Indeks memberi pembaca cara untuk menemukan kata-kata penting dengan mudah dalam dokumen kami, tetapi membuat indeks dengan tangan sangat membosankan dan memakan waktu. Untungnya, Anda dapat secara otomatis membuat tabel indeks di Word.
Gambar oleh Ifijay
Pendekatan umum untuk membuat tabel indeks di Word adalah secara manual menandai setiap kata yang ingin kita indeks, tetapi alternatif lainnya adalah menggunakan dokumen konkordansi untuk secara otomatis mengindeks dokumen induk kami, yang akan kami bahas di artikel hari ini.
Mari kita mulai dengan membuat tabel dua kolom dalam file konkordansi kami. Tuliskan kata-kata yang Anda ingin ditandai untuk diindeks di kolom kiri. Tuliskan teks yang ingin Anda gunakan dalam tabel indeks dokumen master di kolom kanan.
Tutup file konkordansi dan buka tab referensi dokumen master Anda untuk mengindeks dokumen master kami.
Klik pada tombol "AutoMark" dan pilih dokumen konkordansi ketika kata meminta Anda untuk menentukan file AutoMark.
Tepat setelah Anda mengklik tombol OK Anda akan melihat bahwa Word menciptakan beberapa kolom entri indeks dalam dokumen kami.
Kita dapat menyembunyikan bidang-bidang ini dengan mengklik tombol “Tampilkan / Sembunyikan Paragraf” di tab home.
Pergi ke ujung dokumen master dan klik tombol "Sisipkan Indeks" sekali lagi dan klik tombol OK kali ini untuk membuat indeks.
Itu saja yang kami miliki tentang cara membuat tabel indeks dengan file konkordansi. Mari kita lihat lebih dekat bagaimana kita dapat menyesuaikan gaya indeks.
Word memungkinkan kita untuk membuat berbagai jenis indeks. Di sini kami memiliki indeks dengan sub-entri yang sangat berguna ketika kami ingin mengelompokkan serangkaian konsep yang terkait erat dalam dokumen kami.
Trik menciptakan sub-entri adalah dengan memisahkan teks di kolom kanan tabel dokumen konkordansi kami dengan titik dua (:). Word akan memperlakukan kata-kata yang muncul setelah tanda titik dua sebagai sub-entri dalam indeks.
Jenis indeks lain yang berguna adalah indeks referensi silang yang biasanya datang dalam bentuk "Lihat juga ..."
Sayangnya kami tidak dapat membuat referensi silang dalam tabel indeks kami menggunakan file konkordansi, jadi kami harus secara manual mengedit bidang indeks dengan menambahkan "\ t" setelah kata yang diindeks diikuti oleh kata yang direferensikan silang.
Salah satu tantangan dengan mempertahankan indeks di Word adalah bahwa Word tidak memberi kita tombol atau menu yang dapat kita klik untuk menghapus bidang indeks jika kita memutuskan untuk mengulang file konkordansi kita.
Kita harus menggunakan skrip Visual Basic untuk mengosongkan bidang indeks di dokumen kami. Sebagian besar dari Anda pasti berpikir “Visual Basic Script, saya bukan seorang programmer! Apa itu ?". Jangan khawatir itu tidak seburuk kedengarannya. Cukup salin dan tempelkan skrip sederhana ini yang ditulis oleh orang-orang hebat di TechRepublic ke dalam editor Visual Basic Word dan jalankan untuk membersihkan kolom indeks dokumen master Anda.
Sub HapusIndexEntries ()
Dim doc Sebagai Dokumen
Dim sebagai Bidang
Set doc = ActiveDocument
Untuk Setiap Fld Di doc.Fields
fld. Pilih
Jika fld.Type = wdFieldIndexEntry Kemudian
f.Delete
Berakhir jika
Berikutnya
Setel fld = Tidak ada
Set doc = Tidak Ada
Akhir Sub
Buka editor Visual Basic dengan menekan Alt + F11 dan letakkan skrip ini ke editor. Jalankan skrip dengan mengklik "jalankan tombol" untuk membersihkan bidang indeks dokumen master.
Dokumen induk Anda seharusnya tidak lagi memiliki bidang indeks apa pun. Kita sekarang dapat mengindex ulang dokumen master dan membuat ulang tabel indeks menggunakan menu "Insert Index".
Ya indeks jelas berguna untuk pembaca Anda, tetapi kemungkinan besar sebagian dari Anda berpikir, “Mengapa tabel indeks terlihat begitu membosankan. Bisakah saya mengubah tampilannya agar lebih menarik? ”. Jawabannya adalah iya nih, tabel indeks tidak harus terlihat polos.
Kita dapat menyesuaikan gaya tabel indeks dengan memilih salah satu format yang tersedia untuk menyesuaikan tampilan dan nuansa tabel indeks.
Berikut ini contoh bagaimana Klasik format indeks seperti.
Kita bahkan dapat menerapkan gaya kita sendiri ke tabel indeks dengan memilih "Dari Template" dan mengklik tombol "Ubah".
Pilih salah satu gaya indeks yang tersedia dan klik tombol "Ubah" untuk membuat gaya kita sendiri.
Kita dapat menyesuaikan gaya font tabel indeks.
Memberikan tabel indeks beberapa batasan, atau penomoran;
… Untuk memberi tabel indeks tampilan dan nuansa khusus.
Itu saja yang kami miliki untuk membuat tabel indeks dengan Microsoft Word. Punya tips hebat lain untuk pembuatan dokumen? Bagikan keahlian Anda di komentar.
