Membatasi dan melindungi dokumen memastikan Anda adalah otoritas tertinggi atas kemajuannya.
NAVIGASI SEKOLAHMeskipun Anda mungkin ingin peninjau lain menyarankan perubahan dan memberi komentar pada dokumen, mungkin ada saatnya Anda ingin membatasi mereka membuat pengeditan dan mengubah pemformatan.
Selanjutnya, Anda mungkin ingin memaksa semua pelacakan perubahan atau membatasi pengulas untuk hanya berkomentar. Inti dari melakukan ini adalah untuk memastikan dokumen Anda tidak dapat diubah sedemikian rupa sehingga tidak sesuai dengan visi atau gaya Anda.
Dalam pelajaran ini, kami akan menunjukkan cara untuk membatasi pemformatan dan jenis pengeditan yang dapat dilakukan peninjau lain pada dokumen Anda. Setelah dokumen Anda mendekati keadaan akhir, Anda dapat menandainya sebagai final untuk menghindari membuat perubahan yang tidak disengaja.
Juga, Anda mungkin ingin membatasi akses ke dokumen Anda untuk hanya menyertakan tim peninjau Anda. Kami akan menunjukkan cara melindungi kata sandi dokumen Anda. Kemudian, Anda hanya dapat memberi tahu kata sandi tim Anda dan tidak ada orang lain yang dapat membuka dokumen.
Kami akan memulai dengan memperkenalkan Anda untuk membatasi pemformatan dalam dokumen.
Saat Anda mendistribusikan dokumen untuk ditinjau lainnya, Anda mungkin tidak ingin mereka mengubah pemformatan dokumen. Word memungkinkan Anda untuk membatasi semua atau sebagian tema dan gaya, serta memungkinkan pengulas untuk mengubah beberapa tema dan gaya. Untuk melakukan ini, klik "Batasi Mengedit" di bagian "Lindungi" dari tab "Tinjau".
Panel "Pembatasan Pengawasan" ditampilkan di sebelah kanan teks utama. Di bagian "Memformat pembatasan", pilih "Batasi pemformatan untuk pemilihan gaya," dan klik tautan "Pengaturan ...".
Pada kotak dialog "Formatting Restrictions", semua style dalam kotak "Checked styles are allowed" dipilih secara default. Untuk memilih hanya gaya tertentu yang akan digunakan dalam dokumen, Anda dapat menggunakan tombol "Tidak Ada" untuk membatalkan pilihan semua gaya dan kemudian pilih yang ingin Anda izinkan. Anda juga dapat menggunakan gaya minimum yang disarankan Word untuk memungkinkan dengan mengklik "Rekomendasi Minimum." Pilih pembatasan tambahan di bagian "Format" di bagian bawah kotak dialog, jika diinginkan, dan klik "OK" setelah selesai.
Kotak dialog berikut menampilkan menanyakan apakah Anda ingin menghapus gaya yang tidak diizinkan. Kami menyarankan Anda tidak. Mungkin Anda ingin menggunakan gaya ini dalam dokumen di masa mendatang. Peninjau lainnya tidak akan dapat mengubahnya atau menerapkannya.
Klik "Tidak" untuk menjaga gaya yang tidak diizinkan dalam dokumen Anda.
Sebelum pembatasan ini dapat diterapkan, Anda harus mulai menegakkan perlindungan. Kami akan membahas ini setelah menunjukkan Anda cara membatasi pengeditan.
Selain membatasi pemformatan untuk peninjau dokumen, Anda juga dapat membatasi jenis pengeditan yang dapat dilakukan oleh pengulas pada dokumen. Pada panel "Pembatasan Pengawasan", pilih kotak centang "Perbolehkan hanya jenis pengeditan ini dalam dokumen" dan pilih opsi dari daftar turun bawah untuk menunjukkan jenis pengeditan yang ingin Anda izinkan dalam dokumen Anda. Anda dapat mengizinkan peninjau lainnya untuk hanya melacak perubahan, memasukkan komentar, atau mengisi formulir. Anda bahkan dapat membatasi dokumen sedemikian rupa sehingga orang lain hanya dapat membacanya dan tidak membuat perubahan.
Anda dapat menanyakan apa perbedaan antara membatasi pengeditan hanya untuk perubahan yang dilacak dan menyimpan "Lacak Perubahan" yang terkunci, sebagaimana dibahas dalam Pelajaran 2. Sebenarnya tidak ada perbedaan; fungsionalitasnya sama. Anda dapat menggunakan metode mana pun yang lebih mudah bagi Anda.
Anda dapat menentukan pengecualian untuk pemformatan dan pengeditan yang dibatasi, atau orang yang diizinkan untuk mengedit dokumen secara bebas. Klik tautan "Pengguna lainnya ..." di bagian "Pengecualian (opsional)" pada panel "Batasi Pengeditan".
Pada kotak dialog “Tambah Pengguna”, Anda dapat menambahkan pengguna dari komputer saat ini, dari domain tempat komputer saat ini menjadi bagian, atau dengan memasukkan alamat email seseorang. Pisahkan semua pengguna dan alamat email dengan titik koma dan klik "OK" setelah selesai.
Orang-orang yang Anda tambahkan pada kotak dialog "Tambah Pengguna" ditampilkan di kotak "Individu" di bagian "Pengecualian (opsional)" pada panel "Pembatasan Pengeditan". Pilih semua atau sebagian dari dokumen yang Anda ingin seseorang untuk dapat mengedit dan kemudian pilih kotak centang untuk orang itu di kotak "Individu".
Sekarang Anda telah membatasi pemformatan dan pengeditan untuk dokumen seperti yang diinginkan, Anda harus memberi tahu Word untuk mulai menerapkan perlindungan agar berlaku. Di bagian "Mulai penerapan" pada panel "Pembatasan Pembatasan", klik "Ya, Mulai Perlindungan Penegakan."
Pada kotak dialog "Start Enforcing Protection", pastikan opsi "Sandi" dipilih, masukkan kata sandi dua kali, dan klik "OK."
Perhatikan bahwa kata sandi tidak diperlukan dan tidak sepenuhnya melindungi dokumen (dokumen tidak dienkripsi). Ini hanya membantu mencegah orang mematikan pembatasan format dan pengeditan.
Jika Anda memilih "Otentikasi pengguna" Anda mungkin akan melihat kesalahan berikut:
“Mesin Anda tidak diatur untuk Manajemen Hak Informasi (IRM). Untuk mengatur IRM, masuk ke Office, buka pesan atau dokumen yang dilindungi IRM yang ada, atau hubungi meja bantuan Anda. ”
Kami merekomendasikan menggunakan kata sandi. Jauh lebih sederhana.
Setelah pembatasan diberlakukan, panel "Pembatasan Pengawasan" menampilkan teks yang sesuai yang memungkinkan pengkaji hanya melakukan pengeditan dan pemformatan tugas yang diizinkan.
