Ada dua cara untuk melindungi file PDF: kata sandi pemilik dan kata sandi pengguna. Kami akan menjelaskan tujuan masing-masing dan menunjukkan kepada Anda bagaimana menerapkannya ke file PDF Anda.
Pemilik, atau Izin, kata sandi memungkinkan Anda untuk menerapkan izin ke file PDF. Misalnya, jika Anda tidak ingin mengizinkan file PDF untuk dicetak, atau halaman yang akan diekstraksi, Anda dapat memilih apa yang ingin Anda izinkan dan tidak mengizinkan dan menerapkan kata sandi pemilik ke file PDF. Kata sandi Pemilik juga dapat disebut kata sandi Utama. Itu yang memungkinkan Anda mengubah izin tersebut.
Pengguna, atau Buka, kata sandi memungkinkan Anda meminta pengguna untuk memasukkan kata sandi bahkan untuk melihat PDF. Jika mereka tidak memasukkan kata sandi yang benar, file PDF tidak akan terbuka.
Ada beberapa layanan online untuk melindungi file PDF, seperti PDFProtect, tetapi jika Anda ingin menambahkan kata sandi ke dokumen sensitif, Anda mungkin tidak nyaman mengunggahnya ke layanan yang tidak Anda ketahui. Jadi, kami akan fokus pada opsi offline terbaik di panduan ini.
Kami telah membahas cara membuat file PDF yang dilindungi kata sandi di Microsoft Word, tetapi itu hanya menambahkan kata sandi pengguna. Tidak ada opsi untuk menambahkan kata sandi pemilik. Kami melakukan beberapa penelitian, dan menemukan opsi terbaik untuk melindungi file PDF Anda secara offline adalah perkantoran gratis LibreOffice. Kami akan menunjukkan cara melindungi dokumen Microsoft Word atau LibreOffice Writer dengan kata sandi dan cara membuat file PDF yang dilindungi kata sandi dari dokumen.
CATATAN: Kami menggunakan file Word dalam contoh kami, tetapi Anda dapat melakukan hal yang sama dengan dokumen LibreOffice Writer (file .odt). Anda juga dapat membuka file PDF di LibreOffice. Mereka terbuka di LibreOffice Draw, bahkan jika Anda berada di Writer, Calc, atau Impress, tetapi prosedur untuk kata sandi yang melindungi mereka di Draw sama dengan program LibreOffice lainnya dan dijelaskan dalam “Cara Mengonversi Dokumen ke File PDF Dilindungi Kata Sandi ”di bawah ini. Anda akan mengubah file PDF yang tidak terlindung menjadi file yang dilindungi kata sandi.
Sebelum memulai, unduh LibreOffice dan instal, atau Anda dapat mengunduh versi portabel jika Anda tidak ingin menginstal LibreOffice. Buka LibreOffice Writer dan kemudian buka file Word. Klik panah bawah pada tombol "Simpan" pada bilah alat dan pilih "Save As" dari menu drop-down.
Pada kotak dialog Save As, arahkan ke tempat Anda ingin menyimpan dokumen yang dilindungi. Untuk contoh kami, kami akan mengganti dokumen asli. Jika Anda ingin menyimpan dokumen yang dilindungi sebagai file baru, masukkan nama yang berbeda untuk file di kotak “Nama file”. Untuk melindungi kata sandi dokumen, centang kotak “Simpan dengan kata sandi”. Kemudian, klik "Simpan".
Jika Anda mengganti file asli, kotak dialog Konfirmasi Simpan Sebagai ditampilkan. Klik "Ya" untuk mengganti file.
Pada kotak dialog Setel Kata Sandi, Anda dapat menentukan dua jenis kata sandi, sama seperti kata sandi pengguna dan pemilik untuk file PDF. Untuk meminta pengguna memasukkan kata sandi untuk melihat dokumen (seperti kata sandi pengguna), ketikkan kata sandi dalam kotak “Masukkan kata sandi untuk dibuka” dan kotak “Konfirmasi kata sandi” di bawah “Kata sandi Enkripsi File”. Jika Anda juga ingin melindungi dokumen terhadap penyuntingan (seperti kata sandi pemilik), klik "Opsi" di tengah kotak dialog dan ketik kata sandi di kotak "Masukkan kata sandi untuk mengizinkan pengeditan" dan kotak "Konfirmasi kata sandi" di bawah Kata Sandi Berbagi File.
CATATAN: File Sharing Password hanya berfungsi untuk dokumen Writer LibreOffice, bukan dokumen Word. Jika Anda ingin menggunakan Kata Sandi Berbagi File, simpan dokumen Anda sebagai file .odt, yang merupakan opsi pertama dalam daftar buka-bawah “Save as type” pada kotak dialog Save As yang digambarkan di atas.
Memasukkan kata sandi untuk memungkinkan pengeditan secara otomatis menyebabkan dokumen terbuka dalam mode hanya-baca. Jika Anda ingin membuka file dalam mode read-only secara default tanpa kata sandi, centang kotak "Buka file read-only" dan biarkan kotak kata sandi di bawah Kata Sandi Bagi File kosong.
Klik "OK".
Jika Anda menerapkan kata sandi terbuka ke dokumen, saat berikutnya Anda membuka file, Anda akan diminta memasukkan kata sandi yang terbuka.
Jika file Anda adalah dokumen Writer LibreOffice (.odt) dan Anda menetapkan Kata Sandi Berbagi File untuk itu, dokumen akan dibuka dalam mode read-only. Untuk mengedit dokumen, klik tombol "Edit Dokumen" di bar kuning.
Anda akan diminta memasukkan kata sandi berbagi file untuk dapat memodifikasi file.
Anda juga dapat mengkonversi dokumen Word atau dokumen LibreOffice ke file PDF yang dilindungi kata sandi dan menerapkan kata sandi pengguna dan pemilik untuk itu. Untuk melakukan ini, buka dokumen dan kemudian pilih "Ekspor sebagai PDF" dari menu File.
Pada kotak dialog Opsi PDF, klik tab "Keamanan".
Di bawah Enkripsi dan Izin File, pada awalnya ada “Tidak ada kata sandi yang terbuka” (kata sandi pengguna) dan “Tidak ada kata sandi izin” (kata sandi pemilik). Untuk mengatur kata sandi ini, klik "Set Passwords".
Pada kotak dialog Set Kata Sandi, di bawah Atur kata sandi terbuka, masukkan kata sandi pengguna dua kali yang diperlukan untuk melihat file PDF. Di bawah Tetapkan kata sandi izin, masukkan kata sandi pemilik yang akan mencegah file PDF dicetak, diedit, atau memiliki konten yang diambil darinya. Klik "OK".
CATATAN: Anda tidak harus menggunakan kedua kata sandi, tetapi kami menyarankan Anda untuk melakukan keamanan yang lebih baik.File PDF dengan hanya satu dari dua kata sandi yang diterapkan (salah satunya) tidak seaman yang diterapkan dengan kata sandi. Planet PDF menjelaskan mengapa dua kata sandi lebih baik daripada satu saat mengamankan file PDF.
Anda dikembalikan ke kotak dialog Opsi PDF dan status kata sandi yang Anda atur ditampilkan di bawah tombol Set Kata Sandi. Jika Anda memilih untuk menetapkan kata sandi izin (pemilik), opsi di sisi kanan kotak dialog menjadi aktif. Jika Anda tidak ingin siapapun mencetak dokumen atau membuat perubahan apa pun pada dokumen, pilih "Tidak diizinkan" di bawah Pencetakan dan Perubahan. Jika Anda hanya ingin membatasi jenis pencetakan dan perubahan yang dapat dilakukan, pilih opsi lain di bawah Pencetakan dan Perubahan. Jika Anda tidak ingin siapa pun menyalin konten dari file PDF Anda, pastikan kotak "Aktifkan penyalinan konten" tidak dicentang. Untuk tujuan aksesibilitas, ada baiknya untuk membiarkan kotak "Aktifkan akses teks untuk alat aksesibilitas" dicentang. Klik "Ekspor".
Pada kotak dialog "Ekspor", navigasikan ke folder tempat Anda ingin menyimpan file PDF yang dilindungi kata sandi. Masukkan nama untuk file di kotak “Nama file” dan klik “Simpan”.
Jika Anda menetapkan kata sandi terbuka (pengguna) ke file PDF, Anda akan diminta kata sandi itu pada saat Anda membukanya.
Anda akan melihat "(SECURED)" di sebelah kanan nama file di bilah judul, menunjukkan itu adalah file PDF terenkripsi.
Jika Anda menerapkan kata sandi izin (pemilik) ke file PDF, dan memilih untuk tidak mengizinkan pencetakan, Anda akan melihat opsi “Print” berwarna abu-abu ketika Anda mengklik tab “File”.
Prosedur untuk menambahkan kata sandi akses dan izin ke dokumen dan untuk mengonversi dokumen ke file PDF yang dilindungi kata sandi sama dengan LibreOffice Calc, Impress, dan Draw juga.
