Cara Mengirim Email kepada Profesor Anda dan Dapatkan Tanggapan Cepat

Foto oleh uniinnsbruck

Profesor adalah beberapa orang tersibuk di sekitar. Mereka harus memberi kuliah, mengadakan jam kerja, bekerja dengan mahasiswa pascasarjana dan rekan kerja, menghadiri konferensi dan acara publik lainnya, dan melakukan, mempublikasikan dan menyajikan penelitian. Tetapi meskipun mereka kekurangan waktu, ada cara untuk berkomunikasi dengan mereka melalui email dan mendapatkan respons yang tepat waktu sehingga Anda dapat terus melakukan pekerjaan Anda dengan lebih sedikit kemunduran.

Letakkan Muka pada Nama

Sangat ideal untuk bertemu dengan profesor Anda sebelum mengirim email pertama itu. Perkenalkan diri Anda selama minggu pertama sekolah. Biarkan profesor Anda tahu tentang minat Anda, pertanyaan Anda, atau sesuatu yang lain yang unik bagi Anda. Menunjukkan bahwa Anda cukup peduli untuk mengenal mereka secara lebih pribadi mendorong mereka untuk menanggapi tepat waktu ketika datang ke permintaan Anda. Kesan yang lebih baik Anda pergi, semakin baik mereka dapat mengingat Anda.

Ketika tiba saatnya untuk mengirim email pertama itu dengan pertanyaan tentang tugas, profesor Anda akan dapat menempatkan wajah Anda ke nama Anda. Itu membantu mereka memasukkan email Anda ke dalam konteks. Jika mereka sudah berhasil berkomunikasi dengan Anda di masa lalu, mereka akan lebih mau berkomunikasi lagi tanpa ragu-ragu. Dan mungkin mereka sudah percaya bahwa Anda adalah murid yang serius.

Gunakan Baris Subjek Terperinci

Baris subjek adalah segalanya ketika datang untuk mendapatkan tanggapan yang tepat waktu ke email. Pertama-tama, ketika orang menerima email dari pengirim yang tidak mereka kenal, mereka melihat ke baris subjek untuk mencari petunjuk. Berdasarkan baris subjek saja, mereka dapat menghapus email yang terlihat spam atau tidak penting bagi mereka.

Sekarang, para profesor diwajibkan untuk menanggapi email siswa untuk masalah-masalah administrasi dan terkait kelas. Tetapi baris subjek masih penting untuk mendapatkan ke profesor Anda dengan cepat. Buatlah baris subjek sehingga setelah melihatnya, profesor Anda membuka dan membacanya dengan segera - daripada mengajukannya untuk dibaca nanti. (Tujuan berikutnya adalah membuat email sedemikian rupa setelah membaca, profesor Anda segera menjawab, tetapi kita akan membahasnya di bagian selanjutnya.)

Jadi sebelum mengirim email Anda mempersempitnya ke tujuan spesifiknya. Nyatakan tujuan itu secara langsung yang Anda bisa di baris subjek.

Daripada menggunakan, "Saya ingin mendaftar di kelas Anda," sebutkan secara khusus nama kelas dan bagaimana mereka dapat membantu Anda mendaftar:

Semakin spesifik Anda bisa, semakin mudah Anda membuatnya untuk dosen Anda. Judul yang sangat spesifik memungkinkan mereka mengetahui secara sekilas apa yang diharapkan dari mereka.

Bersikap Sopan dan Formal

Setelah Anda menggunakan subjek yang bagus, Anda perlu memastikan bahwa pembukaan Anda tidak mencegah profesor Anda membaca pesan lengkap. Anda tidak ingin mengatakan "Hei" dan kemudian melanjutkan pesan Anda. Itu menetapkan nada tidak profesional yang dapat menjadi penghalang untuk komunikasi yang efektif. Anda ingin berbuat salah di sisi sopan santun.

Tulis pesan Anda dengan sopan dan hormat yang Anda bisa, bahkan jika itu berarti membiarkan beberapa ketidakakuratan. Sebagai contoh, katakanlah Anda mengambil kelas kuliah komunitas selama musim panas untuk memenuhi persyaratan umum. Instruktur Anda secara teknis bukan seorang profesor, tetapi baru mulai mengajar paruh waktu tahun ini.

Anda masih ingin menyebut mereka sebagai "Profesor" karena itu formal, sopan, dan itu menunjukkan bahwa Anda ingin sekali membangun komunikasi yang baik. Kesalahan di sisi sopan santun sampai dikoreksi - ketika instruktur Anda memaksa Anda untuk merujuk mereka sebagai “Mr. Bob ”atau“ Joey. ”

Berikut beberapa cara lain untuk menjaga pesan Anda sopan:

• Selalu menandatangani dengan nama Anda - lebih disukai pertama dan terakhir jika ada banyak siswa di kelas.
• Tutup dengan kalimat atau frasa yang menunjukkan penghargaan Anda karena mereka membaca pesan Anda. Ini bisa menjadi kalimat sebelum menandatangani nama Anda, seperti, "Saya menghargai Anda mencari Profesor John ini." Atau itu bisa saja menjadi "Terima kasih," diikuti dengan nama Anda.
• Tetap pada topik; terjadi tangen menunjukkan bahwa Anda tidak benar-benar menghormati waktu mereka, karena mereka mungkin memiliki ratusan email lain untuk sampai ke.
• Jangan berasumsi bahwa mereka akan melakukan apa pun yang Anda minta. Ada beberapa hal yang harus dilakukan para profesor untuk siswa, seperti memberi Anda izin untuk memasuki suatu kursus jika Anda memenuhi prasyarat. Namun demikian, jangan berasumsi bahwa mereka akan melakukan apa pun yang Anda minta. Anda tidak ingin menunjukkan sikap tidak hormat atau memberi mereka alasan untuk mempertimbangkan kembali bagaimana dan jika mereka ingin membantu Anda. Jadi, tanyakanlah dengan sopan, menunjukkan asumsi yang sedikit mungkin.

Gunakan Nama dan Label yang Tepat

Seperti yang sudah dibahas, gunakan label yang tepat dalam mata pelajaran spesifik Anda dan lihat profesor Anda dengan sopan. Pastikan untuk memiliki label, angka, tanggal, dan waktu yang benar. Jika Anda tidak jelas tentang waktu pertemuan atau secara tidak sengaja merujuk pada tes yang salah, profesor Anda harus meluangkan waktu ekstra untuk memeriksa ulang dan mungkin mengirim email kepada Anda lagi untuk kejelasan. Ini mengubah respons cepat yang berpotensi menjadi percakapan yang menjangkau beberapa email.

Tetap pada Point

Ketika Anda bersinggungan dengan email atau membocorkan informasi (pribadi) lebih dari yang diperlukan untuk tugas yang sedang dikerjakan, itu pada akhirnya akan membuang waktu membaca yang berharga bagi profesor Anda - seperti juga waktu Anda sendiri. Berpegang teguh pada poin adalah salah satu dari beberapa cara untuk mengurangi waktu yang dihabiskan mengirim email dan mengurangi kebutuhan untuk menulis email ekstra untuk klarifikasi.

Cari tahu kata-kata dan frasa yang tidak perlu, seperti, "Saya bertanya-tanya apakah," atau "Apakah Anda berpikir bahwa Anda mungkin ..." Sebaliknya, hanya mengajukan pertanyaan. Mungkin mengintimidasi untuk bersikap jujur ​​dengan profesor Anda, tetapi dengan latihan tidak akan lama. Karena Anda akan belajar mendapatkan poin secara profesional, dan itu membangun kepercayaan diri.

Berikut ini contoh pesan yang membutuhkan waktu lebih lama untuk membaca dan lebih mengganggu dalam bentuknya yang lebih panjang:

Seperti yang Anda lihat, formulir yang kental membuat pesan lebih efektif:

Jaga Singkat

Menjaganya agar tetap pendek mirip dengan tetap di titik. Idealnya, Anda tidak ingin lebih dari tiga hingga empat kalimat dalam satu paragraf. Dan Anda tidak ingin memasukkan satu pesan dengan terlalu banyak paragraf. Kecuali, Anda berbagi umpan balik atau cerita pribadi yang akan membantu profesor Anda mengenal Anda dan lebih memahami bagaimana mereka dapat membantu Anda.

Buat Permintaan Langsung

Bahkan jika Anda memiliki subjek yang bagus, Anda masih perlu menindaklanjuti pesan itu sendiri. Anda melakukannya dengan membuat permintaan Anda langsung. Mungkin lebih jelas jika Anda mengartikan permintaan sebagai pertanyaan. Atau jika Anda menggunakan pembuka “Tolong… [minta di sini].” Perlu diingat bahwa jika Anda mengirim email kepada profesor Anda hanya untuk mendapatkan pendapat mereka tentang suatu topik, itu masih merupakan permintaan karena Anda meminta mereka meluangkan waktu untuk berbagi apa yang mereka ketahui.

Buatlah permintaan Anda begitu jelas sehingga profesor Anda tidak akan memiliki pertanyaan tentang apa yang Anda minta dari mereka. Jika Anda dapat mencapai langkah penting ini, Anda dapat membantu profesor Anda mengambil tindakan segera setelah membaca email Anda. Dan bukan hanya Anda akan mendapat respon cepat dari mereka, tetapi Anda juga akan masuk ke kelas yang menunggu lebih cepat.

Mengikuti

Bahkan jika Anda berhasil menerapkan prinsip-prinsip di atas dalam mengirim email kepada profesor Anda, dan Anda tidak mendapatkan tanggapan yang tepat waktu, bisa jadi profesor Anda belum mendapatkan email Anda atau saat ini tidak tersedia untuk sementara waktu. Jangan khawatir tentang alasannya, cukup tindak lanjuti dengan sopan jika Anda belum mendengar kabar dari mereka dalam lebih dari dua hari. Kampus yang berbeda memiliki kebijakan atau budaya yang berbeda (bahkan jika tidak tertulis) untuk apa yang dianggap sebagai tanggapan yang tepat waktu, jadi mungkin bervariasi tergantung pada institusi Anda atau konteksnya.

Terapkan prinsip sampel yang tercantum di atas ke email tindak lanjut Anda. Jika karena alasan tertentu Anda masih belum berhasil, email tindak lanjut lain mungkin tepat setelah tiga hingga empat hari lagi (sekali lagi, tergantung pada situasinya). Atau mungkin sudah waktunya untuk berbicara dengan profesor Anda secara langsung. Jika itu masalahnya, pastikan Anda mencari tahu dari mereka cara terbaik berkomunikasi melalui email.

Berkomunikasi secara efektif dengan profesor Anda jika diperlukan sangat meningkatkan peluang Anda untuk berhasil di kelas tertentu. Jaga komunikasi tersebut tepat waktu, lancar dan produktif sehingga Anda dapat tetap fokus pada pekerjaan Anda.