Jika Anda ingin menjaga Outlook 2010 bersih dan berjalan lebih cepat, salah satu metode adalah mengatur fitur AutoArchive. Hari ini kami menunjukkan kepada Anda cara mengonfigurasi dan mengelola fitur di Outlook 2010.
Menggunakan AutoArchive memungkinkan Anda untuk mengelola ruang di kotak surat Anda atau di server email dengan memindahkan item lama ke lokasi lain di hard drive Anda.
Aktifkan dan Konfigurasikan Arsip Otomatis
Di Outlook 2010, Arsip Otomatis tidak diaktifkan secara default. Untuk menyalakannya, klik pada tab File untuk mengakses Backstage View, lalu klik pada Opsi.
Jendela Opsi Outlook terbuka, lalu klik Advanced kemudian tombol Pengaturan Arsip Otomatis.
Jendela AutoArchive terbuka dan Anda akan melihat semuanya berwarna abu-abu. Centang kotak di sebelah Jalankan Pengarsipan Otomatis setiap ...
Catatan: Jika Anda memilih opsi Hapus item lama secara permanen, surat tidak akan diarsipkan.
Sekarang Anda dapat memilih pengaturan untuk bagaimana Anda ingin mengelola fitur AutoArchive. Pilih seberapa sering Anda ingin menjalankannya, sebelum fitur dijalankan, di mana memindahkan item, dan tindakan lain yang Anda inginkan terjadi selama proses tersebut. Setelah Anda membuat pilihan Anda, klik OK.
Konfigurasi Sendiri Folder Secara Manual
Untuk kontrol lebih dari satu folder yang diarsipkan, klik kanan pada folder dan klik Properties.
Klik tab AutoArchive dan pilih pengaturan yang ingin Anda ubah untuk folder itu. Misalnya Anda mungkin tidak ingin mengarsipkan folder tertentu atau memindahkan data yang diarsipkan ke folder tertentu.
Jika Anda ingin mengarsipkan dan membuat cadangan item secara manual, klik pada tab File, Alat Pembersihan, lalu Arsipkan.
Klik tombol radio di sebelah Arsipkan folder ini dan semua subfolder. Pilih folder yang ingin Anda arsipkan. Dalam contoh ini kami ingin mengarsipkan folder ini ke lokasi spesifiknya sendiri.
File .pst disimpan di folder dokumen Anda dan jika Anda perlu mengaksesnya di lain waktu, Anda bisa.
Setelah Anda mengatur AutoArchive Anda dapat menemukan item dalam file yang diarsipkan. Di Panel Navigasi, perluas folder Arsip dalam daftar. Anda kemudian dapat melihat dan mengakses pesan Anda.
Anda juga dapat mengaksesnya dengan mengklik tab File \ Buka kemudian Buka File Data Outlook.
Kemudian Anda dapat menelusuri file yang diarsipkan yang ingin Anda buka.
Mengarsipkan email lama adalah cara yang baik untuk membantu menjaga kotak surat bersih yang bagus, membantu mempercepat pengalaman Outlook Anda, dan menghemat ruang pada server email. Hal baik lainnya adalah Anda dapat mengkonfigurasi arsip email dan folder spesifik untuk memenuhi kebutuhan email Anda.
