Jika Anda khawatir tentang melindungi email Anda di Outlook dari mata-mata, terutama jika Anda berbagi komputer dengan orang lain, Anda dapat melindungi email di setiap akun Outlook, serta item kalender, tugas, dll. Dengan menetapkan kata sandi di setiap file data Outlook (.pst).
Ada beberapa hal yang harus Anda ketahui tentang melindungi email Anda di Outlook. Pertama, Anda tidak dapat menetapkan kata sandi untuk masuk ke Outlook itu sendiri. Kata sandi yang akan kami tunjukkan cara mengatur adalah untuk satu akun, atau file data, di Outlook. Siapa pun yang mendapatkan akses ke komputer Anda dapat membuka dan menggunakan Outlook; mereka tidak akan dapat mengakses akun email apa pun yang telah Anda terapkan kata sandi. Namun, ini tidak menjamin keamanan data Anda dari penjahat sejati. Menggunakan akun yang dilindungi kata sandi di Windows akan menambah lapisan keamanan lain jika Anda berbagi komputer dengan orang lain.
Juga, ketika Anda menetapkan kata sandi untuk file data Outlook, itu berlaku untuk seluruh akun, atau file data. Anda tidak dapat melindungi setiap folder di akun dengan sandi.
Untuk menetapkan kata sandi pada akun di Outlook, klik kanan pada nama akun di sebelah kiri dan pilih "Data File Properties" dari menu popup.
Kotak dialog Personal Properties ditampilkan. Pada tab Umum, klik "Lanjutan".
Pada kotak dialog File Data Outlook, klik "Ubah Kata Sandi".
Jika sebelumnya Anda telah menetapkan kata sandi untuk file data Outlook yang dipilih, masukkan kata sandi itu di kotak edit “Kata sandi lama”. Dalam contoh ini, kami menetapkan kata sandi untuk file data ini untuk pertama kalinya, jadi kami memasukkan kata sandi baru di kotak edit “Kata sandi baru” dan lagi di kotak edit “Verifikasi kata sandi”. Pastikan Anda menggunakan kata sandi yang kuat untuk mengamankan file data Outlook dengan benar.
Jika Anda tidak ingin memasukkan kata sandi setiap saat, pilih kotak centang "Simpan kata sandi ini dalam daftar kata sandi Anda" sehingga ada tanda centang di kotak. Namun, jika Anda berbagi komputer dengan yang lain, ini tidak disarankan. Jika Anda tidak berbagi komputer dan Anda memiliki kata sandi yang dilindungi akun pengguna Windows, Anda dapat mengaktifkan opsi ini untuk menghindari memasukkan kata sandi setiap kali membuka Outlook. Ini mungkin tampak seperti itu mengalahkan tujuan menetapkan kata sandi ke file data Outlook Anda, tetapi jika Anda membuat cadangan file .pst ke drive eksternal atau ke layanan cloud, file tersebut dilindungi dari seseorang yang mengaksesnya dan mencoba membukanya. di Outlook.
Klik "OK" setelah selesai. Kemudian klik "OK" pada kotak dialog File Data Outlook untuk menutupnya, dan klik "OK" untuk menutup kotak dialog Personal Properties setelah itu.
Saat berikutnya Anda membuka Outlook, Kata Sandi Data File Outlook meminta Anda memasukkan kata sandi sebelum dapat mengakses akun Anda.
Jika Anda memutuskan Anda tidak ingin memasukkan kata sandi untuk akun Anda setiap kali Anda membuka Outlook, atau Anda hanya ingin mengubah kata sandi, akses kotak dialog Ubah Kata Sandi menggunakan langkah-langkah yang kami jelaskan di atas. Masukkan kata sandi Anda saat ini di kotak edit “Kata sandi lama”. Untuk menghapus kata sandi, kosongkan kotak centang "Kata sandi baru" dan "Verifikasi kata sandi". Untuk mengubah kata sandi, masukkan kata sandi baru di kedua kotak edit tersebut.
Menerapkan kata sandi ke file data Outlook Anda juga membantu melindungi mereka ketika Anda mengarsip dan membuat cadangan file data, menyimpannya di media eksternal atau di cloud.
