Pembersihan Kotak Surat di Outlook adalah seperangkat alat yang dirancang untuk menyingkirkan sampah dari kotak surat Anda. Anda dapat menggunakannya untuk meninjau ukuran kotak surat Anda, membersihkan item secara otomatis berdasarkan ukuran dan tanggal, dan melakukan beberapa fungsi lainnya. Mari kita pergi melalui mereka dan lihatlah.
Pertama, Anda perlu membuka alat ini. Kepala ke File> Alat dan klik Pembersihan Kotak Surat.
Ada beberapa alat yang tersedia, dan kami akan mulai dengan melihat jumlah data di kotak surat Anda.
Kotak surat Outlook Anda terdiri dari folder-Kotak Masuk, Item Terkirim, Arsip, dan sebagainya — dan mengetahui ukuran folder membantu Anda melihat di mana semua email Anda berada. Untuk mencari tahu, klik "Lihat Ukuran Kotak Surat."
Ini akan membuka jendela Ukuran Folder, yang menunjukkan ukuran setiap folder. Secara default, ini terbuka di tab Data Lokal. Data lokal adalah data yang disimpan di komputer Anda dalam file .pst and.ost Anda.
Kolom menunjukkan nama folder, ukuran, dan ukuran total (yang merupakan ukuran termasuk sub-folder). Bagian terbaik dari tampilan ini adalah menampilkan folder yang mungkin tidak biasa Anda pertimbangkan, seperti kalender. Jika Anda memiliki beberapa tahun janji dan permintaan rapat, Anda dapat dengan mudah memiliki bongkahan kilobita yang layak dalam kalender yang dapat Anda bersihkan dengan menghapus acara lama.
Jika Anda ingin melihat ukuran folder di server email, klik tab "Data Server". Saat pertama kali Anda membuka tab ini, mungkin perlu sedikit waktu untuk mengisi data. Ini karena Outlook menghubungi server Exchange, meminta data pada file Anda (yang dihitung dengan cepat), lalu mengunduh dan menampilkan hasilnya.
Setiap kali Anda membuka tab ini, pengambilan data akan jauh lebih cepat, karena Exchange hanya harus melakukan analisis perbedaan dan sebagian besar folder tidak mengubah ukuran sebanyak itu. Setelah tab dimuat, Anda akan melihat ukuran folder di server Exchange. Ini mungkin tidak sama dengan ukuran di tab Data Lokal karena Outlook tidak selalu mengunduh semua pesan ke komputer Anda.
Misalnya, pada tab Data Lokal, Ukuran Total folder Arsip adalah 116805 kb, tetapi pada tab Data Server, Ukuran Total adalah 363399 kb-perbedaan 246594 kb (265 MB). Itu banyak surat tidak terlihat dalam data lokal. Apa yang sedang terjadi?
Secara default, Outlook hanya menyimpan sejumlah email pada klien lokal Anda untuk memastikan email Anda tidak memakan terlalu banyak ruang. Pada komputer dengan hard disk lebih besar dari 64gb (yang sebagian besar dari mereka saat ini), Outlook hanya akan menyimpan email dari tahun lalu di komputer Anda. Email yang lebih lama disimpan di server email, dan Anda dapat mengaksesnya. Anda dapat mengunduh email yang lebih lama, dan ubah default ini jika Anda mau. Ingatlah bahwa Anda dapat mengubah default agar dapat diunduh kurang email juga, jadi jika Anda berjuang untuk ruang, Anda mungkin ingin mengubah default dari 1 tahun ke 6 bulan (atau kurang).
(Catatan: Ini hanya mempengaruhi akun yang menggunakan server Microsoft Exchange, seperti Hotmail, live.com, O365, dan beberapa akun perusahaan. Jika Anda menggunakan Outlook untuk mengunduh email dari penyedia lain seperti Google atau Yahoo, pengaturan ini diabaikan dan semua email diunduh.)
Sekarang Anda tahu berapa banyak data yang ada di folder Anda, Anda dapat memprioritaskan mana yang Anda bersihkan.
Jika Anda memiliki banyak surat di berbagai folder, Anda dapat mencari di seluruh kotak surat Anda untuk surat yang lebih lama atau lebih besar.
Ini sangat berguna jika Anda ingin menemukan email dengan lampiran besar yang dapat Anda hapus, atau berpindah dari Outlook ke hard drive atau layanan cloud. Sebagai contoh, jika Anda ingin menemukan semua surat di atas 5 MB, Anda dapat mengubah bidang "Temukan item yang lebih besar dari" menjadi 5.000 kb lalu klik tombol "Temukan".
Panel pencarian Outlook standar hadir dengan daftar surat yang berukuran minimal 5 MB.
Hasil ini hanya mengembalikan email, tetapi Anda dapat mengubah bidang “Tampilan” ke jenis file apa pun jika Anda ingin membuat jaring yang lebih luas.
Dari hasil pencarian, Anda dapat membuka setiap email dan menghapusnya atau menghapus lampiran. Jangan lupa untuk menyimpan lampiran sebelum menghapus atau menghapusnya jika Anda perlu menyimpannya.
Anda dapat mengatur parameter autoarchive untuk setiap folder di Outlook, sesuatu yang telah kami bahas sebelumnya sebagai bagian dari pandangan yang lebih luas untuk menjaga agar Outlook berjalan lancar. Jika Anda sudah mengatur aturan autoarchive, Anda bisa memulainya di Pembersihan Mailbox dengan mengklik tombol "AutoArchive".
Proses ini mengayun melalui semua folder di Outlook dan menerapkan aturan arsip otomatis apa pun yang Anda tetapkan. Jika Anda belum memasangnya, Anda mungkin khawatir tentang menekan tombol ini secara tidak sengaja, tetapi jangan khawatir - aturan default autoarchive adalah tidak melakukan apa-apa.
Jika Anda ingin "menghapus lembut" surat Anda dengan memindahkannya ke folder Item Terhapus dan Anda jarang mengosongkannya, opsi ini untuk Anda.
Catatan: Beberapa orang suka menggunakan folder Item Dihapus mereka sebagai semacam arsip, membuang barang-barang di sana dan tidak pernah mengosongkan folder. Ini bukan ide yang bagus, karena ada banyak cara Anda dapat mengosongkan folder Item Dihapus terlalu mudah. Sebaliknya, jika Anda perlu menyimpan pesan, siapkan arsip!
Klik "Lihat Ukuran Produk yang Dihapus" untuk melihat berapa banyak ruang yang diambil oleh item yang Anda hapus, lalu tarik napas dalam-dalam dan klik "Empty."
Ini akan menghapus semua item dari folder Item yang Dihapus. Jika itu membuat Anda takut dengan segala cara, luangkan waktu untuk memindahkan email penting ke Arsip Anda terlebih dahulu, tetapi Anda benar-benar harus mengosongkan item yang dihapus secara rutin dan tidak gunakan itu sebagai arsip.
Pilihan terakhir di Mailbox Cleanup adalah menghapus pesan konflik. Ini adalah email yang dianggap Outlook konflik dengan email yang ada karena mereka memiliki informasi header yang sama. Biasanya ini karena masalah sinkronisasi sementara dengan server Exchange, dan Anda harus dapat menghapus email ini tanpa masalah. Untuk melihat apakah Anda memiliki email di dalam folder Konflik, klik tombol "Lihat Ukuran Konflik" untuk melihat versi yang disaring dari jendela Ukuran Folder.
Jika ada email di sana, tutup jendela Ukuran Folder dan kemudian klik tombol "Hapus" di jendela Pembersihan Mailbox.
Itu alat Pembersihan Mailbox. Ini tidak terlalu mencolok, tetapi efektif dan berguna.
