Mesin faks masih mengangkut truk di kantor-kantor di seluruh dunia. Instansi pemerintah, pengacara, dokter, dan organisasi lain yang bergerak lambat sering masih membutuhkan faks - paling-paling itu adalah kejahatan yang diperlukan.
Faks sering dianggap lebih aman daripada email, meskipun sebenarnya tidak. Mesin faks berkomunikasi melalui saluran telepon tanpa enkripsi dan mesin faks sering disimpan di area sibuk di mana dokumen dapat dengan mudah diambil oleh siapa saja.
Ada banyak alternatif untuk mengirim faks. Jika Anda tidak dibatasi oleh undang-undang atau karena orang di ujung lain menuntut Anda menggunakan faks, cobalah salah satu dari alternatif ini:
Anda mungkin harus menandatangani dokumen dan mengirimkannya kepada seseorang, dan setelah mereka dicetak Anda mungkin tergoda untuk mengirim faks. Lagi pula, alternatifnya adalah mencetak dokumen, menandatanganinya, memindai kembali ke komputer Anda, dan mengirimnya melalui email. Daripada membuang-buang waktu Anda melakukan ini, Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk menerapkan tanda tangan nyata Anda ke dokumen di komputer Anda. Cukup ambil tanda tangan Anda sekali dan itu akan disimpan sebagai gambar yang dapat Anda terapkan pada dokumen. Anda dapat dengan mudah menandatangani dokumen masa depan tanpa mencetaknya.
Jika Anda memiliki tablet dengan stylus, Anda bahkan dapat menggunakan stylus untuk menandatangani dokumen langsung di layar Anda.
Layanan faks online memungkinkan Anda untuk mengirim faks dokumen tanpa perlu mesin faks sendiri atau bahkan saluran telepon. Anda menggunakan antarmuka berbasis web untuk mengunggah dokumen dan memasukkan nomor telepon penerima. Layanan itu sendiri menangani semua hal yang ada di mil terakhir, mengirim faks dokumen Anda ke mesin faks jarak jauh melalui saluran telepon mereka sendiri.
Jika Anda hanya perlu mengirim faks jarang, layanan ini akan memungkinkan Anda untuk mengirim beberapa halaman di sana-sini tanpa menghabiskan satu sen. Jika Anda harus mengirim dokumen faks lebih sering, Anda mungkin harus membayar sesuatu - tetapi Anda harus membayar untuk mesin faks dan saluran telepon.
Layanan ini secara teknis melibatkan pengiriman faks, tetapi setidaknya mereka tidak ingin menggunakan mesin faks tua yang kikuk dan tidak mengharuskan Anda memiliki telepon darat.
Menerima faks bisa menjadi sakit kepala jika Anda memiliki kantor di rumah. Mesin faks Anda harus menyala dan mendengarkan faks setiap saat. Anda memerlukan saluran khusus untuk menerima faks sehingga Anda tidak ketinggalan faks saat Anda sedang menggunakan telepon. Anda dapat mencoba meminta orang untuk mengirimkan dokumen melalui faks pada waktu tertentu ketika Anda yakin telepon rumah Anda tidak diikat.
Daripada berurusan dengan semua omong kosong ini, minta orang untuk memindai dan mengirim dokumen melalui email kepada Anda. Anda juga dapat menggunakan alat lain jika Anda tidak ingin mengandalkan email - misalnya, Anda dapat menggunakan JotForm bersama Dropbox untuk membuat laman web tempat orang-orang dapat mengunggah file PDF dan mereka akan muncul di folder di Dropbox Anda.
Anda juga dapat mencoba menggunakan layanan yang memberi Anda nomor faks khusus dan memungkinkan Anda menerima faks di sana. Ini umumnya biaya uang - setelah semua, layanan faks harus membayar untuk nomor telepon darat khusus dan memantau untuk Anda. eFax memang menawarkan 10 halaman masuk gratis setiap bulan, meskipun mereka tidak memberi Anda halaman keluar gratis. HelloFax memungkinkan Anda mengirim lima halaman gratis, tetapi itu saja. Setiap layanan faks online gratis memiliki tangkapan seperti ini - ada tawaran gratis untuk menarik Anda masuk, sementara Anda harus membayar untuk fitur yang paling penting. Faxing melibatkan interfacing dengan mesin faks dan nomor telepon darat, dan itu tidak gratis. Ini juga sering digunakan untuk tujuan bisnis, dan bisnis bersedia mengeluarkan uang untuk hal semacam ini.
Jika Anda tidak ingin berurusan dengan layanan online atau surat siput dan Anda benar-benar tidak punya pilihan selain mengirim dokumen sesekali sebagai faks, masih ada alternatif untuk membeli mesin faks Anda sendiri dan menggunakan telepon darat. Anda mungkin dapat mengunjungi toko lokal yang menawarkan penyalinan dan mereka akan membiarkan Anda membayar beberapa sen untuk mengirim faks. Ini tidak ideal jika Anda sering mengirim faks, tetapi jika Anda harus mengirim faks satu kali per tahun, ini bisa menjadi pilihan yang oke.
Tentu saja, ini masih melibatkan penggunaan mesin faks. Beberapa organisasi hanya meminta faks dan Anda mungkin tidak merasa nyaman mengunggah dokumen yang sangat sensitif ke layanan faks berbasis web. Tidak banyak yang dapat Anda lakukan jika Anda harus berurusan dengan organisasi yang menuntut faks.
Faks masih akan bersama kami untuk sementara waktu, jika hanya karena peraturan yang mendorong perawatan kesehatan dan organisasi hukum untuk tetap menggunakan sistem faks yang lebih tua daripada alternatif modern.
Kredit Gambar: Abhisek Sarda di Flickr, cerita tentang youkai yang mengembara di Flickr, AuthenticEccentric di Flickr
