan".
Atau, Anda dapat mengklik pada email untuk membukanya dan membuat aturan dengan memilih opsi dari "Menu Diperpanjang."
Setelah Anda melakukan ini, Anda akan melihat jendela popup seperti yang ditunjukkan di bawah ini, di mana Anda dapat menyesuaikan aturan sesuai kebutuhan.
Penting untuk diingat bahwa Outlook.com akan secara otomatis memilih aturan yang Anda tetapkan dan menerapkannya berdasarkan urutan di mana mereka muncul di daftar aturan Anda. Inilah sebabnya mengapa penting untuk mengatur aturan Anda berdasarkan urutan kepentingannya. Cukup klik panah atas dan bawah di samping aturan untuk menempatkannya sesuai kebutuhan.
Sekarang Anda tahu cara membuat dan mengatur aturan Anda, Anda perlu tahu bahwa ada juga beberapa batasan pada aturan di Aplikasi Web Outlook.com. Ada batasan pada berapa banyak aturan yang dapat Anda buat. Untuk beberapa alasan, Anda hanya dialokasikan 64 KB untuk aturan Outlook.com Anda. Tidak ada jawaban pasti tentang berapa banyak aturan yang dapat Anda buat karena ukuran aturan akan bervariasi berdasarkan panjang aturan dan berapa banyak kondisi dan tindakan yang telah Anda tetapkan. Setelah Anda mencapai batas Anda, Outlook.com akan memberi tahu Anda bahwa Anda tidak dapat membuat aturan lagi. Ini adalah saat Anda perlu mengonsolidasikan aturan atau menghapus aturan lama yang tidak lagi diperlukan.
Selain batasan jumlah aturan yang diizinkan Anda buat, jika Anda juga menggunakan aplikasi desktop Microsoft Outlook dengan aturan, Anda mungkin mendapatkan peringatan bahwa aturan Anda bertentangan dengan aturan di aplikasi desktop. Anda perlu memeriksa ulang untuk memastikan Anda dapat menonaktifkan aturan yang bertentangan atau menghapusnya jika perlu.
Selamat, Anda sekarang tahu hampir semua hal yang perlu Anda ketahui tentang membuat, memanipulasi, dan menggunakan aturan di Microsoft Outlook Web App. Bersenang-senang mengelola komunikasi digital Anda dengan mudah di Outlook.com.
