Anda telah mengirim email dokumen, dan Anda harus menandatanganinya dan mengirimnya kembali. Anda dapat mencetak dokumen, menandatanganinya, lalu memindai kembali dan mengirimnya melalui email. Tapi ada cara yang lebih baik dan lebih cepat.
Kami akan menunjukkan cara cepat menambahkan tanda tangan Anda ke dokumen PDF apa pun, menyimpannya sebagai file PDF standar yang dapat dibaca di mana saja. Anda dapat melakukan ini di Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux-platform apa pun yang Anda sukai.
Pertama, mari kita meluruskan beberapa terminologi. Artikel ini membahas tentang elektronik tanda tangan, bukan digital tanda tangan, yang sama sekali berbeda. Tanda tangan digital secara kriptografi aman dan memverifikasi bahwa seseorang dengan kunci penandatanganan pribadi Anda (dengan kata lain, Anda) telah melihat dokumen dan memberinya wewenang. Ini sangat aman, tetapi juga rumit.
Tanda tangan elektronik, di sisi lain, hanyalah gambar tanda tangan Anda yang dilapis di atas dokumen PDF. Anda dapat melakukannya dengan semua jenis aplikasi, dan itulah yang dibutuhkan kebanyakan orang ketika mereka mengirimi Anda dokumen untuk ditandatangani. Kirimi mereka file PDF dengan tanda tangan digital dan mereka tidak akan tahu apa yang membuatnya. Bagi banyak bisnis, hanya menerima dokumen yang ditandatangani melalui email daripada memaksa Anda untuk mengirim faks adalah lompatan teknologi besar.
Jadi yakin, metode di bawah ini tidak sepenuhnya aman - tetapi tidak mencetak sesuatu, mencoretnya dengan pena, dan kemudian memindainya lagi. Setidaknya ini lebih cepat!
Meskipun Adobe Reader bukan penampil PDF paling ringan, ini adalah salah satu fitur yang paling banyak dikemas, dan sebenarnya memiliki dukungan yang sangat baik untuk menandatangani dokumen PDF. Pembaca PDF pihak ketiga lainnya mungkin menawarkan fitur ini, tetapi pada umumnya mereka mengharuskan Anda membeli versi berbayar sebelum menggunakan fitur tanda tangan mereka.
Untuk menandatangani dokumen menggunakan Adobe Reader, pertama buka dokumen PDF dalam aplikasi Adobe Acrobat Reader DC. Klik tombol "Isi & Tanda" di panel kanan.
Klik tombol "Masuk" pada bilah alat dan pilih "Tambah Tanda Tangan" untuk menambahkan tanda tangan Anda ke Adobe Acrobat Reader DC.
Jika Anda perlu menambahkan informasi lain ke dokumen, Anda dapat menggunakan tombol lain pada bilah alat untuk melakukannya. Misalnya, Anda dapat mengetik teks atau menambahkan tanda centang untuk mengisi formulir menggunakan tombol di toolbar Fill & Sign.
Anda dapat membuat tanda tangan dengan satu dari tiga cara. Secara default, Adobe Reader memilih "Type" sehingga Anda dapat mengetikkan nama Anda dan mengubahnya menjadi tanda tangan. Ini tidak akan terlihat seperti tanda tangan Anda yang sesungguhnya, jadi itu mungkin tidak ideal.
Sebagai gantinya, Anda mungkin ingin memilih "Draw" dan kemudian menggambar tanda tangan Anda menggunakan mouse atau layar sentuh. Anda juga dapat memilih "Gambar" jika Anda ingin menandatangani selembar kertas, memindai dengan pemindai, dan kemudian menambahkan tanda tangan Anda ke Adobe Reader. (Ya, ini memerlukan pemindaian, tetapi Anda hanya perlu melakukan ini sekali, setelah itu Anda dapat menggunakan tanda tangan itu pada dokumen apa pun yang Anda tandatangani secara elektronik di masa mendatang.)
Setelah membuat tanda tangan, klik "Terapkan" untuk menerapkannya pada dokumen. Biarkan tanda "Simpan Tanda Tangan" dicentang dan Anda dapat dengan cepat menambahkan tanda tangan ini di masa mendatang.
Posisikan tanda tangan Anda di tempat yang Anda inginkan dengan mouse dan klik untuk menerapkannya. Jika Anda memilih untuk menyimpan tanda tangan Anda, Anda akan menemukannya mudah diakses di menu "Daftar" di masa mendatang.
Untuk menyimpan dokumen PDF yang Anda tandatangani, klik File> Simpan dan pilih lokasi untuk file tersebut.
Pengguna Mac lebih beruntung daripada pengguna Windows. Aplikasi Pratinjau yang disertakan dengan macOS memiliki fitur penandatanganan dokumen terintegrasi. Berkat trackpad yang sangat baik di dalam MacBook, Anda dapat menggambar tanda tangan Anda di trackpad dengan salah satu jari Anda untuk memasukkannya ke dalam Pratinjau. Pada MacBook baru dengan trackpad "Force Touch", ini bahkan sensitif terhadap tekanan, memungkinkan tanda tangan yang lebih akurat.
Anda juga bisa hanya menandatangani selembar kertas dan "memindai" dengan webcam Anda, jika Anda lebih suka membuat tanda tangan Anda dengan cara kuno (atau jika Anda memiliki iMac tanpa trackpad).
Untuk menandatangani dokumen, buka dokumen PDF di Pratinjau (ini harus menjadi aplikasi default yang terbuka ketika Anda mengklik dua kali file PDF, kecuali Anda telah mengubahnya). Klik tombol “Show Markup Toolbar” berbentuk toolbox, lalu klik tombol “Sign” pada toolbar yang muncul.
Anda akan diminta untuk membuat tanda tangan dengan menyeret jari Anda di atas trackpad, atau dengan menandatangani selembar kertas dan memindai dengan webcam Anda. Tangkap tanda tangan Anda satu kali dan Pratinjau akan mengingatnya untuk masa depan.
Setelah Anda menangkap tanda tangan, Anda dapat memilihnya di menu yang muncul setelah Anda mengklik tombol "Masuk". Tanda tangan Anda diterapkan sebagai gambar yang dapat diseret dan diubah ukurannya agar sesuai dengan dokumen.
Opsi lain pada bilah alat memungkinkan Anda mengetik teks dan menggambar bentuk pada dokumen, memungkinkan Anda mengisi formulir, jika perlu.
Setelah selesai, klik File> Simpan untuk menyimpan PDF, menerapkan tanda tangan Anda ke file. Anda juga dapat mengeklik File> Duplikat untuk membuat salinan PDF dan menyimpan perubahan Anda ke dalam salinan baru file tanpa memodifikasi dokumen asli.
Jika Anda tidak menyukai Pratinjau karena alasan apa pun, Anda juga dapat menggunakan Adobe Reader DC pada Mac. Ini akan berfungsi seperti menandatangani dokumen di Windows, jadi lihat petunjuk di bagian Windows untuk informasi tentang itu.
Di iPhone atau iPad, Anda dapat menandatangani dokumen menggunakan fitur markup di aplikasi Mail iOS. Jika Anda memiliki Mac dan menggunakan Preview untuk menandatangani dokumen, tanda tangan Anda benar-benar akan melakukan sinkronisasi dari Mac Anda ke iPhone atau iPad sehingga Anda tidak perlu membuatnya untuk kedua kalinya.
Fitur ini nyaman, tetapi hanya berfungsi jika Anda ingin menandatangani dokumen di aplikasi Mail. Misalnya, Anda mungkin diemail dokumen PDF dan Anda mungkin perlu menandatanganinya dan mengirim email kembali.
Untuk melakukan ini, Anda harus menerima email dengan file PDF terlampir, ketuk lampiran PDF, dan klik ikon “Markup dan Balas” berbentuk toolbox di sudut kanan bawah layar saat melihat PDF.
Anda kemudian dapat menambahkan tanda tangan dengan mengetuk tombol tanda tangan di sudut kanan bawah layar Anda. Anda juga dapat mengetik teks dan menggambar pada dokumen, jika Anda suka.
Ketika Anda mengetuk "Selesai", aplikasi Mail akan secara otomatis membuat balasan ke email dengan dokumen yang Anda masukkan terlampir. Anda dapat mengetik pesan email dan kemudian mengirim dokumen yang ditandatangani.
Meskipun ini nyaman, ini hanya berfungsi di aplikasi Mail, jadi sangat terbatas. Jika Anda ingin melakukan ini dari aplikasi lain, Anda memerlukan aplikasi penandatangan pihak ketiga.
Ada beberapa opsi di sini, tetapi kami menyukai aplikasi Adobe Fill & Sign milik Adobe, yang memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen dalam jumlah tak terbatas secara gratis. Bahkan dapat mengambil gambar dokumen kertas dengan kamera Anda, sehingga Anda dapat membuat salinan digital formulir kertas. Anda dapat menandatangani dokumen dengan menulis di layar sentuh Anda dengan jari atau stylus, dan mereka juga memungkinkan Anda untuk mengetik teks ke dokumen PDF untuk mengisinya.
Untuk mendapatkan dokumen PDF dari aplikasi lain ke dalam Fill & Sign Adobe, cari file PDF di aplikasi lain, ketuk tombol “Bagikan”, dan pilih aplikasi Fill & Sign Adobe. Anda dapat mengetuk tombol tanda tangan untuk menandatangani dokumen dengan mudah. Setelah selesai, ketuk tombol "Bagikan" dalam Adobe Fill & Sign untuk mengirim dokumen yang ditandatangani ke aplikasi lain.
Jika Anda seorang bisnis yang mencari alat yang lebih lengkap, atau jika Anda tidak menyukai Adobe Sign & Fill, kami juga sangat menyukai SignNow. Ini bekerja sangat baik dan memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen dengan jari Anda. Anda dapat mendaftar hingga lima dokumen sebulan secara gratis, tetapi setelah itu membutuhkan biaya berlangganan bulanan. Itu adalah alternatif yang baik.
Android tidak dilengkapi dengan aplikasi bawaan yang dapat melakukan ini. Sebagai gantinya, Anda harus menggunakan aplikasi pihak ketiga. Sama seperti di iPhone dan iPad, kami menyukai Adobe Fill & Sign, yang memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen dalam jumlah tak terbatas per bulan secara gratis. Ini juga dapat mengambil gambar dokumen kertas dengan kamera Anda sehingga Anda dapat menandatanganinya secara elektronik.
Setelah menginstal aplikasi, Anda dapat membuka dokumen PDF di aplikasi dan ketuk tombol tanda tangan untuk menandatanganinya. Anda kemudian dapat membagikan dokumen yang ditandatangani dengan aplikasi lain dengan mengetuk tombol "Bagikan".
Sama seperti di iOS, kami juga menyarankan SignNow jika Anda menginginkan sesuatu yang sedikit lebih berisi fitur dan bersedia membayar (karena hanya menawarkan hingga lima tanda tangan sebulan gratis).
Di Chromebook, Anda akan menemukan berbagai layanan penandatanganan web yang berfungsi untuk Anda. Kami menyukai HelloSign, yang menawarkan antarmuka web yang baik serta aplikasi Chrome yang terintegrasi dengan Google Drive. Ini memungkinkan Anda untuk mendaftar ke tiga dokumen sebulan secara gratis.
Antarmuka web dasar HelloSign memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengunggah dokumen PDF dan menandatanganinya dengan menggambar tanda tangan Anda atau mengunggah gambar. Anda kemudian dapat mengirim dokumen yang ditandatangani secara langsung kepada seseorang atau mengunduh dokumen dan melakukan apa pun yang Anda inginkan.
Jika Anda tidak menyukai HelloSign, DocuSign juga berfungsi dengan baik di Chromebook, menawarkan aplikasi yang terintegrasi dengan Google Drive untuk ditandatangani dan ekstensi browser yang memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen dari Gmail. Tetapi DocuSign tidak menawarkan tanda tangan gratis. SignNow juga menawarkan aplikasi Chrome untuk Google Drive dan ekstensi untuk Gmail, tetapi aplikasi dan ekstensi tidak diulas dengan baik.
Ini sedikit lebih sulit di Linux, karena versi resmi Adobe Reader untuk Linux telah dihentikan. Bahkan versi lama, yang sudah ketinggalan zaman yang tersedia untuk Linux tidak memiliki fungsi ini, tidak juga pemirsa PDF terintegrasi yang populer seperti Evince dan Okular.
Anda mungkin ingin mencoba alat berbasis web seperti HelloSign, dibahas di bagian Chromebook di atas, untuk pengalaman termudah.
Jika Anda ingin menggunakan aplikasi desktop, Xournal mungkin adalah alat yang paling nyaman untuk menandatangani PDF di Linux. Ini dapat membubuhi keterangan PDF, menambahkan gambar ke mereka. Pertama, Anda harus membuat gambar tanda tangan Anda-menandatangani selembar kertas, pindai ke sistem Linux Anda, dan bersihkan. Anda bisa saja mengambil foto dengan kamera web atau kamera ponsel cerdas Anda juga. Anda mungkin ingin men-tweaknya di GIMP sehingga memiliki latar belakang transparan, atau pastikan Anda menandatangani secarik kertas putih dan bahwa latar belakang sepenuhnya putih.
Instal Xournal dari alat instalasi perangkat lunak distribusi Linux Anda, buka PDF, dan klik menu Tools> Image menu. Ini akan membiarkan Anda memasukkan gambar tanda tangan Anda, dan Anda dapat memposisikan ulang dan mengubah ukurannya seperlunya sehingga cocok di bidang tanda tangan.
Setelah benar-benar memindai dan membuat file gambar sedikit menyebalkan, tetapi Anda dapat menggunakan metode ini untuk menandatangani dokumen dengan cepat di masa mendatang setelah Anda mendapatkan gambar yang bagus dari tanda tangan Anda.
Kredit Gambar: Tim Pierce di Flickr
