Meskipun email mungkin menurun dalam popularitas, memberikan cara untuk sarana instan lebih dari komunikasi online, itu masih komponen vital bagi kebanyakan repertoar profesional orang. Namun, untameded, email dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali, itulah sebabnya mengapa penting untuk menggunakan aturan dan filter.
Aturan Apple Mail memungkinkan Anda memprioritaskan apa yang penting saat mencari tahu apa yang tidak. Skema aturan yang baik akan dengan cepat mengurangi gangguan email sambil memberi Anda kesempatan untuk menanggapi pesan prioritas secara lebih tepat waktu.
Apple Mail membuat pengaturan aturan sekejap, memungkinkan Anda untuk mem-posting, menandai, dan memberi tahu Anda pesan baru dengan mudah sehingga Anda tidak akan terus-menerus mencari pesan penting dari atasan atau kolega Anda.
Untuk mengatur aturan, Anda harus terlebih dahulu membuka preferensi Apple Mail, yang dilakukan dengan memilih menu Mail dan kemudian "Preferences" atau menggunakan Command +, kombinasi keyboard.
Dalam preferensi, kita klik pada tab terakhir di sebelah kanan, "Aturan" dan kemudian klik "Tambah Aturan".
Untuk contoh ini, kami akan menyiapkan aturan untuk merutekan email dari pengirim tertentu ke kotak pesan tertentu. Sebelum kita melakukan ini, kita perlu memastikan bahwa kotak surat sudah diatur. Jika tidak, maka kita dapat mengklik menu "Kotak Surat" dan memilih "Kotak Surat Baru ..." dari pilihan menu. Sekarang, pilih di mana Anda ingin kotak surat baru Anda berada dan beri nama yang sesuai. (Dalam kasus saya, saya menyebutnya "Lowell", di mana semua email dari bos saya akan pergi.)
Kembali pada preferensi aturan kami, kami akan membangun aturan baru kami, yang akan sangat sederhana. Pengirim yang dipermasalahkan - bos saya - memiliki dua alamat e-mail yang biasa mereka gunakan, jadi kami akan memasukkan keduanya ke dalam aturan kami untuk memastikan bahwa setiap surel yang berasal dari salah satu alamat dirutekan ke kotak surat baru kami.
Untuk menambahkan alamat e-mail lain, kita perlu mengklik tanda “+”, ini akan menambahkan bidang tambahan untuk alamat e-mail lain. Dengan aturan baru ini,apa saja email yang datang dari baik alamat e-mail akan terharu ke kotak surat tertentu. Ini berarti akan melewati kotak masuk sehingga kami perlu memastikan bahwa kami sering memeriksa kotak surat tersebut untuk memastikan kami tidak melewatkan apa pun.
Sayangnya, Anda tidak dapat menggunakan Boolean dengan aturan Mail, jadi setiap bagian aturan yang Anda atur harus memiliki itemnya sendiri. Akan lebih mudah menggunakan operator "ATAU" dalam aturan kami ketika menentukan alamat e-mail, tetapi kami tidak bisa - masing-masing perlu memiliki salurannya sendiri.
Jika kami ingin memastikan bahwa pesan apa pun dari pengirim ini tetap ada di kotak masuk tetapi masih diarsipkan ke kotak surat baru, kami dapat mengubah aturan agar disalin alih-alih dipindahkan. Itu hanya contoh sederhana, jadi mari kita coba sesuatu yang sedikit lebih rumit. Katakanlah kami ingin membuat aturan yang akan menandai pesan tertentu, mengarahkannya ke kotak surat khusus, dan meneruskan salinan ke alamat email lain. Beginilah cara kami melakukannya:
Jadi, dengan aturan ini, pesan akan disalin ke folder kotak surat Penting kami, latar belakang akan diarsir menjadi merah, dan akan diteruskan ke akun email terpisah. Kami bisa terus menambahkan kriteria ke aturan kami, tetapi Anda mungkin mendapatkan ide itu.
Ini menyenangkan, jadi mari coba satu lagi dan membuatnya sedikit lebih lama. Dalam aturan ini, ada banyak hal yang terjadi.
Pertama, jika subjeknya atau isi pesan kami berisi kata-kata "roller derby" maka pesan akan dipindahkan ke folder khusus. Setelah menerima pesan ini, Mail akan memberi tahu kami dengan memutar suara, mengirimi kami pemberitahuan, dan memantulkan ikon di Dock. Akhirnya, itu akan mengubah latar belakang menjadi merah muda dan menandainya dengan bendera hijau.
Kedengarannya seperti banyak untuk jenis pesan tertentu, tetapi jika Anda benar-benar ingin tahu ketika sesuatu tiba, Anda pasti dapat memastikan bahwa Mail memberi tahu Anda.
Sebelum kami mengakhiri, lihat preferensi Aturan kami sekali lagi karena ada beberapa fungsi yang sangat berharga yang mungkin ingin Anda gunakan.
Setiap kali aturan "Aktif" akan ada tanda centang di kotak sebelahnya. Jika Anda ingin mematikan aturan, sehingga membuatnya tidak aktif, maka Anda hanya perlu menghapus centangnya. Ini tidak akan menghapus aturan, jadi jika Anda ingin menyimpannya dan hanya menangguhkan penggunaannya untuk sementara waktu, maka nonaktifkan. Fungsi "Edit" adalah agar Anda dapat kembali dan mengubah aturan apa pun saat diperlukan. Sebagai alternatif, Anda bisa mengklik dua kali pada aturan apa pun yang ingin Anda ubah.
Tombol "Duplikat" dapat berguna dari waktu ke waktu ketika Anda ingin mereplikasi aturan sekali lagi, hanya dengan beberapa perubahan kecil, tetapi tidak ingin membuatnya beberapa kali lebih.
Akhirnya, jika Anda perlu menghapus aturan, lalu klik tombol "Hapus", atau cukup pilih aturan dan tekan tombol "Hapus" pada keyboard Anda.
Jika Anda memiliki beberapa akun email, maka menyiapkan aturan adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan semua berbagai pesan Anda ke tempat yang bagus dan rapi sehingga tidak ada yang terlewatkan atau hilang dalam shuffle. Anda tidak perlu menjadi ahli untuk menggunakannya juga. Mail membuatnya sangat mudah untuk mengatur bahkan beberapa aturan sederhana sehingga Anda dapat menemukan pesan penting hanya dalam beberapa klik. Setelah Anda menguasainya, Anda mungkin akan membuat aturan yang lebih kompleks yang melampaui apa yang telah kami tunjukkan di sini hari ini.
