Cara Menguji "Keterbacaan" dari Tulisan Anda di Microsoft Word atau Outlook

Microsoft Word dan Outlook telah lama menampilkan kemampuan untuk melihat statistik "keterbacaan" untuk apa yang Anda tulis, sehingga Anda tahu betapa sederhananya atau rumitnya tulisan Anda. Ini dapat membantu memastikan tulisan Anda cukup mudah dibaca untuk audiens yang Anda tuju.

Dalam versi Word yang lebih lama, fitur hanya dengan sekali klik pada bilah status Anda. Dalam versi yang dimulai dengan 2013, Anda harus mengaktifkan fitur tersebut terlebih dahulu, lalu mengaksesnya dengan menjalankan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa.

Memeriksa ejaan dan tata bahasa di Word dan Outlook terjadi di Panel Proofing, dan menawarkan cara pemeriksaan dokumen yang cukup solid. Ada beberapa add-in tata bahasa yang lebih baik untuk Office di luar sana, tetapi bahkan jika Anda mengaktifkannya, Anda masih perlu mengaktifkan pemeriksaan tata bahasa bawaan untuk dapat menggunakan statistik keterbacaan. Apakah itu layak untuk Anda. Dan jika Anda tidak keberatan untuk memeriksa grammar aktif, tetapi hanya memilih untuk tidak terganggu oleh garis bawah berlekuk-lekuk saat Anda bekerja, Anda selalu dapat menonaktifkan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa saat Anda mengetik.

Cara Mengaktifkan Statistik Keterbacaan

Untuk mengakses statistik keterbacaan di Word, Anda harus mengaktifkan fitur terlebih dahulu. Di Word, klik tab File dan kemudian klik Opsi. Di jendela Options, pilih tab Proofing. Aktifkan kotak centang "Periksa grammar dengan ejaan" dan "Tampilkan statistik keterbacaan". Klik OK setelah selesai.

Prosesnya serupa di Outlook. Klik tab File dan kemudian klik Opsi. Di jendela Options, pilih tab Mail dan kemudian klik tombol “Ejaan dan Koreksi Otomatis”.

Di jendela Editor Options, pilih tab Proofing. Aktifkan kotak centang "Periksa grammar dengan ejaan" dan "Tampilkan statistik keterbacaan", lalu klik OK.

Perhatikan bahwa baik Word dan Outlook, Anda dapat membatalkan pilihan untuk memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa saat Anda mengetik jika Anda menemukan gangguan tersebut.

Bagaimana Melihat Statistik Keterbacaan

Sekarang Anda telah mengaktifkan statistik membaca, memeriksa skor keterbacaan dokumen atau pemilihan teks sederhana. Yang harus Anda lakukan adalah menjalankan pemeriksaan tata bahasa dan tata bahasa. Anda dapat memilih teks tertentu untuk diperiksa, atau pastikan tidak ada yang dipilih untuk memeriksa seluruh dokumen. Mulai pemeriksaan ejaan dan tata bahasa dengan menekan F7 atau dengan mengklik tombol Proofing di bilah status di bagian bawah jendela.

Jalankan melalui pemeriksaan ejaan dan tata bahasa, dan setelah selesai, jendela Statistik Keterbacaan akan muncul.

Jendela menunjukkan kepada Anda beberapa statistik dasar seperti jumlah kata dan karakter, bersama dengan beberapa rata-rata seperti kalimat per paragraf. Di bagian Readability, Anda akan melihat dua skor: Flesch Reading Ease dan Flesch-Kincaid Grade Level. Kedua skor didasarkan pada rumus yang memperhitungkan rata-rata panjang kalimat (ASL) dan suku kata rata-rata per kata (ASW).

• Flesch Reading Ease. Nilai ini menilai keterbacaan teks Anda pada skala 100 poin, dengan skor yang lebih tinggi lebih mudah dibaca. Skor 0-60 biasanya dianggap sebagai lulusan perguruan tinggi atau perguruan tinggi dan cukup sulit untuk dibaca. Skor dari 60-80 dianggap cukup mudah dibaca dan ditulis dalam bahasa Inggris biasa. Sebagian besar dokumen profesional termasuk dalam kisaran ini. Skor yang lebih tinggi dari 80 dianggap mudah dibaca oleh anak-anak.
• Tingkat Kelas Flesch-Kincaid. Nilai ini menilai keterbacaan teks berdasarkan tingkat kelas sekolah AS. Skor 4,0, misalnya, berarti tulisan yang dapat dipahami oleh siswa kelas empat. Sebagian besar dokumen profesional jatuh di suatu tempat di kisaran 7,0-11,0.

Dan jika Anda suka mengetahui matematika di balik berbagai hal, rumus yang digunakan untuk menentukan skor Flesch Reading Ease adalah:

206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)

Rumus yang digunakan dalam menentukan skor Tingkat Kelas Flesch-Kincaid adalah:

(.39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

Dan itu dia! Ini adalah fitur sederhana untuk diaktifkan dan digunakan dan, sementara Anda mungkin tidak ingin mendasarkan semua yang Anda tulis pada skor mudah dibaca, mereka masih bisa menjadi alat yang berguna untuk memastikan Anda menjangkau audiens yang tepat dengan tulisan Anda.