Mencari melalui email Outlook dapat membuktikan menjadi tugas yang sulit jika Anda adalah seseorang seperti saya dengan beberapa file PST dan puluhan ribu email yang mencakup beberapa dekade. Sebagian besar lingkungan perusahaan menggunakan Outlook untuk email dan banyak orang akhirnya memiliki email bisnis dan pribadi yang disimpan di Outlook.
Dalam versi Outlook yang lebih lama, Anda memerlukan add-on pihak ketiga seperti Xobni untuk mencari email Anda dengan cepat. Untungnya, sejak Office 2010, Microsoft telah membuat fungsi pencarian yang dapat digunakan yang benar-benar berfungsi dan memungkinkan Anda menemukan email dengan cepat menggunakan berbagai macam filter. Anda dapat mencari teks, alamat, lampiran, pengirim, dll dan Anda dapat menyaring berdasarkan tanggal, ukuran, subjek, kepentingan dan banyak lagi.
Dalam artikel ini, saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana memastikan semua email Anda diindeks oleh Windows dan kemudian bagaimana melakukan berbagai jenis pencarian tergantung pada apa yang Anda cari.
Perhatikan bahwa artikel ini menganggap Anda bekerja di Office 2010, 2013 atau 2016 karena versi tersebut adalah yang terbaik untuk pencarian.
Sebelum Anda dapat melakukan pencarian cepat kilat di Outlook, Anda perlu memastikan semua email Anda telah diindeks. Untuk memeriksa ini, lanjutkan dan klik di kotak pencarian yang Anda lihat di bagian atas kotak surat email Anda.
Ketika Anda mengklik di kotak pencarian, Anda akan melihat Alat pencari tab muncul di pita. Di ujung kanan, klik Alat pencari dan kemudian klik Pilihan pencarian.
Dibawah Sumber-sumber, klik pada Opsi Pengindeksan tombol.
Ini akan membawa Anda ke Windows Opsi Pengindeksan layar tempat Anda dapat memilih dan memilih berbagai lokasi yang ingin Anda indeks. Jika Anda tidak melihat Microsoft Outlook dalam daftar, Anda perlu mengklik pada Memodifikasi tombol.
Silakan, periksa Microsoft Outlook dan kemudian klik OK.
Windows akan segera mulai mengindeks email dan Anda dapat memeriksa untuk melihat apakah sudah selesai dengan mengklik Status Indeks di bawah Alat Pencarian seperti yang ditunjukkan di atas.
Anda akan melihat pesan yang menunjukkan berapa banyak item yang tersisa untuk diindeks dan setelah selesai, itu akan mengatakan bahwa Outlook telah selesai mengindeks semua item Anda. Sekarang mari belajar cara mencari di Outlook.
Untuk memulai pencarian di Outlook, klik Inbox atau klik pada folder tertentu. Jika Anda mengklik Inbox, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut akan memiliki Cari Kotak Surat Saat Ini terdaftar. Anda dapat mengklik pada dropdown kecil ke kanan dan memilih dari opsi lain seperti Folder Saat Ini, Subfolder, dan Semua Item Outlook.
Saat Anda mengeklik Kotak Masuk, Kotak Surat Saat Ini secara otomatis dipilih. Ini akan mencari semua email di seluruh kotak surat termasuk semua yang ada di Kotak Masuk, Item Terkirim, Item yang Dihapus, Kotak Keluar, dll. Jika Anda mengklik folder tertentu, kotak pencarian akan menjadi default Folder Saat Ini, yang hanya akan mencari email di folder tertentu yang tidak termasuk sub-folder.
Jika Anda memiliki folder yang memiliki sub-folder, pastikan untuk memilih Subfolder dari dropdown untuk mencari hanya sub-folder.
Sekarang kita mengerti itu, mari kita belajar bagaimana melakukan berbagai jenis pencarian di Outlook. Ada dua cara untuk melakukannya: menggunakan pita Pencarian atau menggunakan sintaks kueri penelusuran. Seperti yang bisa Anda katakan, opsi terakhir lebih bersifat teknis, tetapi memungkinkan Anda membuat beberapa pencarian yang rumit.
Mari kita mulai dengan metode yang lebih mudah yang akan bekerja dengan baik bagi kebanyakan orang. Klik di kotak pencarian setelah Anda memilih Inbox atau folder dan kemudian klik Alat pencari di pita. Mari kita lihat semua opsi yang berbeda.
Di paling kiri adalah Cakupan, yang sama dengan kotak dropdown yang saya sebutkan di atas. Selanjutnya Hasil, yang tidak akan aktif sampai Anda melakukan pencarian. Secara default, Outlook hanya akan menampilkan item terbaru yang cocok dengan pencarian dan mungkin tidak menampilkan semua hasil. Anda bisa mengklik Sertakan Hasil Yang Lebih Lama untuk menampilkan semua hasil atau gulir ke bawah ke bagian bawah hasil pencarian dan pilih Menampilkan lebih banyak.
Menyaring adalah tempat kami dapat benar-benar menelusuri dan menemukan apa yang sebenarnya kami cari. Pertama, bagaimana kita bisa mencari teks eksak di Outlook? Katakanlah Anda ingin mencari semua email dengan SSN Anda atau dengan kata tertentu. Dalam kasus ini, Anda hanya menggunakan tanda kutip ganda.
Di atas, saya mencari kata itu sherlock dengan memasukkannya ke dalam tanda kutip ganda. Jika kata tersebut berada di baris subjek, kata itu akan disorot dengan warna kuning. Ketika Anda mengklik salah satu email, Anda juga akan melihat kata yang disorot untuk Anda, yang nyaman.
Itu adalah salah satu jenis pencarian yang paling umum. Pencarian umum lainnya adalah dengan pengirim. Ini sangat mudah dilakukan di Outlook. Cukup klik pada Dari tombol di pita dan mulai mengetik nama orang atau alamat email.
Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak kriteria pencarian seperti hanya melihat email dari pengirim tertentu yang memiliki lampiran, Anda cukup mengeklik pada Memiliki Attachment tombol.
Anda dapat terus menambahkan lebih banyak filter untuk mengurangi kumpulan hasil email. Sebagian besar opsi lainnya cukup jelas seperti Belum Dibaca, Diberi Bendera, Penting, dll. Jika Anda ingin mencari berdasarkan tanggal, Anda dapat mengeklik Minggu Ini dan Anda akan mendapatkan beberapa opsi seperti Minggu Ini, Bulan Ini, Ini Tahun, dll, tapi itu saja.
Jika Anda ingin mencari berdasarkan tanggal atau melakukan sesuatu seperti mencari email tertua di Outlook, Anda harus menggunakan opsi Pencarian Lanjut atau sintaks kueri. Mari kita mulai dengan Pencarian Tingkat Lanjut. Untuk mendapatkannya, Anda harus mengklik Search Tools lagi dan pilih Pencarian Tingkat Lanjut.
Perhatikan bahwa pencarian ini hanya mencari folder saat ini yang telah Anda pilih secara default. Jika Anda ingin mencari semuanya, Anda harus mengklik pada Jelajahi tombol di kanan atas.
Jika Anda ingin mencari semuanya, pilih Kotak masuk lalu periksa Cari subfolder kotak di bagian bawah.
Sekarang di layar pencarian utama, Anda akan melihat Waktu di bagian paling bawah, tetapi hanya memberi Anda opsi yang sama seperti tarik-turun di pita. Untuk melakukan pencarian lebih lanjut, Anda harus mengklik pada Maju tab.
Di sini Anda harus membangun kriteria pencarian Anda sendiri. Klik Bidang, lalu pergi ke Bidang Tanggal / Waktu dan pilih Diterima. Sekarang klik Kondisi dan gulir ke bawah hingga Anda melihat opsi lain seperti pada atau sesudahnya, pada atau sebelumnya, dan antara.
Jika Anda memilih antara, maka Anda dapat mengetikkan tanggal seperti 01/01/2005 dan 12/31/2005 lalu klik Tambahkan ke Daftar. Di sini adalah seperti apa pencarian saya.
Perhatikan bahwa Anda dapat terus menambahkan lebih banyak kriteria ke daftar untuk mempersempit hasil. Dalam contoh saya di atas, saya hanya akan mendapatkan semua email dalam rentang tanggal tersebut, yang mungkin akan terlalu banyak.
Jika Anda ingin mencari email tertua di Outlook, pilih pada atau sebelumnya ketentuan dan kemudian ketikkan saja tanggal yang menurut Anda cukup lama.
Sesuaikan tanggal tergantung berapa banyak email yang Anda dapatkan. Seharusnya cukup mudah untuk menemukan email tertua di seluruh file Outlook Anda menggunakan pencarian ini.
Pencarian populer lainnya adalah mencari email terbesar di file PST Anda. Untuk melakukan ini, klik pada Lebih banyak Pilihan tab di Advanced Find dan Anda akan melihat opsi untuk ukuran di bagian bawah. Memilih lebih besar dari dan kemudian ketik nilai dalam kilobyte. Jika Anda ingin menemukan email yang lebih besar dari 5 MB, misalnya, Anda akan mengetik 5000.
Ini hanyalah beberapa pencarian yang dapat Anda lakukan menggunakan Pencarian Tingkat Lanjut. Selain itu, Anda dapat mengetik semua ini ke dalam kotak pencarian menggunakan sintaks pencarian dan mendapatkan hasil yang sama. Sebagai contoh, saya cukup mengetik pesan:> 5 MB dan dapatkan hasil yang sama.
Saya tidak akan melalui semua opsi pencarian yang berbeda dalam posting ini karena Microsoft memiliki halaman yang mencantumkan semua opsi sintaks pencarian yang berbeda. Mudah-mudahan, dengan menggunakan alat-alat di atas, Anda akan dapat menemukan email yang Anda cari. Nikmati!
