Jika Anda menggunakan spreadsheet Excel untuk mengumpulkan data dari orang lain, tetapi temukan bahwa mereka sering mengisi sel yang direncanakan dengan hati-hati dengan jenis informasi yang salah, validasi data dapat membantu.
Alat ini memungkinkan Anda membatasi sel-sel tertentu untuk hanya memperbolehkan data yang diformat dengan benar. Jika seseorang memasuki sesuatu yang tidak seharusnya ada di sana seperti “makan siang di bandara” alih-alih “$ 15.68” pada laporan pengeluaran-Excel menolak masukan sampai mereka melakukannya dengan benar. Anggap saja sebagai cara pasif-agresif untuk memastikan orang tidak membuang-buang waktu Anda.
Sebagai contoh, inilah lembar kerja laporan biaya dasar untuk How-To Geek. Katakanlah kita ingin memastikan bahwa orang hanya memasukkan nilai numerik yang diformat sebagai mata uang (yaitu, beberapa digit, diikuti oleh titik desimal, diikuti oleh dua digit lagi) ke dalam sel-sel tertentu.
Pertama, pilih semua sel yang ingin Anda batasi.
Alihkan ke tab “Data” di Pita, lalu klik tombol “Validasi Data”. Jika jendela Anda tidak berukuran penuh dan Anda tidak dapat melihat label, itu adalah ikon dengan dua kotak horizontal, tanda centang hijau, dan lingkaran merah yang disilangkan.
Di jendela Validasi Data, pada tab "Pengaturan", klik menu tarik-turun "Izinkan". Di sini, Anda dapat mengatur jenis input khusus untuk memungkinkan sel yang Anda pilih. Untuk laporan pengeluaran kami, kami akan bersikeras bahwa pengguna memasukkan angka dengan dua nilai desimal, jadi kami akan memilih opsi "Desimal". Anda juga dapat memilih kriteria lain, seperti memastikan sel berisi teks, waktu atau tanggal, teks dengan panjang tertentu, atau bahkan validasi kustom Anda sendiri.
Jenis data apa pun yang Anda pilih pada dropdown "Izinkan" mengubah opsi yang tersedia untuk Anda di sisa tab "Pengaturan". Karena kami menginginkan nilai numerik yang sesuai dengan mata uang, kami menetapkan dropdown “Data” ke pengaturan “antara”. Kemudian, kami mengonfigurasi nilai minimum 0,00 dan nilai maksimum 10.000,00, yang jauh lebih dari cukup untuk memenuhi kebutuhan kami.
Untuk mengujinya, klik "OK" untuk menerapkan pengaturan validasi, dan kemudian coba memasukkan nilai yang tidak pantas. Misalnya, jika kita mengetik "pancake" untuk nilai Sarapan, bukan biaya makan, kita akan mendapat pesan kesalahan.
Sementara itu tidak membatasi orang untuk memasukkan hanya jenis data yang benar, itu tidak memberi mereka umpan balik tentang jenis data apa yang diperlukan. Jadi, mari kita atur itu juga.
Kembali ke jendela Validasi Data (Data> Validasi Data pada Pita). Anda punya dua opsi di sini (dan Anda dapat menggunakan keduanya jika Anda mau). Anda dapat menggunakan tab "Input Message" untuk memiliki tip alat pop-up yang menunjukkan kepada orang-orang jenis data yang Anda inginkan ketika mereka memilih sel yang validasi datanya dihidupkan. Anda juga dapat menggunakan tab "Peringatan Kesalahan" untuk menyesuaikan kesalahan yang mereka lihat ketika mereka memasukkan jenis data yang salah.
Mari beralih ke tab "Input Message" terlebih dahulu. Di sini, pastikan opsi "Tampilkan pesan input saat sel dipilih" diaktifkan. Kemudian, berikan tooltip masukan Anda judul dan beberapa teks. Seperti yang dapat Anda lihat di bawah, cukup klik di salah satu sel yang menampilkan pesan yang memungkinkan orang tahu apa yang diharapkan.
Pada tab "Peringatan Kesalahan", Anda dapat menyesuaikan pesan kesalahan yang orang lihat ketika mereka memasukkan jenis data yang salah. Pastikan opsi "Tampilkan peringatan kesalahan setelah data tidak valid dimasukkan" diaktifkan. Pilih gaya untuk pesan kesalahan Anda dari tarik-turun "Gaya". Anda dapat menggunakan Stop (lingkaran merah dengan X), Peringatan (segitiga kuning dengan tanda seru), atau Informasi (lingkaran biru dengan huruf kecil “i”), tergantung seberapa kuat Anda ingin pesan itu muncul.
Ketik judul untuk pesan Anda, teks pesan itu sendiri, dan kemudian tekan "OK" untuk menyelesaikan.
Sekarang, jika seseorang mencoba memasukkan data yang tidak benar, pesan kesalahan itu sedikit lebih membantu (atau sarkastik, jika Anda lebih suka).
Ini adalah sedikit kerja keras ekstra yang menyiapkan validasi data, tetapi dapat menghemat banyak waktu nanti jika Anda menggunakan spreadsheet untuk mengumpulkan data dari orang lain. Bahkan berguna untuk mencegah kesalahan Anda sendiri. Dan ini benar jika Anda menyiapkan rumus atau tugas otomasi apa pun yang bergantung pada data itu.