Jika Anda menuju ke luar kota, Anda mungkin ingin membuat catatan di email Anda untuk memberi tahu orang lain bahwa Anda tidak akan tersedia, atau untuk menghubungi orang lain saat Anda pergi.
Sebagian besar layanan email menyediakan cara untuk mengirim balasan otomatis ke pesan masuk saat Anda tidak tersedia untuk memeriksa email Anda. Berikut cara menyiapkan penjawab kala libur untuk layanan email paling populer.
Ketika datang ke setup penjawab liburan, Anda berada di salah satu dari beberapa kapal:
Kami akan menunjukkan cara menyiapkan penjawab kala libur di Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail (untuk akun Microsoft), Outlook.com, Outlook untuk Windows (untuk akun IMAP dan POP3), Exchange, dan bahkan di Apple Mail untuk Mac (untuk akun IMAP dan POP3).
Bagi Anda yang memiliki alamat Gmail, atau bahkan menjalankan perusahaan kecil yang menggunakan Google Apps, menyiapkan penjawab kala libur di Gmail itu sederhana. Cukup masuk ke akun Gmail Anda, klik pada menu Pengaturan di sudut kanan atas layar Anda dan pilih Pengaturan. Ketika halaman Pengaturan terbuka pada tab baru, gulir ke bawah hingga Anda melihat bagian yang disebut Penjawab kala libur. Pilihannya sangat intuitif. Cukup aktifkan penjawab Liburan, pilih hari Pertama dan Hari terakhir (jika ada), dan masukkan Subjek dan Pesan. Jika Anda tidak ingin tanggapan liburan dikirim ke siapa pun yang mengirimi Anda email, centang kotak "Hanya kirim tanggapan ke orang-orang di Kontak saya" untuk hanya mengizinkan tanggapan liburan dikirim ke orang-orang di daftar Kontak Google Anda.
Untuk mengatur tanggapan liburan di Yahoo Mail, buka browser dan masuk ke akun Yahoo Mail Anda. Kemudian, klik ikon roda gigi di sudut kanan atas jendela browser dan klik "Pengaturan" di tarik turun. Pada kotak dialog Pengaturan, klik "Respons Liburan" di daftar opsi di sebelah kiri, dan centang "Aktifkan respons otomatis selama tanggal-tanggal ini (inklusif)" kotak. Pilih tanggal Mulai dan Sampai dan masukkan balasan otomatis yang ingin Anda kirimkan. Jika Anda menginginkan respons berbeda yang dikirim ke satu atau beberapa domain tertentu, periksa "Respons berbeda terhadap email membentuk domain tertentu", masukkan domain, lalu masukkan pesan untuk dikirim ke email dari domain tersebut.
Yahoo juga memungkinkan Anda untuk memiliki tanggapan email yang berbeda berdasarkan siapa yang akan melakukannya. Cukup periksa kotak centang "Respons berbeda terhadap email dari domain tertentu" dan tambahkan domain email yang Anda inginkan tanggapannya berbeda.
Klik "Simpan" di bagian bawah kotak dialog Pengaturan setelah Anda selesai. Respons liburan Anda akan secara otomatis dikirim selama tanggal yang ditentukan.
Windows 10 Mail hanya memungkinkan Anda mengatur tanggapan liburan untuk akun email Microsoft, termasuk outlook.com, live, com, hotmail.com, dan akun Office 365. Untuk mengatur tanggapan liburan di Windows 10 Mail, buka aplikasi dan klik ikon roda gigi di sudut kiri bawah jendela. Kemudian, klik "Balasan Otomatis" pada panel Pengaturan yang meluncur di sebelah kanan dan pilih akun yang Anda ingin mengirim balasan otomatis dari dropdown "Pilih akun". Klik tombol slider "Kirim Balasan Otomatis" sehingga berubah menjadi abu-abu gelap dan membaca Aktif. Masukkan pesan yang ingin Anda kirim sebagai balasan otomatis di kotak di bawah tombol slider. Jika Anda ingin balasan hanya dikirimkan kepada orang-orang dalam daftar kontak Anda, centang kotak “Kirim balasan hanya ke kontak saya”. Anda dapat mengatur balasan otomatis untuk semua akun yang didukung di Mail, tetapi Anda harus melakukannya secara terpisah untuk masing-masing.
Untuk mengatur balasan otomatis di Outlook.com, buka http://www.outlook.com di peramban favorit Anda dan masuk ke akun email Microsoft yang Anda inginkan untuk mengirim balasan otomatis. Kemudian, klik ikon roda gigi di sudut kanan atas halaman Outlook.com dan pilih "Balasan otomatis" dari tarik-turun. Klik "Kirim balasan otomatis" pada panel yang meluncur keluar di sisi kanan jendela. Atur waktu Mulai dan Waktu selesai dan masukkan pesan yang Anda inginkan untuk dikirim secara otomatis. Pilih opsi lain yang Anda inginkan, seperti apakah Anda ingin balasan otomatis dikirim hanya kepada orang-orang dalam daftar Kontak Anda atau semua orang yang mengirimi Anda email.
Setelah selesai mengatur balasan otomatis Anda, klik "OK" di bagian atas panel. Pesan khusus Anda sekarang akan secara otomatis keluar selama periode waktu yang Anda tetapkan sebagai tanggapan terhadap email yang diterima yang memenuhi persyaratan yang Anda tetapkan.
CATATAN: Anda hanya dapat menggunakan Outlook.com dengan akun email Microsoft-live.com, outlook.com, hotmail.com, dan msn.com.
Jika Anda terhubung ke Microsoft Exchange Server (pada pekerjaan Anda, biasanya), Anda akan dapat memanfaatkan Out Of Office Assistant, yang sama dengan Vacation Responder. Untuk mengatur ini klik tab "File" untuk masuk ke tampilan backstage, dan klik tombol "Automatic Replies".
Dari sini, menyiapkan penjawab kala libur cukup mudah.Cukup klik opsi "Kirim balasan otomatis" dan centang kotak "Hanya kirim selama rentang waktu ini" jika Anda ingin membatasi balasan otomatis ke jangka waktu tertentu. Pilih tanggal dan waktu "Waktu mulai" dan "Waktu selesai". Kemudian, Anda dapat memasukkan pesan untuk dikirim “Di dalam Organisasi Saya” atau “Di Luar Organisasi Saya” atau keduanya.
Jika Anda tidak terhubung ke server Exchange di pekerjaan Anda, tetapi mungkin menggunakan Outlook di rumah, Anda dapat menyiapkan penjawab kala libur melalui prospek. Namun, ini hanya berfungsi jika PC Anda tetap aktif dan berjalan saat Anda pergi, jadi sebaiknya periksa dan lihat apakah akun email Anda mendukung responden liburan di layanan webmail-nya. Jika tidak, Outlook akan melakukan pinch.
Untuk menyiapkan penjawab kala libur di Outlook untuk Windows, Anda harus terlebih dahulu menyiapkan template email dengan pesan yang ingin Anda kirim. Untuk membuat template email, pada dasarnya Anda membuat pesan email baru, masukkan pesan yang ingin Anda simpan (tanpa To, Cc, Bcc, atau Subjek), lalu simpan pesan itu sebagai Template Outlook. Setelah Anda membuat template email Anda, buat aturan yang secara otomatis akan mengirim template email itu ke email yang diterima selama rentang tanggal tertentu.
Sekarang ketika seseorang mengirimi Anda email, template yang Anda pilih akan secara otomatis dikirim kepada mereka selama rentang waktu yang Anda tentukan.
Apple Mail tidak memiliki fitur bawaan untuk balasan di luar kantor, tetapi Anda dapat menyiapkan satu atau beberapa aturan untuk mengirim balasan khusus secara otomatis ke email masuk untuk akun IMAP atau POP3 apa pun yang telah Anda tambahkan ke aplikasi. Untuk menyiapkan balasan di luar kantor untuk akun email di Apple Mail, atur aturan di layar Aturan pada kotak dialog Preferensi (buka Mail> Preferensi, lalu klik tombol "Aturan"), tentukan ketentuan yang perlu dipenuhi (akun yang Anda ingin mengirim balasan otomatis) dan tindakan yang harus dilakukan (balas pesan dengan teks pesan tertentu). Anda juga dapat menambahkan ketentuan lain, seperti memeriksa apakah pengirim ada di kontak Anda atau tidak atau memeriksa bahwa bidang Ke memiliki alamat email tertentu.
Aturan tidak berlaku di luar kantor yang Anda buat dapat dibuat aktif atau tidak aktif di layar Aturan dengan mencentang atau tidak mencentang kotak di sebelah aturan. Karena Anda tidak dapat menetapkan rentang tanggal untuk aturan, Anda harus mengaktifkan aturan secara manual saat Anda ingin menjalankannya dan kemudian menonaktifkannya saat Anda tidak ingin menjalankannya lagi. Jadi, pastikan Anda tidak mencentang kotak untuk aturan pada kotak dialog Preferensi ketika Anda kembali dari liburan atau perjalanan bisnis Anda.
Selama aturan aktif, email apa pun yang diterima yang memenuhi ketentuan yang dipilih dibalas dengan pesan kustom yang Anda tetapkan. Setiap pengirim akan menerima balasan otomatis setiap kali mereka mengirimi Anda email.
CATATAN: Anda harus membiarkan Apple Mail terbuka di Mac agar aturan berjalan. Jika Anda menutup Apple Mail, balasan otomatis tidak akan dikirim, tetapi mereka akan segera setelah Anda membuka Apple Mail lagi dan menerima pesan email di kotak masuk Anda untuk akun yang dipilih dalam aturan. Akan lebih baik untuk menyiapkan penjawab kala libur dalam pengaturan email web layanan email Anda, jika tersedia, sehingga Anda tidak perlu meninggalkan komputer Anda.