Sebagian orang ingin menjaga folder Outlook mereka tetap terkontrol dengan baik, dengan email yang dikategorikan dengan rapi dan disimpan dalam struktur folder yang logis dan minimal. Sebagian besar dari kita tidak seperti itu, jadi Microsoft telah menyediakan alat untuk membantu. Salah satu alat ini adalah alat Pembersihan Percakapan yang sedikit diketahui, yang menghapus atau memindahkan email yang berlebihan dari percakapan. Begini cara kerjanya.
Anda dapat menjalankan alat Pembersihan Percakapan terhadap satu percakapan, folder, atau folder dan semua sub-foldernya. Ini mencari email yang berlebihan, yang berarti mereka yang disertakan secara penuh dalam pesan lain dalam percakapan. Kemudian menghapus (secara default) atau memindahkan email ini ke folder lain, tergantung bagaimana Anda mengaturnya. Ini membantu menjaga kotak surat Anda dipenuhi dengan banyak salinan dari pesan yang sama.
Pertama, Anda perlu mengatur parameter Pembersihan Percakapan. Kepala ke File> Opsi> Mail dan kemudian gulir ke bawah ke bagian "Pembersihan Percakapan".
Secara default, Pembersihan Percakapan akan menghapus item, tetapi jika Anda ingin memindahkan item yang berlebihan ke folder, Anda dapat mengklik "Jelajahi" dan pilih folder yang ingin Anda pindahkan. Ini berguna jika Anda ingin memeriksa kembali sendiri bahwa pesan yang ditemukan alat benar-benar berlebihan. Alat Pembersihan Percakapan dapat diandalkan dalam pengalaman kami, tetapi terkadang tidak ada pengganti untuk memeriksa sendiri.
Anda mungkin dapat meninggalkan opsi default lainnya karena mereka membuat banyak akal, tetapi jika situasi atau preferensi Anda berbeda, lanjutkan dan aktifkan atau matikan parameter sesuai keinginan Anda. Setelah Anda mendapatkan pengaturan seperti yang Anda inginkan, klik "OK" untuk kembali ke Outlook.
Sekarang, Anda perlu membuka alat. Pada tab "Beranda", klik tombol "Bersihkan". Menu tarik-turun memberi Anda opsi untuk membersihkan percakapan yang saat ini dipilih di folder, seluruh folder, atau seluruh folder dan semua sub-folder.
Anda juga dapat mengakses menu ini dengan mengklik Folder> Bersihkan Folder jika Anda tidak memerlukan opsi "Bersihkan Percakapan".
Kami akan menggunakan "Clean Up Folder" untuk saat ini, tetapi prosesnya sama apakah Anda membersihkan percakapan, folder, atau folder dan sub-foldernya. Dan untuk opsi sekali klik, Anda selalu dapat mengklik kanan folder di panel Navigasi dan memilih "Bersihkan Folder."
Saat pertama kali Anda menjalankan alat ini, peringatan akan muncul, memberi Anda opsi untuk mengubah pengaturan, menjalankan alat, atau membatalkan operasi.
Jika Anda ingin alat ini berjalan tanpa melihat munculan ini, aktifkan opsi “Jangan tampilkan pesan ini lagi”.
Klik "Bersihkan Folder" untuk menjalankan alat (jika Anda mengaktifkan opsi "Jangan tampilkan pesan ini lagi" maka mulai saat ini dan seterusnya alat akan berjalan segera setelah Anda memilihnya). Saat alat sedang berjalan, yang dapat membutuhkan sedikit waktu jika Anda menjalankannya untuk pertama kalinya di folder dengan banyak pesan, pemberitahuan status muncul di bilah di bagian bawah Outlook.
Anda dapat tetap menggunakan Outlook saat ini sedang berjalan. Setelah pemberitahuan status menghilang, alat telah selesai. Ini tidak akan memberi tahu Anda bahwa sudah selesai - alat ini dirancang untuk berjalan di latar belakang untuk membantu Anda, bukan membombardir Anda dengan pesan-tapi itu akan memberitahu Anda jika tidak dapat menemukan pesan untuk dibersihkan.
Hanya itu saja. Ketika kami menjalankan alat ini pada folder contoh yang berisi 2487 email, ditemukan 502 email yang dapat dihapus. Lebih dari seperlima email dalam folder itu berlebihan, jadi ini adalah pembuka mata dan alat yang layak digunakan jika Anda kehabisan ruang atau lelah mengarungi percakapan.
