Microsoft Office menyimpan metadata tersembunyi di dokumen Office Anda, termasuk berapa lama Anda mengerjakannya, nama semua orang yang bekerja pada dokumen, saat dokumen dibuat, dan bahkan versi dokumen sebelumnya.
Sebelum mempublikasikan dokumen Office secara publik atau mengirimnya kepada seseorang, Anda mungkin ingin memeriksa informasi tersembunyi apa yang ada pada dokumen dan menghapus data sensitif tersebut. Metadata ini dapat melanggar privasi Anda atau berpotensi memalukan.
Pada Office 2013 atau Office 2010, klik menu File, klik Info, dan alat Inspect Document akan berada di depan dan tengah, memberi tahu Anda tentang informasi sensitif yang berpotensi yang terdapat pada dokumen tersebut. Informasi ini lebih jelas daripada di versi Office yang lebih lama, tetapi masih mudah untuk dilewatkan jika Anda tidak menyadari Office menambahkan data sensitif ini ke dokumen Anda.
Pada Office 2007, klik tombol Office orb pada pita, arahkan ke Mempersiapkan, dan klik Periksa Dokumen.
Untuk melihat metadata tersembunyi di dokumen, klik tombol Periksa Masalah, klik Periksa Dokumen, dan pilih jenis metadata yang ingin Anda periksa dokumennya. Anda dapat meninggalkan semua opsi yang dipilih untuk memeriksa dokumen untuk semua jenis metadata.
Klik Inspect dan Office akan memeriksa dokumen untuk metadata. Klik tombol Hapus Semua di samping jenis metadata untuk menghapusnya.
Perhatikan bahwa Anda tidak akan dapat memulihkan sebagian besar metadata ini setelah menghapusnya. Untuk alasan ini, Microsoft merekomendasikan membuat salinan dokumen baru (gunakan fitur Save As) sebelum menghapus metadata dan memublikasikan dokumen. Anda kemudian akan memiliki salinan dokumen dengan metadata. Tentu saja, jika Anda tidak menginginkan metadata ini sama sekali, Anda dapat menghapusnya tanpa khawatir melestarikan salinan.
Office menyimpan properti dokumen termasuk detail seperti penulis, subjek, judul, tanggal Anda membuat dokumen, kapan terakhir Anda memodifikasinya, dan berapa lama Anda menghabiskan mengerjakan dokumen. Properti ini juga akan berisi nama templat apa pun yang Anda gunakan saat membuat dokumen, header email, dan informasi terkait lainnya. Hal ini berpotensi memalukan - misalnya, Anda dapat mengirim laporan TPS ke atasan Anda dan mengatakan bahwa Anda menghabiskan waktu seharian untuk mengerjakannya sendiri. Tetapi metadata dapat mengungkapkan bahwa Anda hanya bekerja pada laporan TPS selama beberapa menit, berkolaborasi dengan orang lain, dan bahwa Anda menggunakan templat bernama “Template Laporan TPS Tidak Berguna” saat membuatnya. Lebih buruk lagi, ada implikasi privasi lainnya di sini - Anda mungkin ingin mempublikasikan dokumen di web tanpa nama Anda yang terkait dengannya, tetapi nama Anda akan muncul di properti dokumen secara default.
Header, footer, watermark, dan teks yang diformat sebagai teks tersembunyi juga bisa dimasukkan, tetapi tidak akan muncul jika Anda melakukan sepintas dokumen. Alat ini memberi tahu Anda apakah dokumen Anda mengandung informasi ini.
Jika Anda berkolaborasi dengan orang lain saat menulis dokumen, itu akan berisi lebih banyak data. Metadata akan menampilkan nama-nama semua orang yang bekerja pada dokumen serta komentar, tanda revisi, anotasi tinta, dan versi dokumen sebelumnya. Jika Anda memublikasikan dokumen yang Anda kerjakan, Anda mungkin ingin menghapus semua data ini daripada membagikannya.
Sayangnya, Anda harus menggunakan alat Inspektur Dokumen untuk menghapus data sensitif dari masing-masing dokumen sebelum Anda menerbitkan atau membaginya dengan seseorang. Tidak ada cara built-in untuk menghapus informasi ini dari banyak dokumen sekaligus, juga tidak ada pengaturan Office-wide untuk mencegah Office menerapkan data ini ke dokumen.
Namun, Anda dapat memiliki Office secara otomatis menghapus metadata setiap kali Anda menyimpan file. Anda harus menerapkan pengaturan ini untuk setiap dokumen yang Anda gunakan - ini adalah pengaturan khusus dokumen, bukan pengaturan sistem-lebar.
Untuk mencegah Office menyimpan metadata bersama dengan dokumen Anda, klik menu File, klik Opsi, dan pilih kategori Pusat Kepercayaan. Klik tombol Pengaturan Pusat Kepercayaan dan pilih Opsi Privasi. Aktifkan opsi "Hapus informasi pribadi dari properti file pada penyimpanan". Jika tampak abu-abu, klik tombol Document Inspector di bawah, jalankan Document Inspector, dan hapus semua informasi pribadi dokumen. Anda kemudian harus dapat mengklik kotak centang.
Ingat, Anda harus mengubah opsi ini untuk setiap dokumen secara terpisah.
Informasi ini dapat bermanfaat, dan beberapa di antaranya bahkan sangat penting untuk kolaborasi atau bagi perusahaan untuk melacak siapa yang bekerja pada sebuah dokumen. Tetapi ketika saatnya mempublikasikan dokumen, Anda mungkin ingin menghapus metadata ini.
