Microsoft Office memungkinkan Anda mengenkripsi dokumen Office dan file PDF Anda, sehingga tidak ada orang yang dapat melihat file kecuali mereka memiliki kata sandi. Versi Office modern menggunakan enkripsi aman yang dapat Anda andalkan - dengan asumsi Anda menetapkan kata sandi yang kuat.
Petunjuk di bawah ini berlaku untuk Microsoft Word, PowerPoint, Excel, dan Access 2016, tetapi prosesnya harus serupa di versi Office terbaru lainnya.
Fitur perlindungan kata sandi Microsoft Office telah mendapatkan reputasi buruk di masa lalu. Dari Office 95 hingga Office 2003, skema enkripsi sangat lemah. Jika Anda memiliki dokumen yang dilindungi kata sandi dengan Office 2003 atau versi sebelumnya, kata sandi dapat dengan mudah dan cepat dilewati dengan perangkat lunak peretasan kata sandi yang tersedia secara luas.
Dengan Office 2007, Microsoft menjadi lebih serius tentang keamanan. Office 2007 beralih ke Advanced Encryption Standard (AES) dengan kunci 128-bit. Ini secara luas dianggap aman, dan berarti Office sekarang menggunakan enkripsi yang nyata dan kuat untuk melindungi dokumen Anda ketika Anda menetapkan kata sandi. Kami menguji fitur enkripsi PDF dan menemukan bahwa ia menggunakan enkripsi AES 128-bit di Office 2016 juga.
Ada dua hal besar yang perlu Anda waspadai. Pertama, hanya kata sandi yang sepenuhnya mengenkripsi dokumen yang aman. Office juga memungkinkan Anda untuk menyetel kata sandi ke "Batasi Mengedit" dari teori file-in, memungkinkan orang untuk melihat file tetapi tidak mengeditnya tanpa kata sandi. Jenis kata sandi ini dapat dengan mudah dipecahkan dan dihapus, memungkinkan orang untuk mengedit file.
Selain itu, enkripsi Office hanya berfungsi dengan baik jika Anda menyimpan ke format dokumen modern seperti .docx. Jika Anda menyimpan ke format dokumen lama seperti .doc-yang kompatibel dengan Office 2003 dan sebelumnya-Office akan menggunakan versi enkripsi yang lebih lama dan tidak aman.
Namun, selama Anda menyimpan file Anda dalam format Office modern dan menggunakan opsi "Enkripsi dengan Kata Sandi" alih-alih opsi "Batasi Pengeditan", dokumen Anda harus aman.
Untuk kata sandi melindungi dokumen Office, pertama buka di Word, Excel, PowerPoint, atau Access. Klik menu "File" di sudut kiri atas layar. Pada panel Info, klik tombol "Protect Document" dan pilih "Encrypt with Password."
Tombol ini hanya bernama "Lindungi Dokumen" di Microsoft Word, tetapi itu bernama sesuatu yang mirip di aplikasi lain. Cari "Protect Workbook" di Microsoft Excel dan "Lindungi Presentasi" di Microsoft PowerPoint. Di Microsoft Access, Anda hanya akan melihat tombol "Enkripsi dengan Kata Sandi" pada tab Info. Langkah-langkahnya akan bekerja dengan cara yang sama.
CATATAN: Jika Anda hanya ingin membatasi pengeditan dokumen, Anda dapat memilih "Batasi Mengedit" di sini, tetapi seperti yang kami katakan, itu tidak terlalu aman dan dapat dengan mudah dilewati. Anda lebih baik mengenkripsi seluruh dokumen, jika Anda bisa.
Masukkan kata sandi yang ingin Anda enkripsi dengan dokumen. Anda akan ingin memilih kata sandi yang bagus di sini. Password yang lemah dapat dengan mudah ditebak dengan cracking software jika seseorang mendapatkan akses ke dokumen.
Peringatan: Anda akan kehilangan akses ke dokumen jika Anda lupa kata sandi Anda, jadi tetap aman! Microsoft menyarankan Anda menuliskan nama dokumen dan kata sandinya dan simpan di tempat yang aman.
Ketika dokumen dienkripsi, Anda akan melihat pesan “Kata sandi diperlukan untuk membuka dokumen ini” pada layar Info.
Saat berikutnya Anda membuka dokumen, Anda akan melihat kotak "Masukkan kata sandi untuk membuka file". Jika Anda tidak memasukkan kata sandi yang benar, Anda tidak akan dapat melihat dokumen sama sekali.
Untuk menghapus perlindungan kata sandi dari dokumen, klik tombol "Protect Document" dan pilih "Encrypt with Password" lagi. Masukkan kata sandi kosong dan klik "OK." Kantor akan menghapus kata sandi dari dokumen.
Anda juga dapat mengekspor dokumen Office ke file PDF dan kata sandi melindungi file PDF itu. Dokumen PDF akan dienkripsi dengan kata sandi yang Anda berikan. Ini berfungsi di Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint.
Untuk melakukan ini, buka dokumen, klik tombol menu "File", dan pilih "Ekspor." Klik tombol "Buat PDF / XPS" untuk mengekspor dokumen sebagai file PDF.
Klik tombol "Opsi" di bagian bawah jendela dialog simpan yang muncul. Di bagian bawah jendela opsi, aktifkan opsi "Enkripsi dokumen dengan kata sandi" dan klik "OK."
Masukkan kata sandi yang ingin Anda enkripsi file PDF dengan dan kemudian klik "OK."
Setelah selesai, masukkan nama untuk file PDF dan klik tombol "Publikasikan". Office akan mengekspor dokumen ke file PDF yang dilindungi kata sandi.
Peringatan: Anda tidak akan dapat melihat file PDF jika Anda lupa kata sandinya. Pastikan untuk melacaknya atau Anda akan kehilangan akses ke file PDF Anda.
Anda harus memasukkan kata sandi file PDF ketika Anda membukanya. Misalnya, jika Anda membuka file PDF di penampil PDF standar Microsoft Edge-Windows 10-Anda akan diminta memasukkan kata sandi sebelum Anda dapat melihatnya. Ini juga berfungsi di pembaca PDF lainnya.
Fitur ini dapat membantu melindungi dokumen yang sangat sensitif, terutama saat Anda menyimpannya di drive USB atau di layanan penyimpanan online seperti Microsoft OneDrive.
Enkripsi full-disk seperti Enkripsi Perangkat dan BitLocker pada PC Windows atau FileVault pada Mac lebih aman dan tidak menyakitkan untuk melindungi semua dokumen di komputer Anda, namun-terutama jika komputer Anda dicuri.
