Outlook tidak banyak berguna jika Anda tidak memiliki kontak. Tentu, Anda dapat memasukkan alamat email saat Anda pergi, tetapi itu memakan waktu dan rawan kesalahan. Lebih baik untuk memiliki kontak Anda sudah di Outlook, sehingga Anda dapat membuat pesan cepat hanya dalam beberapa klik.
Dalam artikel baru-baru ini, kami membahas cara memulai menggunakan Outlook, dan hari ini kami ingin memperluas itu untuk memasukkan bekerja dengan kontak. Kontak Anda akan menjadi pusat pengalaman Outlook Anda, orang-orang dengan siapa Anda berkorespondensi dan bagaimana Anda menggunakan aplikasi tersebut.
Seperti yang Anda harapkan, Anda dapat melakukan banyak manajemen kontak dengan Outlook, dan menyiapkan buku alamat sebelum Anda mulai menggunakannya akan sangat masuk akal.
Untuk mulai mengelola kontak Anda, hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah membuka mode People sehingga Anda dapat mulai bekerja. Ada beberapa cara untuk menambahkan kontak ke buku alamat Anda. Pada awalnya, Anda cenderung mengimpor buku alamat Anda dari sumber lain seperti webmail Anda atau program e-mail lainnya.
Catatan, untuk setiap akun email yang Anda miliki, Anda akan memiliki buku alamat. Dalam situasi khusus ini, kami memiliki buku alamat lokal untuk file data Outlook lokal kami, dan kami memiliki satu lagi yang terkait dengan akun email kami.
Bagaimanapun, mari kita bahas dasar-dasar sehingga jika Anda tidak memiliki buku alamat untuk diimpor, Anda dapat mulai menambahkan kontak secara manual. Dalam screenshot berikut, kami melihat sebagian dari buku alamat baru kami, yang benar-benar kosong, untuk saat ini.
Untuk memulai, cukup klik tombol "Kontak Baru" dan itu akan membuka jendela kontak baru. Hal pertama yang mungkin melompat ke arah Anda adalah betapa sibuknya hal itu muncul tetapi jangan takut, jika Anda melihat melewati banyak fitur pada Pita, Anda akan melihat bahwa itu adalah bentuk kontak standar yang biasa saja.
Mari kita potong pengejaran kemudian dan membuat kontak untuk How-To Geek dengan mengisi nilai yang sesuai. Anda juga dapat menambahkan gambar, yang tidak perlu, tetapi masih sentuhan yang bagus ke buku alamat yang membosankan dan membosankan.
Setelah Anda selesai memasukkan kontak atau kontak Anda, Anda akan ingin klik "Simpan & Tutup" atau Anda dapat mengklik "Simpan & Baru" untuk menghasilkan kontak lain. Ayo lakukan itu. Kami memiliki pilihan antara membuat kontak baru atau kontak baru untuk perusahaan yang sama.
Dalam hal ini, kita akan memilih yang terakhir untuk menghemat waktu dalam pengetikan, setelah itu kita akan mengklik "Simpan & Tutup" untuk mengungkapkan entri buku alamat baru kita.
Tidak buruk, kami sudah memiliki dua kontak yang dapat kami kirimi email, tetapi, man, ini memakan waktu. Akan jauh lebih mudah jika kita dapat memindahkan informasi kontak dari sumber lain ke Outlook.
Jika Anda menggunakan layanan webmail atau yang lain, kontak Anda kemungkinan besar ada dan perlu diimpor ke Outlook. Jika Anda ingin memasukkan setiap kontak satu per satu, maka Anda tentu saja dipersilahkan untuk melakukannya, tetapi kami sarankan mengimpor daftar kontak utama Anda, apakah itu dari Thunderbird, atau Gmail, atau layanan email lain.
Terlepas dari apakah Anda menggunakan Gmail atau Yahoo Mail !, atau Anda memiliki akun email dari tahun 1997 yang telah Anda simpan dan pertahankan dengan hati-hati, kontak dan semuanya, mau tidak mau Anda harus meletakkan kontak ke kontak Outlook secara massal.
Untuk melakukan ini, Anda dapat mengekspor kontak dari sumber lain dan kemudian mengimpornya ke Outlook. Biasanya ini mudah dicapai hanya dengan mengakses pengaturan atau opsi dari akun email atau klien Anda dan kemudian memilih opsi kontak ekspor.
Biasanya, yang perlu Anda lakukan adalah mengimpornya ke Outlook. Ini adalah proses yang cukup mudah, dan itu akan serupa di sebagian besar aplikasi email. Kami sarankan Anda membaca artikel kami, yang menjelaskan cara mengekspor dan mengimpor kontak ke Outlook, dan sebaliknya.
Anda mungkin pernah mendengar vCards (Virtual Card File atau .VCF), mungkin Anda bahkan telah menerima satu atau menggunakannya. vCards, adalah format kartu elektronik standar yang dapat Anda tukar dengan orang lain seperti melalui tanda tangan email atau lampiran.
Terlepas dari itu, ada beberapa cara Anda dapat menangani vCards di Outlook. Skenario yang paling mungkin adalah di mana Anda mungkin perlu mengimpor kontak dari atau mengekspor ke vCard. How-To Geek memiliki deskripsi lengkap tentang proses ini, yang akan segera mempercepat Anda dalam hal itu.
Terkadang, Anda mungkin memiliki banyak vCards yang disimpan dalam satu file vCard. Namun, jika Anda mencoba mengonversi file ini, hanya vCard pertama dalam file yang akan diimpor. Untuk mengatasi keterbatasan ini, Anda harus terlebih dahulu mengonversi ke file .CSV lalu mengimpornya ke Outlook. Kami sarankan Anda membaca artikel ini untuk penjelasan lengkap tentang proses itu.
Akhirnya, Anda dapat mengekspor semua kontak Anda ke vCards individu atau satu vCard master tunggal, seperti yang dijelaskan dalam paragraf sebelumnya. Sekali lagi, kami memiliki sedikit tutorial tentang cara melakukan ini, sehingga dengan itu Anda harus mempercepat cara mendapatkan vCards masuk dan keluar dari Outlook dengan relatif mudah.
Mari kita bahas kelompok sekarang karena dapat dengan cepat memecah pesan ke sekelompok jiwa pilihan memastikan Anda tidak lupa untuk memasukkan siapa pun dan menyelamatkan Anda dari mengetikkan nama masing-masing di bidang To:.
Untuk mengatur grup kontak, klik "Grup Kontak Baru" pada Pita.
Setelah terbuka, Anda harus terlebih dahulu memutuskan apa yang Anda ingin sebut grup Anda (di sini kami beri nama kami "CES 2015") dan kemudian klik "Tambah Anggota" dan pilih "Dari Kontak Outlook." Anda juga dapat membuat kontak baru pada terbang, atau pilih buku alamat lain, seperti jika Anda ingin menyertakan orang-orang dari direktori perusahaan Anda.
Dari daftar, kami memilih anggota grup kami. Ingat, Anda dapat memilih anggota dengan menahan "CTRL" dan mengklik kiri setiap anggota. Apapun, kapan pun Anda ingin menambahkan anggota baru, Anda memilih nama atau nama dan klik tombol “Anggota ->”, yang akan menambahkannya ke grup.
Setelah selesai, klik "OK."
Anda akan kembali ke layar manajemen grup, di mana Anda dapat meninjau anggota grup baru Anda dan membuat perubahan lainnya. Misalnya, Anda dapat meneruskan grup sebagai kontak Vcard atau Outlook, menambahkan catatan tentang grup, mengirim email ke seluruh grup, atau membuat rapat hanya dengan anggota grup tersebut.
Dalam kasus kami, kami hanya akan mengklik "Simpan & Tutup" untuk secara resmi membuat grup dan kembali ke jendela Outlook utama. Kami melihat sekarang grup baru kami di daftar kontak kami, dilambangkan dengan ikon grup. Di sebelah kanan, Anda dapat melihat anggota grup dan ada ikon untuk melakukan tindakan. Dalam contoh ini, hanya ikon e-mail yang tersedia, serta tombol "Edit".
Anda harus mencatat bahwa cara tercepat untuk mengirim email ke suatu grup adalah dengan hanya mengetikkan namanya di bidang To:, jadi dalam kasus ini, kita bisa mengetik "CES 2015" dan Outlook akan tahu untuk mengirim pesan ke semua orang di grup itu. .
Jika Anda mengklik "File -> Options", Anda dapat mengkonfigurasi Outlook dengan beberapa cara dalam beberapa kategori berbeda.
Ini adalah pilihan orang-orang Anda. Tidak seperti kategori lain dalam opsi Outlook, opsi People sedikit dan cukup mudah untuk dipilah.
Opsi yang akan Anda temukan di sini akan memungkinkan Anda memutuskan bagaimana nama-nama diajukan, apakah akan menampilkan indeks tambahan, dan untuk menampilkan status dan foto online.
Mengelola kontak Outlook cukup sederhana, tetapi seperti yang Anda lihat, Anda dapat melakukan lebih banyak hal untuk menjaga agar tetap terjaga dengan baik. Ini meminjamkan lebih banyak untuk melengkapi pengalaman Outlook Anda jika Anda mendapat lebih banyak informasi di kontak Anda daripada hanya nama dan alamat email.
Meskipun demikian, jika Anda masih ingin menggunakan sesuatu seperti Gmail sebagai penyedia email utama Anda, maka Anda masih dapat menggunakan Outlook untuk membantu Anda mengelola kontak Anda, sambil tetap menyinkronkan mereka dengan akun Gmail Anda.
