Jika Anda memiliki ruang drive terbatas atau koneksi internet yang lambat, Anda mungkin ingin membatasi hal-hal apa saja yang didownload Outlook. Kami telah menunjukkan kepada Anda cara mengontrol item yang diunduh Outlook berdasarkan usia item, tetapi itu tidak terlalu fleksibel. Ini juga hanya berfungsi pada email di kotak surat Anda (dan, untuk Outlook 2016 dan yang lebih baru, mendelegasikan kotak surat), jadi jika Anda punya akses ke folder publik atau bersama, atau Anda punya banyak acara dan tugas kalender, Anda perlu pilihan lain. Maju sinkronisasi folder, yang memungkinkan Anda menyaring hal-hal yang diunduh Outlook berdasarkan folder demi folder.
catatan: Sinkronisasi folder berfungsi dengan semua versi yang didukung dari klien Outlook ketika Anda terhubung ke Server Microsoft Exchange, termasuk Hotmail atau Outlook.com. Jika Anda terhubung ke layanan lain, seperti Gmail atau server surat pribadi, Anda dapat mengkonfigurasi opsi ini tetapi Outlook mungkin mengabaikannya.
Anda dapat mengakses opsi sinkronisasi untuk folder dengan mengklik Folder> Properti Folder.
Anda juga dapat mengklik kanan folder di panel Navigasi dan kemudian klik perintah "Properties".
Pada jendela properti folder, alihkan ke tab "Sinkronisasi".
Kabar baiknya adalah hanya ada satu hal yang harus dilakukan pada tab ini: buat filter Anda. Klik tombol "Filter" untuk membuka jendela Filter dan memulai.
Jendela Filter memungkinkan Anda memilih kondisi (atau ketentuan) yang harus dipenuhi oleh pesan untuk Outlook untuk mengunduhnya ke folder ini. Setiap email yang tidak memenuhi ketentuan ini masih ada di server, dan Anda dapat mengakses email tersebut melalui aplikasi web Outlook atau Outlook online.
Setiap folder dapat memiliki filter sinkronisasi berbeda, jadi jika Anda membuat filter di Kotak Masuk Anda, itu tidak akan memengaruhi folder lain. Anda harus membuat filter terpisah untuk setiap folder, jadi sangat masuk akal untuk menggunakan ini di folder dengan banyak item.
Saat ini kotak masuk saya penuh dengan email di mana saya sudah pernah melakukan hal-hal yang tidak penting, jadi kami akan membuat filter yang hanya menyinkronkan email yang dikirimkan kepada saya dan di mana saya satu-satunya orang di “ Ke "garis.
Untuk melakukan ini, tambahkan nama ke kotak "Dikirim Ke", aktifkan kotak centang "Di mana saya", lalu pilih "satu-satunya orang di baris Kepada" dari menu tarik-turun ke kanan.
Klik tombol "OK", dan pesan peringatan akan muncul.
Pesan ini berarti bahwa setiap email yang cocok dengan filter Anda akan diunduh ke folder dan email yang tidak sesuai dengan filter Anda akan dihapus dari folder lokal. Email yang tidak cocok tidak akan dihapus-mereka akan tetap tersedia di aplikasi web Outlook, dan jika Anda mengubah atau menghapus filter Anda, Outlook dapat mengunduhnya lagi.
Klik "OK" pada pesan, dan kemudian "OK" pada jendela properti. Restart Outlook dan filter harus segera diterapkan, meskipun pada folder dengan ribuan email, itu bisa memakan waktu untuk sinkronisasi ulang. Setelah filter email Anda disinkronkan, Anda dapat memadatkan kotak surat Anda untuk memaksimalkan perolehan ruang.
Untuk menghapus filter, kembali ke jendela Filter dan klik tombol "Hapus Semua". Tutup jendela yang terbuka dan mulai ulang Outlook untuk menerapkan perubahan.
Alat sinkronisasi ini sangat bagus untuk kotak surat bersama di mana Anda hanya ingin melihat email yang dikirimkan kepada Anda atau tim Anda. Anda juga dapat menggunakannya untuk berhenti menampilkan email atau acara kalender yang lebih tua dari usia tertentu, menyaring lampiran besar, berhenti menyinkronkan email dari alamat tertentu, dan banyak lagi. Kriteria filter banyak dan beragam, jadi jika Anda ingin memfilter email tertentu, Anda harus dapat menemukan kombinasi kriteria filter yang memungkinkan Anda melakukannya.
