Outlook memungkinkan Anda membuat dan menyesuaikan tampilan folder dengan banyak cara, seperti menambahkan dan menghapus kolom atau mengelompokkan dan menyortir pesan. Anda juga dapat menerapkan aturan untuk membuat pesan tampilan Outlook dengan cara yang berbeda berdasarkan pada propertinya (seperti pengirim, baris subjek, atau stempel waktu). Ini disebut pemformatan bersyarat. Mari kita lihat cara kerjanya.
Memperbarui: Salah satu pembaca kami membawa perhatian kami bahwa pemformatan bersyarat hanya tersedia pada versi Windows dari Outlook dantidak versi macOS. Terima kasih, Christy!
Untuk memulai pengaturan pemformatan bersyarat, buka Tampilan> Lihat Pengaturan.
Anda juga dapat mengakses Pengaturan Tampilan Lanjut dengan mengklik kanan kepala folder dan memilih perintah "Pengaturan Tampilan".
Jendela Pengaturan Tampilan Lanjutan memungkinkan Anda menyesuaikan tampilan folder. Klik tombol "Pemformatan Bersyarat".
Ini membawa Anda ke jendela Pemformatan Bersyarat yang akan Anda gunakan untuk mengatur aturan yang berbeda untuk bagaimana pesan diformat.
Item yang ditampilkan dalam daftar "Aturan untuk tampilan ini" adalah aturan default yang datang dengan tampilan folder yang tidak disesuaikan. Sebagai contoh, Anda dapat melihat bahwa “Pesan yang belum dibaca” ditampilkan dalam huruf Aljour, biru Segoe UI dengan ukuran 11 poin.
"Aturan" adalah ketentuan yang harus dipenuhi oleh pesan untuk Outlook untuk menerapkan pemformatan. Dalam aturan default, misalnya, aturan "Pesan Belum Dibaca" diaktifkan ketika pesan ditandai belum dibaca. Ketika aturan itu diaktifkan, Outlook menggunakan font Segoe UI tebal, biru, 11-poin untuk menampilkannya.
Outlook menerapkan aturan dalam urutan dari bagian atas daftar. Aturan yang lebih tinggi pada daftar lebih diutamakan daripada aturan yang lebih rendah. Bagaimana cara kerjanya dalam praktik? Katakanlah Anda memiliki dua aturan, satu di bagian atas daftar yang mengubah font menjadi hijau, dan satu lebih rendah di daftar yang mengubah font menjadi merah. Jika pesan memenuhi ketentuan kedua aturan, font akan berubah menjadi hijau karena aturan tersebut lebih tinggi pada daftar-aturan yang mengatur font menjadi merah diabaikan.
Dengan aturan default, Anda hanya dapat mengubah font. Anda tidak dapat menghapus aturan default, atau memindahkan urutan di sekitar, atau mengubah ketentuan untuk aturan tersebut. Anda dapat menonaktifkan aturan default, dengan menghapus centang pada daftar “Aturan untuk tampilan ini”.
Di jendela Pemformatan Bersyarat, klik tombol "Tambah". Aturan baru yang disebut "Tanpa Judul" akan ditambahkan ke daftar. Berikan nama pada aturan Anda, lalu klik tombol "Ketentuan".
Jendela Filter memungkinkan Anda memutuskan kondisi, atau ketentuan, bahwa surat harus dipenuhi untuk diformat.
Kami hanya akan menggunakan contoh sederhana di sini dan telah mencari pesan yang dikirim oleh "Rob Woodgate" dan berisi kata "Outlook" di bidang Subjek.
Untuk melakukan ini, pertama-tama klik tombol “Dari”, yang membuka buku alamat, dan pilih kontak.
Kemudian kami menambahkan "Outlook" ke dalam bidang "Cari kata", memastikan bahwa opsi "Hanya Bidang Saja" dipilih dari daftar drop-down "Dalam". Klik "OK" setelah selesai.
Kembali dalam Format Bersyarat, klik tombol "Font".
Kami akan membuat pesan yang cocok dengan filter yang kami siapkan ditampilkan dalam warna ungu dan tebal. Setel milik Anda sesukamu, klik tombol "OK", klik "OK" lagi untuk menutup jendela Pemformatan Bersyarat, dan satu waktu lagi untuk menutup jendela Pengaturan Tampilan Lanjutan.
Aturan diterapkan segera. Anda dapat melihat di bawah ini bahwa pesan yang memenuhi ketentuan kami sekarang tebal dan ungu.
Ini hanyalah contoh sederhana - Anda dapat menambahkan banyak ketentuan, bahkan yang sangat rumit. Kembali di jendela Filter, Anda dapat beralih ke tab "Pilihan Lainnya" untuk melihat sekelompok kondisi tambahan yang dapat Anda pilih.
Di sini Anda dapat memilih untuk mencocokkan pesan pada apakah:
Beralih ke tab "Advanced", dan Anda dapat membuat kondisi yang rumit.
Tab Lanjut memungkinkan Anda memilih bidang apa pun dari mana saja di Outlook, dan memilih kondisi yang ingin Anda cocokkan. Ini bisa sangat sederhana, seperti mencocokkan pengirim dengan alamat yang tepat, tetapi Anda memiliki banyak opsi untuk dipilih. Katakanlah Anda ingin aturan Anda untuk mencocokkan email yang Anda terima. Klik tombol “Field”, arahkan ke “Field Date / Time,” dan kemudian klik opsi “Received”.
Klik dropdown "Kondisi" untuk memilih kondisi Anda.
Pilihannya jauh lebih besar dari yang Anda duga:
Dan bidang lainnya yang dapat Anda pilih menawarkan opsi dalam jumlah yang sama.
Pilih Kondisi Anda, tambahkan nilai, dan klik tombol "Tambahkan ke Daftar".
Anda dapat menambahkan banyak kondisi ke daftar yang Anda inginkan.Untuk memberi Anda gambaran tentang berapa banyak bidang yang ada, berikut ini lihat hanya menu "Semua bidang Surat".
Menu "Semua bidang Kontak" memiliki lebih dari empat kolom opsi - begitu banyak yang tidak bisa kami muat ke dalam tangkapan layar yang masuk akal. Jadi kita tidak akan melalui masing-masing bidang dan kondisi, tetapi sekarang Anda tahu di mana mereka dan bagaimana menggunakannya.
Anda dapat menyiapkan beberapa ketentuan dalam aturan untuk mendapatkan hal-hal yang sespesifik yang Anda suka. Ingin memiliki pesan tampilan Outlook dalam font 16pt merah jika mereka berasal dari kontak tertentu, yang diterima dalam tujuh hari terakhir, berisi kata tertentu dalam subjek, dan termasuk lampiran? Bukan masalah.
Jika Anda telah membuat aturan dan Anda tidak lagi menginginkannya, mudah untuk menghapusnya. Di jendela Pemformatan Bersyarat, pilih aturan yang ingin Anda hapus dan klik tombol "Hapus". Ingatlah bahwa Anda hanya dapat menghapus aturan yang Anda buat — bukan aturan default bawaan Outlook.
Anda dapat menambahkan banyak kondisi yang Anda suka, dan memiliki banyak aturan yang Anda suka. Dan seperti yang kami tunjukkan sebelumnya, setelah Anda memiliki aturan pemformatan bersyarat yang diatur seperti yang Anda inginkan, Anda dapat menyalin tampilan ke folder lain, atau ke semua folder jika Anda mau.
