Jika Anda sering menggunakan Excel, Anda mungkin mengalami situasi di mana Anda memiliki nama dalam satu sel dan Anda perlu memisahkan nama ke dalam sel yang berbeda. Ini adalah masalah yang sangat umum di Excel dan Anda mungkin dapat melakukan pencarian Google dan mengunduh 100 makro berbeda yang ditulis oleh berbagai orang untuk melakukannya bagi Anda.
Namun, dalam posting ini, saya akan menunjukkan cara menyiapkan rumus sehingga Anda dapat melakukannya sendiri dan benar-benar memahami apa yang sedang terjadi. Jika Anda banyak menggunakan Excel, mungkin ada baiknya untuk mempelajari beberapa fungsi yang lebih canggih sehingga Anda dapat melakukan hal-hal yang lebih menarik dengan data Anda.
Jika Anda tidak menyukai rumus dan menginginkan solusi yang lebih cepat, gulir ke bawah ke Teks ke Kolom bagian, yang mengajarkan Anda cara menggunakan fitur Excel untuk melakukan hal yang sama. Selain itu, fitur teks ke kolom juga lebih baik digunakan jika Anda memiliki lebih dari dua item dalam sel yang perlu Anda pisahkan. Misalnya, jika satu kolom memiliki 6 bidang digabungkan bersama, maka menggunakan rumus di bawah ini akan menjadi sangat berantakan dan rumit.
Untuk memulai, mari kita lihat bagaimana nama biasanya disimpan dalam spreadsheet Excel. Dua cara paling umum yang pernah saya lihat adalah nama depan nama keluarga hanya dengan spasi dan nama keluarga, nama depan dengan koma yang memisahkan keduanya. Setiap kali saya melihat inisial tengah, biasanya nama depan midinitial nama keluarga seperti di bawah ini:
Menggunakan beberapa rumus sederhana dan menggabungkan beberapa dari mereka bersama-sama, Anda dapat dengan mudah memisahkan nama depan, nama belakang dan inisial tengah menjadi sel terpisah di Excel. Mari kita mulai dengan mengekstraksi bagian pertama dari nama itu. Dalam kasus saya, kita akan menggunakan dua fungsi: kiri dan cari. Secara logis inilah yang perlu kita lakukan:
Cari teks di dalam sel untuk spasi atau koma, cari posisi dan kemudian ambil semua huruf di sebelah kiri posisi itu.
Berikut ini rumus sederhana yang menyelesaikan pekerjaan dengan benar: = KIRI (NN, SEARCH (”“, NN) - 1), di mana NN adalah sel yang memiliki nama yang disimpan di dalamnya. The -1 ada untuk menghapus ruang ekstra atau koma di ujung string.
Seperti yang Anda lihat, kita mulai dengan fungsi kiri, yang mengambil dua argumen: string dan jumlah karakter yang ingin Anda ambil mulai dari awal string. Dalam kasus pertama, kami mencari spasi dengan menggunakan tanda kutip ganda dan menempatkan spasi di antara keduanya. Dalam kasus kedua, kami mencari koma, bukan spasi. Jadi apa hasilnya untuk 3 skenario yang telah saya sebutkan?
Kami mendapat nama depan dari baris 3, nama belakang dari baris 5 dan nama depan dari baris 7. Hebat! Jadi, tergantung pada bagaimana data Anda disimpan, Anda sekarang telah mengekstrak nama depan atau nama belakang. Sekarang untuk bagian selanjutnya. Inilah yang perlu kita lakukan secara logis sekarang:
- Cari teks di dalam sel untuk spasi atau koma, cari posisi dan kemudian kurangi posisi dari total panjang string. Seperti inilah formulanya:
= KANAN (NN, LEN (NN) -SEARCH (”“, NN))
Jadi sekarang kita menggunakan fungsi yang benar. Ini mengambil dua argumen juga: string dan jumlah karakter yang ingin Anda ambil mulai dari ujung string ke kiri. Jadi kita ingin panjang string dikurangi posisi ruang atau koma. Itu akan memberi kita segalanya di sebelah kanan ruang pertama atau koma.
Hebat, sekarang kita memiliki bagian kedua dari nama itu! Dalam dua kasus pertama, Anda cukup banyak dilakukan, tetapi jika ada inisial tengah di nama, Anda dapat melihat bahwa hasilnya masih menyertakan nama belakang dengan inisial tengah. Jadi bagaimana kita mendapatkan nama belakang dan menyingkirkan awal tengah? Mudah! Cukup jalankan rumus yang sama lagi yang kita gunakan untuk mendapatkan bagian kedua dari nama itu.
Jadi kita hanya melakukan yang lain dengan benar dan kali ini menerapkan rumus pada gabungan tengah awal dan nama sel terakhir. Ini akan menemukan ruang setelah awal tengah dan kemudian mengambil panjang minus posisi jumlah ruang karakter dari ujung string.
Jadi begitulah! Anda sekarang telah membagi nama depan dan nama belakang menjadi kolom terpisah menggunakan beberapa rumus sederhana di Excel! Tentunya, tidak semua orang akan memiliki teks mereka diformat dengan cara ini, tetapi Anda dapat dengan mudah mengeditnya sesuai dengan kebutuhan Anda.
Ada juga cara lain yang mudah Anda dapat memisahkan teks gabungan menjadi kolom terpisah di Excel. Ini fitur yang disebut Teks ke Kolom dan itu bekerja dengan sangat baik. Ini juga jauh lebih efisien jika Anda memiliki kolom yang memiliki lebih dari dua bagian data.
Sebagai contoh, di bawah ini saya memiliki beberapa data di mana satu baris memiliki 4 bagian data dan baris lainnya memiliki 5 buah data. Saya ingin membagi itu menjadi 4 kolom dan 5 kolom, masing-masing. Seperti yang Anda lihat, mencoba menggunakan rumus di atas tidak praktis.
Di Excel, pilih dulu kolom yang ingin Anda pisahkan. Kemudian, lanjutkan dan klik pada Data tab dan kemudian klik Teks ke Kolom.
Ini akan memunculkan panduan Text to Columns. Di langkah 1, Anda memilih apakah bidang dibatasi atau lebar tetap. Dalam kasus kami, kami akan memilih Dibatasi.
Di layar berikutnya, Anda akan memilih pemisah. Anda dapat memilih dari tab, titik koma, koma, spasi atau ketik yang khusus.
Akhirnya, Anda memilih format data untuk kolom. Biasanya, Umum akan berfungsi dengan baik untuk sebagian besar jenis data. Jika Anda memiliki sesuatu yang spesifik seperti tanggal, pilih format itu.
Klik Selesai dan saksikan bagaimana data Anda dipisahkan secara ajaib menjadi kolom. Seperti yang Anda lihat, satu baris berubah menjadi lima kolom dan yang lainnya menjadi empat kolom. Fitur Text to Columns sangat kuat dan dapat membuat hidup Anda jauh lebih mudah.
Jika Anda mengalami masalah memisahkan nama tidak dalam format yang saya miliki di atas, kirim komentar dengan data Anda dan saya akan mencoba untuk membantu. Nikmati!
