Pelajaran Sekolah Geek hari ini akan memperluas diskusi tentang label di Gmail untuk menyertakan filter dan kemudian beralih ke pelacakan email penting dengan bintang.
NAVIGASI SEKOLAHLabel memang bagus, tetapi dapat digunakan jauh lebih efektif dengan menggabungkan filter, sehingga pesan yang sampai memenuhi kriteria tertentu secara otomatis memiliki label atau label yang diterapkan. Ini sangat membantu dengan organisasi dan dapat sangat mengurangi kekacauan kotak masuk.
Untuk membuat filter baru, kami akan menentukan opsi pencarian di kotak "Cari" dan membuat filter dari pencarian. Untuk melakukan ini, klik panah bawah pada kotak “Cari”.
Masukkan kriteria pencarian Anda di kotak opsi pencarian. Anda dapat memilih untuk mencari pesan dari orang tertentu atau seluruh domain (@ example.com), dengan kata-kata tertentu dalam subjek, serta ketentuan lainnya.
Untuk membuat filter berdasarkan pencarian ini, klik tautan "Buat filter dengan pencarian ini".
Layar opsi filter. Pilih kotak centang yang menunjukkan apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan yang cocok dengan kriteria pencarian.
Misalnya, kami memilih untuk selalu menandai pesan yang berasal dari alamat email yang ditentukan dengan label "Sekolah HTG" dan selalu menandai pesan tersebut sebagai "penting." Kami juga memutuskan untuk menerapkan filter ke semua email yang ada dari orang ini.
CATATAN: Jika Anda ingin label Anda bertindak seperti folder, Anda dapat memilih "Skip the Inbox (Arsipkan)" untuk secara otomatis memindahkan email ke label saat mereka tiba. Ini membuat email Anda lebih teratur, meskipun Anda mungkin berisiko kehilangan pesan penting karena tidak akan muncul secara otomatis di kotak masuk Anda.
Setelah Anda menentukan kriteria filter Anda, klik "Buat filter."
CATATAN: Saat Anda memilih untuk meneruskan pesan sebagai tindakan dalam filter, hanya pesan baru yang akan terpengaruh. Pesan apa pun yang diterapkan filter tidak akan diteruskan.
Sebuah pesan menunjukkan bahwa filter Anda telah dibuat. Perhatikan di tangkapan layar itu, semua pesan dari orang itu diberi label dengan label "HTG School".
Pesan-pesan itu juga ditandai sebagai penting secara otomatis (ikon tanda di sebelah kiri pengirim diisi dengan warna kuning).
Anda juga dapat membuat filter di "Pengaturan."
Akses layar "Pengaturan" seperti yang dijelaskan sebelumnya dan klik tautan "Filter" di bagian atas.
Klik tautan "Buat filter baru".
Tentukan kriteria pencarian dan filter Anda dengan cara yang sama yang disebutkan dalam metode sebelumnya dan klik "Buat filter" pada dialog opsi filter.
Alih-alih berakhir kembali di kotak masuk Anda, Anda kembali ke layar "Filter" dan filter baru Anda tercantum. Anda dapat mengedit, menghapus, atau memilihnya untuk diekspor (filter ekspor akan dibahas nanti dalam pelajaran ini).
Klik label "Kotak Masuk" untuk kembali ke kotak masuk Anda.
Anda juga dapat membuat filter berdasarkan pesan yang ada. Untuk melakukan ini, pilih pesan dalam daftar pesan Anda atau di label.
Klik tombol aksi "Lainnya" dan pilih "Filter pesan seperti ini" dari menu tarik-turun.
Perhatikan bahwa bidang "Dari" pada dialog "Filter" secara otomatis diisi. Masukkan kriteria filter lain yang Anda inginkan dan klik "Buat filter dengan pencarian ini."
Tentukan kriteria filter Anda dengan memilih opsi filter pada dialog berikutnya seperti yang dijelaskan sebelumnya.
CATATAN: Anda dapat menggunakan metode ini untuk mengatur filter untuk secara otomatis menghapus email yang tidak diinginkan saat Anda menerimanya.
Anda dapat menggunakan satu filter untuk mengelola pesan dari sejumlah alamat email yang berbeda. Misalnya, kami dapat menetapkan label pesan dari beberapa orang dengan label "Sekolah HTG". Untuk melakukan ini, buka dialog opsi pencarian menggunakan panah bawah pada kotak “Cari”.
Tambahkan setiap alamat email di bidang "Dari", dipisahkan dengan kata "ATAU," dan klik "Buat filter dengan pencarian ini."
Untuk menerapkan label yang sama ke pesan dari salah satu alamat email ini, pilih kotak centang "Terapkan label" dan pilih label yang diinginkan dari daftar munculan. Terapkan tindakan lain apa pun untuk filter ini dan klik "Buat filter."
CATATAN: Jangan lupa untuk memilih kotak centang "Terapkan juga filter ke percakapan yang cocok" jika Anda ingin menerapkan filter ini ke pesan yang telah Anda terima dari dua alamat email ini.
Sekarang setelah Anda belajar cara mengatur filter, Anda mungkin telah membuat beberapa filter yang sangat berguna yang mungkin ingin Anda gunakan di akun Gmail lainnya. Anda dapat mengekspor filter dari satu akun dan mengimpornya ke yang lain.
Untuk mengekspor filter, pertama-tama akses layar “Filter” pada layar “Pengaturan” (menggunakan tombol roda “Pengaturan”). Kemudian, pilih filter yang ingin Anda ekspor dalam daftar dan klik "Ekspor."
CATATAN: Anda dapat memilih beberapa filter untuk diekspor sekaligus.
Pada kotak dialog "Save As", navigasikan ke mana Anda ingin menyimpan filter. Filter disimpan sebagai file XML dengan nama default yang dapat Anda ubah jika Anda mau, pastikan untuk membiarkan ekstensi sebagai .xml dan klik "Simpan."
Sekarang Anda memiliki file yang dapat Anda cadangkan, transfer ke komputer lain, bagikan dengan teman, atau impor ke akun Gmail lain.
Untuk mengimpor filter ke akun Gmail Anda, akses "Filter" pada layar "Pengaturan", dan klik tautan "Impor filter".
Di bawah “Import Filters”, klik “Choose File.”
CATATAN: Jika Anda berubah pikiran tentang mengimpor filter, klik tautan "Batalkan impor".
Pada kotak dialog "Buka", arahkan ke lokasi tempat Anda menyimpan filter yang diekspor. Pilih file dan klik "Buka."
Nama file tercantum di sebelah tombol "Pilih File". Klik "Buka File" untuk membuka file dan impor filter di dalamnya.
Sebuah pesan ditampilkan di bawah kotak "Cari" ketika file filter sedang dibuka. Ini mungkin membutuhkan waktu beberapa saat, tergantung pada berapa banyak filter dalam file.
Semua filter dalam file yang dipilih tercantum di bawah “Import Filters.” Pilih filter yang ingin Anda impor. Jika Anda ingin menerapkan filter yang diimpor ke pesan email yang ada (seperti yang Anda lakukan saat membuat filter baru), pilih kotak centang "Terapkan filter baru ke email yang sudah ada", dan klik "Buat filter."
Kotak dialog menampilkan kemajuan proses pembuatan filter. Anda dapat membatalkan pembuatan filter dengan mengklik "Stop."
Ketika filter telah dibuat, mereka ditampilkan dalam daftar Anda pada layar "Filter".
Sistem bintang Gmail memungkinkan Anda menandai email yang paling penting sehingga Anda dapat menemukannya dengan mudah nanti. Secara default, pesan yang berbintang diberi label dengan bintang kuning, tetapi Anda dapat menambahkan warna dan jenis bintang lainnya.
Tampilan bintang di sebelah kiri nama pengirim di kotak masuk Anda.
Untuk menambahkan bintang ke pesan di kotak masuk Anda, klik ikon bintang di sebelah nama pengirim, seperti yang digambarkan di atas.
Anda juga dapat menambahkan bintang ke pesan saat terbuka. Untuk melakukan ini, klik ikon bintang di sudut kanan atas pesan di sebelah kanan tanggal. Dalam percakapan, itu akan berada di sebelah kanan pesan pertama di bagian atas percakapan.
Untuk menambahkan bintang ke pesan yang Anda tulis, klik panah "Opsi lainnya" di sudut kanan bawah jendela "Tulis".
Gerakkan mouse Anda ke opsi "Label" dan kemudian pilih "Tambah bintang" dari submenu.
Di label "Surat Terkirim" Anda, pesan yang Anda kirim dibintangi.
Gmail memungkinkan Anda menggunakan banyak warna dan jenis "bintang" untuk membedakan pesan satu sama lain.
Fitur ini berguna jika Anda ingin menandai beberapa pesan dengan berbagai tingkat kepentingan. Misalnya, Anda mungkin menggunakan bintang ungu untuk pesan yang ingin Anda baca lagi dan tanda seru merah untuk pesan yang perlu Anda tindak lanjuti.
Klik tombol "Pengaturan" dan pilih "Pengaturan" dari menu drop-down. Pada tab "Umum", gulir ke bawah ke bagian "Bintang". Seret ikon dari bagian "Tidak digunakan" ke bagian "Sedang digunakan" untuk menambahkan berbagai jenis bintang. Jika Anda memiliki lebih dari satu jenis bintang yang digunakan, klik ikon bintang di sebelah pesan email yang berputar melalui semua bintang yang digunakan. Jika Anda membintangi pesan saat dibuka, hanya jenis bintang pertama yang diterapkan.
Untuk melihat semua pesan yang berbintang, klik label "Berbintang" di sebelah kiri jendela utama Gmail. Anda juga dapat mencari pesan yang berbintang dengan mengetik "is: starred" di kotak "Search".
Jika Anda telah menggunakan beberapa jenis bintang untuk menandai pesan Anda, Anda dapat mencari jenis bintang tertentu. Untuk melakukan ini, cari menggunakan "has:" dengan nama bintang (mis., "Has: red-bang").
Untuk mengetahui nama bintang tertentu, akses tab "General" pada layar "Settings" dan arahkan mouse Anda ke jenis bintang yang diinginkan. Nama bintang ditampilkan dalam munculan.
Ada juga daftar nama bintang di topik bantuan Pencarian lanjutan dalam bantuan Gmail.
Jika Anda mengatur kotak masuk menggunakan tab yang dapat dikonfigurasi yang disebutkan sebelumnya dalam pelajaran ini, pesan dari tab lain yang ditandai dengan bintang juga disertakan dalam tab "Utama". Jika Anda tidak ingin melihat pesan berbintang dari tab lain pada tab "Utama", Anda dapat menonaktifkannya.
Klik ikon "+" di sebelah kanan tab.
Pada kotak dialog "Pilih tab untuk mengaktifkan", hapus centang "Sertakan berbintang di Utama", dan klik "Simpan."
Kami di sini sekarang di akhir Pelajaran 4 tetapi Anda sudah siap menjadi pro Gmail! Hanya dalam empat hari yang singkat, Anda sekarang tahu sebanyak yang Anda perlu tahu untuk benar-benar membuat kotak masuk Anda bersinar, dan pesan sekarang akan secara otomatis menemukan jalan mereka ke label yang ditunjuk tanpa mengisi kotak masuk Anda.
Dalam pelajaran berikutnya kita akan berbicara tentang tanda tangan dan bagaimana menjaga profil Anda tetap aman dan didukung data.
