Cara Menyimpan Email (dan Item Lainnya) sebagai File di Microsoft Outlook

Anda dapat menyimpan email Outlook, kontak, dan janji Anda sebagai file individual. Menyimpan barang-barang ini dapat membantu Anda mengaksesnya dengan lebih cepat dan mudah nantinya. Ini adalah cara mudah untuk mencadangkan atau berbagi pesan tertentu, atau hanya membuatnya mudah diakses.

Cara Menyimpan Pesan Email sebagai File

Pertama, mari kita lihat cara menyimpan pesan sebagai file di Outlook. Ini dapat berguna jika Anda ingin salinan cadangan email di komputer Anda (atau untuk menyalin ke komputer lain), atau jika Anda ingin menggunakan pesan sebagai templat untuk pesan berikutnya nanti.

Mulai dengan membuka pesan yang ingin Anda simpan. Di jendela email, klik pada menu "File" pada Pita.

Pilih perintah "Save As".

Di menu "Save As", navigasikan ke lokasi yang Anda inginkan untuk menyimpan file, dan kemudian ketik nama untuk file tersebut. Secara default, nama Outlook dengan baris subjek pesan, tetapi Anda dapat mengubahnya ke apa pun yang Anda inginkan.

Anda juga dapat menyimpan pesan sebagai jenis file berbeda menggunakan menu dropdown "Save As Type". Standarnya adalah Format Pesan Outlook. Jika Anda memilih itu, Anda dapat mengklik dua kali file untuk membukanya di Outlook lagi. Namun, ada beberapa opsi lain yang dapat Anda pilih, juga:

• Hanya Teks: Saat Anda menyimpan pesan sebagai file Teks Saja, Anda hanya menyimpan kata-kata, bukan format atau gambar apa pun.
• Template Outlook: Menyimpan pesan Anda sebagai Template Outlook berarti Anda dapat menerapkan pemformatan untuk email di masa mendatang. Ketika Anda membuka file, Outlook membuat pesan baru dengan konten file yang kemudian dapat Anda tujukan dan kirimkan dalam perjalanannya.
• HTMLMenyimpan pesan Anda sebagai dokumen HTML berarti Anda menyimpan surel untuk dilihat di halaman web. Anda akan dapat membuka pesan di browser web apa pun.
• MHT: File MHT adalah file arsip halaman web. Seperti file HTML, itu dirancang untuk dilihat di browser web. Tidak seperti file MHT, file HTML menyimpan semua teks, kode, gambar, dan media lain ke dalam satu file tunggal.

Setelah selesai, klik tombol "Simpan".

Dan pesan Anda sekarang disimpan sebagai file.

Cara Menyimpan Pesan Email sebagai PDF

Anda juga dapat menyimpan email Anda sebagai PDF menggunakan Microsoft Office built-in PDF printer. Menyimpan sebagai PDF adalah cara hebat untuk menyimpan salinan cadangan pesan yang dapat Anda baca dengan semua format yang tepat.

Di jendela pesan, klik menu "File" pada Pita.

Klik perintah "Cetak".

Klik menu dropdown "Printer", dan kemudian pilih opsi "Microsoft Print to PDF".

Perhatikan bahwa jika Anda memiliki aplikasi lain yang membuat PDF yang diinstal di komputer Anda (atau jika Anda menggunakan macOS), opsi di sini mungkin berbeda. Misalnya, jika Anda memasang Adobe, kemungkinan Anda akan melihat opsi "Adobe PDF". Itu akan bekerja dengan baik.

Selanjutnya, klik tombol "Cetak".

Di jendela “Save PDF As” yang terbuka, pilih di mana Anda ingin menyimpan PDF Anda, ketikkan nama file, dan kemudian klik tombol “Save.

Anda sekarang telah menyimpan email Anda sebagai PDF.

Dan perhatikan, bahwa karena Anda hanya mencetak ke mesin render PDF, trik yang sama bekerja dengan cara yang persis sama untuk menyimpan item apa pun di Outlook (kontak, janji temu, dan sebagainya) ke PDF.

Cara Menyimpan Kontak sebagai File

Anda juga dapat menyimpan kontak sebagai file menggunakan Outlook. Ia bekerja hampir sama dengan menyimpan pesan, dan dapat berguna untuk membuat cadangan kontak individual, atau memindahkannya ke komputer baru. Kontak juga disimpan sebagai File VCard (CVF) -sebuah format yang digunakan oleh banyak aplikasi lain yang berfungsi dengan kontak. Ini juga memudahkan untuk mentransfer kontak ke aplikasi lain, atau mengirim informasi kontak kepada orang lain sehingga mereka dapat mengimpornya ke aplikasi apa pun yang mereka gunakan.

Dari jendela Kontak, klik "File" pada pita utama.

Klik perintah "Save As".

Di jendela “Save As”, arahkan ke tempat Anda ingin file kontak disimpan, dan ubah namanya jika Anda mau.

Sama seperti dengan pesan, Anda dapat memilih beberapa format file yang berbeda di sini dari menu tarik-turun "Save As Type":

• Hanya Teks: Saat Anda menyimpan kontak sebagai file Teks Saja, Anda hanya menyimpan kata-kata, bukan format atau gambar apa pun.
• Format Teks KayaMenyimpan kontak Anda sebagai file Teks Kaya berarti Anda dapat menyimpan beberapa jenis format yang berbeda, seperti cetak tebal dan italtik, bersama dengan gambar, di file Anda. Format ini dapat berguna jika Anda memiliki gambar dengan kartu kontak Anda.
• Format Pesan Outlook: Ketika Anda menyimpan kontak Anda di Format Pesan Outlook, Anda dapat membukanya di Outlook (bahkan di komputer lain) dan itu akan berfungsi seperti kontak Outlook lainnya. Tapi kemudian, itu akan berperilaku dengan cara yang sama jika Anda menyimpannya dalam format VCF default, jadi tidak ada banyak keuntungan di sini.

Setelah selesai, klik tombol "Simpan".

Anda sekarang telah menyimpan kontak Anda sebagai file.

Cara Menyimpan Janji Temu (atau Seluruh Kalender Anda) sebagai File

Dan seperti halnya dengan item Outlook lainnya, Anda juga dapat menyimpan janji Anda sebagai file. Meskipun tidak cukup berguna untuk membuat salinan cadangan janji temu individual, Outlook mendukung standar vCalendar, yang berarti Anda dapat menyimpan janji temu, mengirimnya ke orang lain, dan mereka kemudian dapat mengimpornya ke aplikasi yang didukung berbeda.

Buka janji yang ingin Anda simpan. Di jendela janji temu, klik menu "File" pada Pita.

Klik perintah "Save As".

Arahkan ke tempat Anda ingin menyimpan file penunjukan, dan kemudian beri nama.

Sama seperti dengan pesan dan kontak, Anda dapat memilih beberapa format file yang berbeda di sini dari menu dropdown “Save As Type”:

• Hanya Teks: Saat Anda menyimpan janji temu sebagai file Teks Saja, Anda hanya menyimpan kata-kata, bukan pemformatan atau gambar apa pun.
• Template Outlook: Menyimpan janji temu Anda sebagai Template Outlook berarti Anda dapat menerapkan pemformatan ke kalender atau janji kalender di masa mendatang.
• Format Pesan Outlook: Saat Anda menyimpan janji temu dalam format Pesan Outlook, Anda dapat membukanya lagi di Outlook, bahkan di komputer lain.
• HTMLMenyimpan pesan Anda sebagai dokumen HTML berarti Anda menyimpan janji temu untuk dilihat di halaman web.
• MHT: File MHT adalah file arsip halaman web. Seperti file HTML, itu dirancang untuk dilihat di browser web. Tidak seperti file MHT, file HTML menyimpan semua teks, kode, gambar, dan media lain ke dalam satu file tunggal.
• Format iCalendar:iCalendar adalah standar kalender lain yang memungkinkan Anda mentransfer informasi kalender ke berbagai aplikasi kalender.

Pilih apakah Anda ingin menyimpan satu janji atau seluruh kalender Anda. Menyimpan seluruh kalender Anda akan menyimpan semua data dalam kalender Outlook Anda saat ini.

Setelah selesai, klik tombol "Simpan".

Dan Anda sekarang berhasil menyelamatkan janji atau kalender Anda.