Untuk pelajaran terakhir dalam seri Geek School ini, kita akan berbicara tentang melacak versi di Word dan membandingkan dan menggabungkan dokumen.
NAVIGASI SEKOLAHFitur Versi di Word telah dihapus dalam versi Word terbaru. Di Word 2013, satu-satunya cara Anda dapat mengakses versi dokumen sebelumnya di Word adalah membuka versi dokumen yang disimpan secara otomatis (tersimpan otomatis) sebelumnya. Anda juga dapat membuka dokumen yang belum disimpan baru-baru ini. Namun, tidak ada fitur versi resmi di Word. Kami akan menunjukkan alternatif yang Anda dapat dengan mudah menambahkan ke Word secara gratis yang akan memberikan kemampuan ini.
Jika beberapa orang telah bekerja pada salinan berbeda dari file yang sama, daripada menggunakan fitur Melacak Perubahan pada satu salinan file, Anda dapat membandingkan dua versi file untuk melihat perbedaannya. Word berisi alat perbandingan yang memungkinkan Anda membandingkan dua file, selama mereka memiliki nama file yang berbeda. Kami akan menunjukkan cara menggunakan fitur ini dan cara membaca hasil perbandingan.
Selain membandingkan dokumen, Anda dapat menggabungkan dokumen setelah membandingkannya. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara menggabungkan dua versi dokumen yang sama dan juga cara mudah menggabungkan dua dokumen yang berbeda, jika beberapa penulis telah bekerja pada bagian terpisah dari dokumen.
Setelah semua perubahan dibuat, perbandingan yang diperlukan dibuat, dan menggabungkan dokumen yang dilakukan, Anda dapat dengan mudah membagikan dokumen Anda menggunakan Microsoft OneDrive. Anda juga dapat menggunakan OneDrive pada titik mana saja dalam proses kolaborasi untuk menyediakan akses ke dokumen untuk peninjau lainnya.
Word digunakan untuk memiliki fitur versi resmi yang memungkinkan Anda menyimpan berbagai versi dokumen dalam dokumen itu sendiri. Fitur itu telah hilang dan satu-satunya cara Anda dapat mengambil versi dokumen sebelumnya adalah melalui fitur Simpan Otomatis atau dengan mengakses dokumen yang belum disimpan, jika tersedia.
Secara default, Word secara otomatis menyimpan dokumen Anda pada interval tertentu. Ini adalah fitur Simpan Otomatis. Untuk kembali ke salinan dokumen yang sebelumnya tersimpan secara otomatis, klik tab "File" dan pilih item "(autosave)" dari daftar di bawah "Versi."
Anda juga dapat menambah atau mengurangi interval untuk fitur Simpan Otomatis di Word.
Jika Anda telah menutup dokumen Anda secara tidak sengaja tanpa menyimpan, atau Anda kehilangan daya dan komputer tiba-tiba mati, Anda dapat memulihkan dokumen yang belum disimpan. Untuk melakukan ini, klik tab "File" dan klik tombol "Kelola Versi" pada layar "Info". Pilih "Recover Unsaved Documents" dari menu drop-down.
Jika ada file yang belum disimpan, file tersebut akan dicantumkan pada kotak dialog "Buka" yang ditampilkan.
Ada alternatif untuk menambahkan sistem versi ke Word. Salah satunya adalah add-in untuk Word, yang disebut Simpan Versi, dan yang lainnya adalah plugin yang bekerja dengan program kontrol versi eksternal yang disebut Perforce.
Dengan Save Versi add-in, Anda dapat dengan mudah menyimpan versi bernomor dokumen Word dari dalam file.
Perforce adalah program kontrol versi yang tersedia secara gratis untuk hingga 20 pengguna. Mereka menyediakan plugin untuk Microsoft Office yang memungkinkan file Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan Project untuk disimpan dan dikelola dengan mudah di Perforce dari dalam program.
Jika seorang reviewer lupa menggunakan fitur “Track Changes”, dan Anda tidak menguncinya di dokumen, Anda masih dapat membandingkan dua versi dokumen dan menerima serta menolak perubahan berdasarkan perbandingan. Yang Anda butuhkan hanyalah dokumen asli Anda dan dokumen yang direvisi. Setiap file harus memiliki nama yang berbeda.
Fitur “Bandingkan” dan “Gabungkan” serupa, tetapi masing-masing memiliki tujuan. Jika Anda hanya memiliki dua dokumen yang ingin Anda bandingkan, dan tidak ada satu pun yang berisi perubahan yang dilacak, gunakan fitur “Bandingkan”. Jika Anda memiliki dua dokumen atau lebih yang berisi perubahan yang dilacak, dan Anda perlu melacak siapa yang berubah apa dan kapan, gunakan fitur "Gabungkan", yang dijelaskan nanti dalam pelajaran ini.
Untuk membandingkan versi asli dan revisi suatu dokumen, klik "Bandingkan" di bagian "Bandingkan" pada tab "Tinjau" dan pilih "Bandingkan" dari menu tarik-turun.
CATATAN: Anda tidak dapat membandingkan dua dokumen jika salah satu dari mereka dilindungi untuk melacak perubahan atau memiliki perlindungan dokumen apa pun yang diterapkan. Hapus perlindungan dokumen untuk terus membandingkan dokumen. Lihat Pelajaran 2 untuk informasi tentang cara membuka kunci fitur pelacakan yang dilacak dan Pelajaran 4 untuk informasi tentang menghapus pembatasan format dan pengeditan dari dokumen dan kata sandi yang ditetapkan ke dokumen untuk membukanya.
Pada kotak dialog "Bandingkan Dokumen", pilih "Dokumen asli" dari daftar drop-down.
Pilih "Dokumen yang direvisi" dari daftar drop-down. Di bawah “Dokumen yang direvisi,” tentukan label untuk diterapkan ke perubahan sehingga Anda tahu siapa yang membuatnya di kotak edit “Label berubah dengan”. Ini bisa menjadi nama pengguna atau apa pun yang Anda suka.
Klik "Lainnya" untuk mengakses opsi lainnya.
Di bagian "Setelan perbandingan", pilih item yang ingin Anda bandingkan dalam dua dokumen. Secara default, semua item dipilih.
CATATAN: Item "Penyisipan dan penghapusan" selalu berwarna abu-abu dan selalu diperiksa. Saat Anda menggunakan "Bandingkan" atau "Gabungkan", sisipan dan penghapusan akan selalu dibandingkan.
Di bagian "Tampilkan perubahan pada", pilih untuk membandingkan karakter demi karakter ("Tingkat Karakter") atau kata demi kata ("Tingkat kata"). "Tingkat Karakter" memungkinkan Anda untuk melihat perubahan tepat yang dibuat. Sebagai contoh, jika dokumen asli memiliki kata "untuk" dan dokumen yang direvisi memiliki kata "juga," yang "o" ditambahkan, pengaturan "Tingkat Word" akan menunjukkan kepada Anda bahwa "ke" diganti dengan " juga. "Namun, pengaturan" Tingkat Karakter "akan menunjukkan fakta bahwa" o "ditambahkan.
Secara default, fitur “Bandingkan” menempatkan perubahan ke dokumen baru, seperti yang ditunjukkan di bagian “Tampilkan perubahan dalam”. Namun, Anda dapat memilih untuk memasukkan perubahan ke "Dokumen asli" atau "Dokumen yang direvisi."
Klik "OK" setelah Anda membuat pilihan Anda.
Perbandingan antara dua dokumen dibuat dan perubahan ditampilkan dalam dokumen yang ditentukan. Dalam contoh kami, kami memilih untuk menerima default dari menampilkan perubahan dalam dokumen baru. "Dokumen asli" dan "Dokumen yang direvisi" ditampilkan dalam panel di sebelah kanan "Dokumen yang Dibandingkan" untuk digunakan sebagai referensi. Mereka tidak dapat diedit.
Jika Anda tidak melihat panel yang berisi dokumen asli dan yang direvisi, klik "Bandingkan" di bagian "Bandingkan" pada tab "Tinjau". Kemudian, pilih "Tampilkan Sumber Dokumen" dan kemudian "Tampilkan Kedua." Anda juga dapat memilih untuk "Tampilkan Asli" atau "Tampilkan Direvisi," jika Anda tidak ingin melihat keduanya.
"Panel Peninjauan", dibahas secara singkat di Pelajaran 2 dan lebih detail di Pelajaran 3, juga menampilkan di sebelah kiri "Dokumen yang Dibandingkan."
Dalam "Dokumen yang Dibandingkan", Anda dapat melalui perubahan yang dilacak, seperti yang dibahas dalam Pelajaran 2, menerima atau menolak setiap perubahan.
Kemudian, simpan dokumen yang dibandingkan dengan nama yang berbeda dan Anda akan memiliki dokumen yang berisi perubahan dari dokumen asli dan yang direvisi.
