Jika Anda telah menggunakan Outlook untuk waktu yang cukup lama, Anda mungkin memiliki beberapa aturan yang disiapkan untuk membantu Anda mengelola gelombang surut surel. Jika Anda memiliki komputer baru, atau Anda sedang menginstal ulang Windows, Anda tidak perlu mengatur semuanya kembali-hanya mengekspornya.
Aturan di Outlook adalah serangkaian langkah yang Anda tetapkan secara otomatis mengambil tindakan tertentu pada pesan email saat diterima. Misalnya, Anda dapat secara otomatis menampilkan pemberitahuan ketika Anda menerima email penting, memindahkan email serupa ke dalam folder tertentu, atau menandai pesan untuk ditindaklanjuti pada waktu tertentu.
Untungnya, Outlook memiliki cara untuk mendukung aturan ini. Ini berguna jika Anda harus menginstal ulang Windows, mengatur Outlook di komputer baru, atau berbagi aturan Anda dengan orang lain.
Untuk memulai, pastikan tab "Beranda" aktif. Di bagian "Pindah", klik "Aturan" dan pilih "Kelola Aturan & Pemberitahuan" dari menu tarik-turun.
CATATAN: Anda juga dapat mengakses aturan dan peringatan dengan mengklik tab "File" dan kemudian mengklik tombol "Manage Rules & Alerts" pada layar "Informasi Akun".
Kotak dialog “Aturan dan Pemberitahuan” ditampilkan. Pada tab "Aturan E-mail", klik "Opsi" pada bilah alat di atas daftar aturan yang Anda buat.
CATATAN: Semua aturan yang tercantum di sini akan dicadangkan, bukan hanya aturan yang dipilih.
Pada kotak dialog “Opsi”, klik “Aturan Ekspor”.
Kotak dialog "Simpan Ekspor sebagai Aturan" ditampilkan. Arahkan ke folder tempat Anda ingin menyimpan file cadangan aturan Anda. Masukkan nama untuk file cadangan Anda di kotak edit “Nama file”. The "Aturan Wizard aturan (* .rwz)" jenis dipilih secara default di daftar buka bawah "Simpan sebagai tipe" dan ekstensi .rwz secara otomatis ditambahkan ke file. Jika Anda berbagi aturan dengan orang lain menggunakan versi Outlook yang sama dengan Anda, klik "Simpan". Jika Anda berbagi file aturan dengan seseorang yang menggunakan versi Outlook yang lebih lama, Anda harus memilih jenis file aturan yang berbeda sebelum menyimpan file, seperti yang dibahas di bawah ini.
Selain format file aturan untuk versi Outlook saat ini, daftar drop-down "Simpan sebagai tipe" menyediakan tiga format tambahan untuk file aturan, untuk orang-orang yang masih menggunakan Outlook 2002, 2000, atau 98. Pilih salah satu dari opsi tersebut sesuai kebutuhan, lalu klik "OK" untuk menyimpan file aturan.
CATATAN: Jika Anda berbagi aturan dengan beberapa orang menggunakan Outlook versi lama yang berbeda, pilih versi yang paling awal, karena file aturan yang lebih lama selalu dapat dibuka di versi Outlook yang lebih baru.
Setelah Anda mengekspor file aturan Anda, klik "OK" pada kotak dialog "Opsi" dan "Aturan dan Peringatan" untuk kembali ke layar Mail utama (atau layar "Informasi Akun", tergantung di mana Anda memulai).
Sekarang Anda dapat membuat cadangan file .rwz ke drive eksternal atau jaringan atau membagikannya dengan orang lain.
Sekarang, katakanlah Anda telah menyiapkan komputer baru Anda, menginstal Office, mengimpor file data Outlook yang Anda cadangkan (aturan tidak disimpan dalam file data Outlook) dari komputer lama Anda, dan Anda siap untuk memeriksa email. Mari impor aturan yang Anda buat dan cadangkan, sehingga Outlook dapat secara otomatis mengambil tindakan pada email saat masuk. Buka kotak dialog "Aturan dan Pemberitahuan" di salah satu dari dua cara yang telah kita bahas sebelumnya. Perhatikan bahwa daftar aturan kosong. Untuk memperbaikinya dan mengimpor aturan Anda, klik "Opsi".
Pada kotak dialog "Opsi", klik "Impor Aturan".
Kotak dialog “Impor Aturan dari” ditampilkan. Arahkan ke folder tempat Anda menyimpan file cadangan aturan, pilih file .rwz, lalu klik "Buka".
Anda akan melihat bahwa daftar aturan pada kotak dialog "Aturan dan Pemberitahuan", di belakang kotak dialog "Opsi" yang masih terbuka, terisi dengan aturan khusus Anda. Klik "OK" pada kotak dialog "Opsi" untuk menutupnya dan kembali ke kotak dialog "Aturan dan Pemberitahuan".
Jika Anda memeriksa email sebelum mengimpor aturan Anda, Anda dapat menjalankan aturan Anda sekarang pada email yang sudah Anda terima. Untuk melakukan ini, klik "Jalankan Aturan Sekarang" pada bilah alat di atas daftar aturan pada kotak dialog "Aturan dan Pemberitahuan".
Pada kotak dialog "Run Rules Now", pilih aturan yang ingin Anda jalankan dan klik "Run Now". Setelah aturan berjalan, klik "Tutup" dan kemudian klik "OK" pada kotak dialog "Aturan dan Pemberitahuan" untuk menutupnya. Sekarang, aturan Anda akan berjalan secara otomatis, memeriksa email yang Anda terima dan melakukan tindakan yang Anda tentukan, semua di belakang layar.
CATATAN: Beberapa aturan mungkin tidak berfungsi pada komputer lain jika ada folder tertentu, orang, dll. Yang digunakan dalam aturan yang dibuat di komputer asli, tetapi tidak tersedia di komputer lain.
