Microsoft pikir mereka membantu ketika mereka mengatur pemberitahuan untuk email baru. Namun, rentetan pemberitahuan yang terus-menerus juga dapat mengganggu alur pemikiran Anda. Anda dapat menonaktifkan pemberitahuan sepenuhnya, atau-lebih baik lagi-Anda dapat mengatur Outlook hanya memberi tahu Anda tentang email penting.
Jika Anda perlu responsif terhadap orang-orang tertentu, seperti klien, atasan Anda, atau anggota keluarga Anda, Anda dapat menggunakan Aturan di Outlook untuk menerima pemberitahuan tentang pesan tertentu saja. Berikut cara menyiapkan aturan yang hanya menampilkan pemberitahuan email dari pengirim tertentu.
Cara termudah untuk mengatur aturan ini adalah menemukan email dari orang itu. Untuk contoh ini, saya akan menyiapkan aturan untuk memberi tahu saya ketika saya menerima email dari atasan saya, karena email dari atasan Anda selalu penting, bukan? Jadi, saya klik kanan pada email dari editor kepala How-To Geek, Whitson Gordon, dan pilih "Aturan" dan kemudian "Buat Aturan" dari menu popup.
Dalam kotak dialog "Buat Aturan", pilih ketentuan yang Anda inginkan untuk menerima pemberitahuan tentang email baru. Saya ingin mendapatkan pemberitahuan langsung tentang email yang saya terima dari Whitson, jadi saya pilih kotak centang pertama.
Saya juga memilih kotak centang "Dikirim ke" dan memastikan nama saya dipilih dari daftar tarik-turun, jadi saya akan menerima pemberitahuan untuk email yang dikirim dari Whitson langsung kepada saya. Jika Anda tidak ingin diberi tahu tentang email tempat Anda CC'ed atau salah satu dari beberapa penerima, pilih "saya hanya" dari daftar tarik-turun "Dikirim ke". Klik "OK" setelah Anda membuat pilihan Anda.
Kotak dialog "Sukses" ditampilkan dengan opsi untuk "Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di folder saat ini". Klik "OK". Saya ingin tahu email apa yang ada di inbox saya dari Whitson, jadi saya pilih kotak centang.
Kotak dialog "Tanda Surat Baru" akan muncul, menuntut tindakan segera. Saat ini saya hanya memiliki satu email dari Whitson di kotak masuk saya, jadi itu satu-satunya yang tercantum di kotak dialog ini. Namun, jika ada lebih banyak email dari Whitson, semuanya akan tercantum di sini. Jika Anda ingin melihat email langsung dari kotak dialog ini, pilih email untuk melihat dan klik "Buka Barang". Klik "Tutup" untuk menutup kotak dialog.
Kotak dialog "Alert Email Baru" tetap terbuka sampai Anda mengklik "Tutup", bahkan ketika Anda membuka pesan email dari kotak dialog dan kemudian menutup pesan.
Saat membuat aturan, Anda dapat memilih dari opsi tambahan yang lebih spesifik daripada yang tersedia di kotak dialog "Buat Aturan" utama. Untuk melakukannya, buka kotak dialog "Buat Aturan", seperti yang dijelaskan sebelumnya di artikel ini. Kemudian klik "Opsi Lanjutan".
Layar pertama pada kotak dialog “Aturan Wizard” menampilkan daftar kondisi terperinci untuk diperiksa. Pilih kotak centang untuk ketentuan yang Anda inginkan untuk memeriksa pemberitahuan email. Saya ingin menerima pemberitahuan ketika saya menerima email dari Whitson yang hanya dikirimkan kepada saya, jadi saya memilih ketentuan tersebut.
Teks bergaris bawah biru adalah tautan yang Anda klik untuk menentukan nilai yang ingin Anda periksa dalam kondisi itu. Setelah Anda memilih kondisi itu, klik tautan biru pada kondisi itu di kotak “Langkah 2” untuk mengedit nilainya.
Setelah Anda memilih kondisi yang ingin Anda periksa, klik "Next".
Sekarang, pilih opsi untuk menunjukkan apa yang harus dilakukan dengan pesan yang Anda terima yang cocok dengan kondisi yang dipilih. Anda dapat melakukan hal-hal seperti memindahkan pesan ke folder tertentu, meneruskannya ke satu atau beberapa orang, membalas menggunakan template, atau menandainya sebagai telah dibaca. Saya ingin menerima Peringatan Desktop ketika saya menerima pesan email dari Whitson, jadi saya memilih opsi terakhir pada daftar, "menampilkan Peringatan Desktop". Setelah Anda memilih apa yang ingin Anda lakukan dengan pesan, klik "Next".
Layar berikutnya memberikan opsi untuk menetapkan pengecualian terhadap aturan, seperti jika Anda tidak ingin mendapatkan pemberitahuan jika pesan tersebut adalah undangan rapat atau pembaruan. Pilih pengecualian apa pun yang ingin Anda terapkan pada aturan Anda dan klik "Berikutnya". Saya tidak ingin ada pengecualian, jadi saya cukup klik "Next" untuk melewati layar ini.
Layar terakhir memungkinkan Anda untuk menentukan nama untuk aturan, dan mengatur beberapa opsi aturan, termasuk satu untuk "Aktifkan aturan ini" segera. Jika Anda ingin menjalankan aturan segera pada pesan yang sudah ada di kotak masuk, pilih "Jalankan aturan ini sekarang pada pesan yang sudah ada di 'Kotak Masuk'".
Tinjau deskripsi aturan di bawah "Langkah 3" dan klik "Selesai" setelah selesai.
Sekarang, ketika saya menerima email dari Whitson, peringatan desktop ditampilkan di desktop Windows. Perhatikan bahwa ini berbeda dari kotak dialog "Alert Pesan Baru" - sebagai gantinya, ini adalah pemberitahuan Windows asli. Jika Anda lebih suka gaya pemberitahuan ini, Anda harus melalui "Opsi Lanjutan" untuk setiap aturan yang Anda buat ".
Memodifikasi, menghapus, atau bahkan mematikan aturan Anda untuk sementara sangatlah mudah. Saya ingin mengubah aturan saya untuk menampilkan kotak dialog "Alerts Email Baru" daripada "Desktop Alert". Untuk melakukan ini, saya klik tab "Beranda".
Klik tombol "Aturan" di bagian "Pindah" dan pilih "Kelola Aturan & Pemberitahuan" dari menu tarik-turun.
Kotak dialog “Aturan dan Pemberitahuan” ditampilkan. Pada tab "Aturan E-mail", klik "Ubah Aturan" dan pilih "Edit Pengaturan Aturan" dari menu tarik-turun.
Seperti yang dibahas sebelumnya, layar pertama dari "Aturan Wizard" menampilkan daftar kondisi yang dapat Anda periksa pada pesan email yang masuk. Pilihan yang saya buat ketika saya pertama kali mengatur tampilan aturan di bagian atas daftar dan deskripsi dengan pengaturan saat ini ditampilkan di kotak di bawah "Langkah 2". Saya tidak ingin mengubah kondisi, jadi saya klik "Next". Jika Anda ingin mengubah ketentuan pada aturan Anda, buat perubahan Anda dan kemudian klik "Berikutnya".
Pada layar daftar tindakan untuk mengambil pesan email yang masuk (tergantung pada kondisi), saya menonaktifkan opsi "display a Desktop Alert", yang ditampilkan di bagian atas daftar, dan kemudian klik "Next".
Katakanlah Anda ingin menampilkan lebih banyak kotak dialog "Notifikasi Email Baru" di dalam-wajah Anda. Gulir ke bawah ke bagian bawah daftar tindakan dan pilih "tampilkan pesan tertentu di jendela Pemberitahuan Item Baru". Untuk menyesuaikan pesan yang ditampilkan pada kotak dialog "Tanda Surat Baru", klik tautan "pesan tertentu" di kotak di bawah "Langkah 2".
Pada kotak dialog "Siaga Pesan", masukkan pesan untuk ditampilkan di kotak dialog "Alert Pesan Baru" dan klik "OK".
Jika Anda ingin menambah atau menghapus pengecualian apa pun, klik "Berikutnya" untuk mengakses daftar pengecualian dan membuat perubahan Anda. Untuk mengubah nama aturan atau mengubah opsi lain di layar terakhir "Aturan Wizard", klik "Berikutnya" lagi pada layar pengecualian. Saya tidak ingin mengubah yang lain, jadi saya klik "Selesai" pada layar tindakan untuk menerima perubahan saya dan tutup "Aturan Wizard".
Anda kembali ke kotak dialog “Aturan dan Pemberitahuan”. Klik "OK" untuk menutupnya. Untuk menjalankan aturan dengan segera, klik "Run Rules Now" di bagian atas tab "Aturan E-mail".
Pada kotak dialog "Run Rules Now", di kotak "Select rules to run", pilih kotak centang untuk aturan yang ingin Anda jalankan dan klik "Run Now".
CATATAN: Setelah Anda menjalankan aturan, kotak dialog "Run Rules Now" tidak menutup secara otomatis. Anda harus mengklik "Tutup" untuk menutupnya. Kotak dialog “Aturan dan Pemberitahuan” juga tidak menutup secara otomatis, jadi klik "OK" untuk menutupnya.
Kotak dialog "Tanda Surat Baru" ditampilkan dengan pesan khusus Anda di bagian atas.
Fitur Aturan di Outlook menyediakan banyak opsi untuk menangani pesan email Anda secara otomatis. Anda dapat mengirim pesan tertentu ke folder tertentu, melakukan tindakan pada pesan email dengan teks tertentu di baris subjek, atau bahkan menghapus pesan secara otomatis berdasarkan kondisi tertentu. Aturan Outlook mungkin tampak luar biasa pada awalnya karena semua opsi yang tersedia. Namun, jika Anda tahu bagaimana Anda ingin mengelola pesan email tertentu, tidak sulit untuk membuat dan mengelola aturan Anda sendiri.
