Microsoft OneNote 2016 adalah alat pencatat gratis yang hebat, tidak hanya untuk Anda sendiri, tetapi juga jika Anda ingin berkolaborasi dalam catatan dan proyek dengan orang lain, seperti rekan kerja atau anggota keluarga. Kami akan menunjukkan beberapa cara berbeda untuk berbagi buku catatan OneNote Anda.
Untuk membagikan catatan dan buku catatan Anda di OneNote 2016 dengan orang lain, pastikan buku catatan Anda disinkronkan ke akun OneDrive Anda secara online, sehingga orang lain memiliki akses ke sana. Ini akan menyinkronkannya ke internet, tetapi tidak membuatnya tersedia secara otomatis untuk orang lain. Untuk melakukan itu, Anda harus membaginya secara manual dengan orang lain sehingga mereka dapat melihatnya dan, jika Anda mau, edit.
Untuk mengakses berbagai alat untuk berbagi catatan dan buku catatan di OneNote 2016, klik tab "File".
Di layar belakang layar, klik "Bagikan" di daftar item di sebelah kiri.
Anda dapat mengundang orang untuk melihat atau mengedit buku catatan Anda dengan mengirimi mereka email uisng opsi Berbagi dengan Orang di layar Share Notebook. Hanya orang yang Anda undang secara khusus yang dapat mengakses buku catatan Anda. Opsi Berbagi dengan Orang adalah default, sehingga dipilih secara otomatis pada layar Share Notebook.
Masukkan nama atau alamat email di kotak “Ketik nama atau alamat email”. Jika Anda memasukkan nama yang ada di buku alamat Outlook Anda, Anda akan diminta dengan kontak yang cocok dengan nama atau alamat email yang mulai Anda ketikkan, sehingga Anda dapat dengan mudah memilih orang yang Anda inginkan. Anda juga dapat mengklik tombol “Cari Buku Alamat untuk kontak” di sebelah kanan kotak Ketik nama atau alamat email. Untuk membagikan buku catatan Anda dengan banyak orang, letakkan titik koma di antara setiap alamat email.
Saat Anda berbagi buku catatan dengan yang lain, Anda dapat memilih untuk mengizinkan mereka melihat notebook atau mengizinkan mereka mengedit notebook juga. Untuk menentukan apakah mereka dapat mengedit notebook, pilih "Dapat mengedit" atau "Dapat melihat" dari daftar drop-down di sebelah kanan kotak Ketik nama atau alamat email.
Jika Anda ingin memasukkan pesan untuk penerima email, masukkan catatan di kotak di bawah alamat email.
Klik "Bagikan" untuk mengirim tautan ke orang yang Anda pilih untuk berbagi buku catatan.
Orang yang Anda bagikan buku catatan itu ditambahkan ke daftar Dibagikan dengan di bagian bawah layar.
Jika Anda memutuskan untuk mencabut akses bagi seseorang yang Anda bagikan buku catatan, klik kanan pada orang tersebut di daftar Dibagikan dengan dan pilih "Hapus Pengguna" dari menu popup. Anda juga dapat mengubah izin untuk orang itu di menu ini.
Orang yang Anda kirimi undangan akan menerima email yang berisi tombol "Lihat di OneDrive".
Ketika mereka mengklik tombol Lihat di OneDrive di pesan email, buku catatan terbuka di OneNote Online, di mana mereka dapat melihat dan mengedit, tergantung pada izin yang Anda tetapkan untuknya.
Jika Anda mengizinkan orang yang Anda bagi pakai buku catatan Anda untuk mengeditnya, tombol "Edit dalam Browser" tersedia di OneNote Online.
Berbagi buku catatan OneNote menggunakan tautan sama dengan berbagi dengan orang lain melalui email. Perbedaan utamanya adalah ketika Anda berbagi buku catatan dengan orang-orang melalui email, dan kemudian memutuskan Anda ingin mencabut akses ke notebook, Anda harus menghapus setiap pengguna secara terpisah, seperti yang dibahas di bagian sebelumnya. Namun, berbagi buku catatan menggunakan tautan memungkinkan Anda mencabut akses ke semua orang yang Anda bagikan buku catatan dengan sekali klik.
Untuk mendapatkan tautan berbagi, akses layar Share Notebook seperti yang dibahas di awal artikel. Klik "Dapatkan Tautan Berbagi" di bawah Bagikan.
Untuk mendapatkan tautan berbagi yang memungkinkan pengguna melihat buku catatan, tetapi tidak mengeditnya, klik "Buat Tautan" di sebelah kanan "Lihat Tautan".
Tautan ditampilkan dalam kotak di bawah Tautan Tampilan. Pilih teks tautan dan tekan Ctrl + C pada keyboard Anda untuk menyalinnya.
Anda dapat mengirim tautan melalui email ke orang-orang yang ingin Anda bagi dengan notebook. Anda juga dapat berbagi tautan dengan yang lain menggunakan media sosial, perangkat lunak perpesanan instan, perangkat lunak kolaborasi, memposting tautan di situs web, atau metode apa pun yang bekerja untuk Anda.
Ketika mereka mengklik tautan dalam pesan email, buku catatan terbuka di OneNote Online, sama seperti ketika kami menggunakan opsi Berbagi dengan Orang di bagian sebelumnya. Perhatikan bahwa karena kami berbagi buku catatan dengan Tautan Tampilan, tidak ada tombol Edit dalam Browser dan buku catatan tidak dapat diedit.
Jika Anda ingin berkolaborasi di notebook dengan seseorang dan memungkinkan mereka untuk membuat perubahan pada notebook, klik tombol "Buat Tautan" di sebelah kanan "Edit Tautan".
Sama seperti dengan Tautan Tampilan, Anda akan mendapatkan tautan yang dapat Anda salin dan kirim ke seseorang.
Untuk mencabut akses ke notebook, cukup klik tombol "Nonaktifkan Tautan" di sebelah jenis tautan yang Anda ingin berhenti bagikan. Setiap orang yang memiliki tautan itu tidak akan dapat mengakses notebook.
Dalam kedua kasus di atas, orang yang Anda bagikan buku catatan dengan mendapatkan akses ke seluruh notebook. Mungkin Anda ingin berbagi hanya bagian tertentu atau hanya beberapa catatan di notebook. Anda dapat membuat file PDF yang berisi catatan, bagian, atau seluruh buku catatan dan mengirimkan file itu ke siapa pun Anda ingin berbagi buku catatan. Klik tautan itu untuk petunjuk tentang mengekspor catatan ke format PDF.
Anda tidak perlu membuat catatan sendiri dalam pertemuan lagi. Anda dapat berbagi buku catatan OneNote dengan peserta pertemuan lainnya dan meminta mereka mencatat juga. Dengan begitu, Anda dapat yakin Anda tidak melewatkan item tindakan penting atau keputusan penting yang dibuat selama pertemuan.
Jika menghadiri rapat online di Skype atau Lync yang dijadwalkan menggunakan Outlook, Anda dapat berbagi buku catatan dengan peserta rapat lainnya menggunakan opsi Berbagi dengan Rapat di layar Share Notebook. Setelah Anda mengeklik tombol “Bagikan dengan Rapat” dan pilih rapat yang Anda hadiri, tautan ke buku catatan dikirim ke semua peserta rapat. Mereka dapat mengakses notebook dan semua orang dapat menambahkan ke notebook pada saat yang bersamaan.
Anda juga dapat menggunakan salah satu metode yang dibahas di bagian sebelumnya untuk berbagi buku catatan OneNote dengan yang lain dalam rapat.
Jika Anda sudah berbagi buku catatan dan sekarang Anda perlu memindahkan buku catatan itu ke lokasi yang berbeda, Anda dapat memindahkan notebook, tetapi itu tidak semudah hanya memilih lokasi baru. Anda harus memberi tahu semua orang yang telah Anda bagikan buku catatan dan mengikuti proses ini untuk benar-benar memindahkan buku catatan ke lokasi baru.
OneNote adalah program hebat untuk mengumpulkan informasi, bertukar pikiran, berbagi catatan dengan teman atau kolega Anda, dan untuk mengakses catatan dan dokumen Anda di hampir semua perangkat. Jika Anda telah menggunakan Evernote dan ingin beralih ke OneNote karena paket gratis yang lebih terbatas atau paket berbayar yang lebih mahal, Microsoft kini menyediakan alat gratis untuk bermigrasi dengan mudah dari Evernote ke OneNote.
