Jika Anda bekerja di kantor, maka kemungkinan Anda menghabiskan banyak waktu berurusan dengan email, kemungkinan besar di Microsoft Outlook. Sebaiknya luangkan sedikit waktu untuk mendapatkan Outlook untuk menampilkan informasi yang Anda butuhkan. Untuk email, cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan tampilan folder. Begini cara kerjanya.
Setiap tempat Anda menyimpan email Anda di Outlook - apakah itu kotak masuk, item terkirim, arsip, item yang dihapus, atau tempat lainnya - adalah folder. Masing-masing folder tersebut tampak sama secara default, dengan kolom yang berisi metadata tentang email, seperti pengirim, subjek, tanggal dan waktu yang diterima, dan seterusnya. Outlook mengelompokkan email berdasarkan tanggal (dengan yang terbaru di bagian atas), menata pesan yang belum dibaca dalam teks biru tebal, dan menampilkan pesan yang telah Anda baca dalam font hitam biasa.
Ini adalah tampilan folder default.
Tetapi Anda dapat mengubah pandangan itu jika Anda mau. Anda dapat membuat tampilan berbeda untuk setiap folder, atau Anda dapat membuat tampilan folder yang Anda suka dan menerapkannya ke setiap folder. Outlook bahkan memiliki beberapa pandangan bawaan alternatif yang bisa Anda gunakan.
Untuk mulai dengan, mari kita ubah ke salah satu tampilan bawaan lainnya dengan mengklik Tampilan> Ubah Tampilan.
Tampilan Ringkas adalah tampilan default yang digunakan setiap folder, tetapi Anda dapat mengubah ke salah satu dari dua lainnya:
Anda dapat menyesuaikan tampilan folder saat ini dengan mengklik View> View Settings.
Ini membuka jendela Pengaturan Tampilan Lanjutan, di mana Anda dapat mengubah segala macam hal tentang tampilan.
Kami akan mengubah kolom yang ditampilkan dan pengaturan pengurutan sebagai contoh. Klik "Kolom" untuk membuka jendela Tampilkan Kolom.
Pilih "Sebutkan" di kolom kanan, klik tombol "Hapus", dan kemudian klik "OK."
Kembali ke jendela Pengaturan Tampilan Lanjutan, klik tombol “Sortir” untuk membuka jendela Urutkan.
Di menu tarik-turun “Sortir menurut", pilih "Dari" lalu klik "OK."
Sekarang klik "OK" pada Pengaturan Tampilan Lanjut. Tampilan folder kini telah berubah sehingga kolom "Sebutkan" disembunyikan dan folder tersebut diurut oleh orang yang mengirim surat.
Ini hanyalah dua contoh cepat dari apa yang dapat Anda lakukan. Anda dapat menambah atau menghapus banyak kolom berbeda, mengelompokkan dan mengurutkan pesan dengan cara yang berbeda, dan bahkan mengubah font dan gaya yang digunakan untuk menampilkan pesan. Bermain-main dengan berbagai opsi untuk menemukan apa yang terbaik bagi Anda.
Setelah Anda menyesuaikan tampilan Anda, Anda dapat menerapkan tampilan yang sama ke folder lain tanpa harus menyesuaikan masing-masing. Klik View> View Settings lagi dan kali ini, klik perintah "Apply Current View to Other Folders".
Pilih folder yang ingin Anda terapkan tampilan dan kemudian klik "OK."
Anda dapat memilih banyak folder (atau subfolder) sesuai keinginan Anda.
Anda juga dapat menyimpan tampilan kustom Anda sebagai templat sehingga Anda dapat menerapkannya ke folder lain di masa mendatang. Klik View> View Settings lagi dan pilih "Save Current View sebagai Tampilan Baru".
Ini akan membuka jendela Tampilan Salin, di mana Anda dapat memberikan tampilan nama dan memilih siapa yang dapat melihat tampilan. Klik "OK" saat Anda menyiapkan semuanya.
Jika Anda mengklik View> View Settings lagi, Outlook akan menampilkan tampilan baru Anda sebagai opsi yang tersedia. Klik "Kelola Tampilan" untuk melihat semua tampilan yang Anda miliki aksesnya.
Jendela Kelola Semua Tampilan memungkinkan Anda menambahkan, mengedit, dan menghapus tampilan, serta melihat pengaturan yang diterapkan untuk setiap tampilan.
Jika Anda ingin membuat tampilan baru, klik tombol "Baru" di jendela Kelola Semua Tampilan. Ini akan membuka jendela Buat Tampilan Baru.
Pilih jenis tampilan dasar yang Anda inginkan untuk memulai dan klik tombol "OK". Jendela Pengaturan Tampilan Lanjutan terbuka, dan Anda dapat menyesuaikan tampilan Anda seperti yang Anda inginkan. Setelah selesai, klik "OK" sampai Anda kembali ke jendela Kelola Semua Tampilan dan kemudian klik "Terapkan Tampilan" untuk menerapkan tampilan ke folder saat ini.
Setelah Anda membuat tampilan baru, Anda dapat menerapkan ke folder lain, menyesuaikannya lebih lanjut, atau menggunakannya sebagai dasar untuk tampilan baru lainnya.
Jika Anda telah membuat beberapa penyesuaian pada tampilan yang ada, Anda dapat kembali ke tampilan yang ada dengan mudah. Ini adalah cara yang baik untuk mencoba berbagai hal tanpa harus khawatir akan membatalkannya jika perubahan tidak berhasil untuk Anda. Klik Lihat> Atur Ulang Tampilan untuk menghapus kustomisasi yang belum disimpan dari folder saat ini.
Dengan alat Tampilan ini, Anda dapat membuat folder berfungsi seperti yang Anda inginkan, dan mulai menjinakkan daftar pesan yang meluap.
