Outlook cukup identik dengan email. Oleh karena itu, di luar semua fitur lainnya, Anda ingin memastikan Anda tahu bagaimana menggunakannya dengan e-mail seefektif mungkin.
Kami telah membahas menggunakan aspek Outlook untuk beberapa waktu dan otak Kantor yang beruban sudah tahu semua hal ini, tetapi pengguna baru, seperti mereka yang perlu tahu cara menggunakan Outlook di pengaturan kantor, mungkin harus tahu cara menggunakan Outlook sehari-hari. Yang mengatakan, itu adalah aplikasi e-mail multifaset dan matang yang harus dimiliki pengguna Windows dalam kotak perkakas mereka.
Karena ada begitu banyak hal yang harus dipelajari, kami hanya memiliki sedikit waktu untuk hilang, jadi mari kita mulai dengan cara menulis dan mengirim pesan, serta perincian semua opsi yang dapat Anda tweak untuk menjadikan Outlook pengalaman yang lebih berguna dan menyenangkan .
Jika Anda ingin atau perlu memahami dasar-dasar Outlook, kami telah menulis panduan pemula yang berguna untuk itu. Kami sarankan Anda membacanya jika Outlook benar-benar baru bagi Anda.
Jika tidak, dari kotak masuk Outlook, Anda dapat mengklik tombol "Email Baru" atau menggunakan "CTRL + N".
Jendela pesan baru yang dihasilkan harus cukup jelas. Jika Anda pernah menggunakan Microsoft Word atau program pengeditan teks yang serupa, fitur-fitur Teks Dasar tidak diragukan lagi akan terlihat akrab bagi Anda.
Pada titik ini, Anda akan menentukan siapa yang Anda kirimi pesan Anda, tulis pesan Anda, dan klik tombol "Kirim". Itu semua baik dan bagus jika Anda hanya menulis pesan satu kali dan kemudian Anda selesai dengan itu, tetapi ada lebih dari itu.
Saat Anda menulis email baru, hal pertama yang mungkin Anda lakukan adalah memasukkan penerima atau penerima Anda. Anda dapat melakukan ini hanya dengan mengetikkan alamat surel (es) mereka atau Anda dapat mengklik "Ke ..." dan memilih nama dari buku alamat Anda.
Ingat, jika Anda ingin cepat memilih dua atau lebih alamat secara bersamaan, tahan CTRL dan klik setiap nama yang ingin Anda pilih, lalu pilih opsi pengalamatan Anda: Ke dan Cc (atau Bcc). Ketika Anda telah memilih semua penerima Anda, klik "OK."
Jika Anda belum memiliki buku alamat, kami siap membantu Anda. Anda dapat mengimpor kontak Anda ke Outlook dari Gmail Anda atau layanan e-mail serupa.
Katakanlah Anda memiliki lebih dari satu akun email yang terkait dengan Outlook. Bagaimana Anda mengirim email dari akun Anda yang lain?
Anda akan melihat bahwa pada tombol “Dari” ada panah kecil. Klik tombol itu, dan Anda akan melihat akun Anda yang lain dalam daftar drop-down sehingga Anda dapat memilih akun email lain.
Atau, Anda dapat menggunakan akun email yang tidak terkait dengan Outlook, seperti jika Anda menggunakan komputer orang lain atau Anda menggunakan komputer Anda di tempat kerja dan Anda ingin merutekan balasan ke akun pribadi Anda.
Jika Anda melakukan ini, ingatlah beberapa hal. Pertama, pesan apa pun yang Anda kirim akan disalin ke folder Email Terkirim, jadi jangan mengirim sesuatu yang pribadi kecuali Anda bermaksud menghapusnya dan mengosongkan Sampah. Juga, jika Anda mengirim pesan dari pekerjaan Anda, mereka mungkin akan menyimpannya di server email mereka.
Anda mungkin sudah akrab dengan konsep tanda tangan, atau Anda bahkan dapat menggunakannya sendiri. Pada dasarnya, tanda tangan adalah potongan teks khusus yang dapat Anda tambahkan ke setiap pesan. Ini dapat berupa detail kontak Anda, informasi penting tentang produk atau acara yang Anda promosikan, atau hanya kutipan mendalam yang benar-benar Anda sukai.
Dalam contoh ini, kita akan melampirkan tanda tangan yang merinci rencana liburan masa depan. Kami akan melampirkan tanda tangan ini ke semua email yang berasal dari akun kerja kami, tetapi tidak untuk balasan dan penerusan.
Mulai sekarang, sampai Anda menghapus tanda tangan menggunakan pengaturan ini, peringatan liburan Anda akan muncul setiap kali Anda menulis pesan email baru.
Tanda tangan cukup mudah untuk diketahui tetapi bagaimana dengan stasioner? Selama ada di sana, mari kita lanjutkan dan diskusikan. Seperti dengan tanda tangan, Anda mungkin pernah melihat email stasioner dalam beberapa bentuk atau yang lain tetapi pada dasarnya berfungsi seperti ini: karena Anda mengirim email sebagai HTML, stasioner hanya memungkinkan Anda menetapkan latar belakang, gaya font yang berbeda, dan warna untuk Anda pesan.
Anda lihat di sini bagaimana ini bekerja. Kami memilih tema "Beruang" dari daftar, yang memberi kami latar belakang dengan boneka beruang menghiasinya.
Tentu saja, jika Anda sedang bekerja, Anda mungkin ingin menahan diri dari pesan dengan boneka beruang dan semacamnya, tetapi jika Anda ingin pesan Anda benar-benar menonjol, maka Anda dapat menggunakan fitur stasioner untuk membuat beberapa hasil yang sangat menarik.
Membalas dan meneruskan pesan sederhana dan Anda mungkin sudah memperhatikan alat respons pada Pita.
Anda melihat balasannya, balas semua (gunakan dengan hati-hati), dan opsi maju, yang cukup jelas, tetapi bagaimana dengan opsi lainnya?
Jika Anda mengklik "Rapat" maka Anda dapat meminta pertemuan ketika Anda membalas; periksa semua opsi yang Anda dapatkan ketika Anda melakukan ini.
Kami akan membahas pertemuan secara lebih rinci dalam artikel yang akan datang di mana kami akan membahas kekuatan kalender Outlook.
Mari kita buka jawaban dan opsi ke depan untuk tampilan cepat. Ada beberapa cara Anda dapat mengubah bagaimana tampilan pesan asli ketika Anda membalas atau meneruskan, atau apakah itu dimasukkan sebagai lampiran, atau tidak sama sekali.
Anda juga dapat mengatur bagaimana balasan dan ke depan terbuka, dan apakah komentar Anda diawali dengan nama Anda.
Ada banyak hal lain yang terjadi di opsi Mail, jadi sebelum kami meninggalkan Anda hari ini, kami ingin menghabiskan waktu untuk membicarakannya.
Berikut beberapa hal mendasar seperti opsi editor untuk mengubah cara Anda menulis pesan, ejaan, dan opsi koreksi otomatis, serta opsi tanda tangan dan stasioner, yang sudah kami sentuh.
Banyak dari opsi ini terbuka untuk sub-opsi Misalnya, jika Anda mengklik "Opsi Editor ...," Anda akan menemukan seluruh kotak centang lebih lanjut (dibagi menjadi dua kategori, Proofing dan Advanced) untuk menyeberang.
Bergulir ke bawah, ada opsi kedatangan pesan untuk memilih bagaimana Outlook memperingatkan Anda ketika pesan tiba di kotak masuk Anda.
Serta bagaimana Outlook menandai item sebagai terbaca ketika Anda menggunakan panel baca.
Anda dapat memutuskan seberapa sering pesan disimpan secara otomatis, tempat mereka disimpan, dan sebagainya.
Kapan Anda mengirim pesan apa yang terjadi? Dengan opsi "Kirim pesan", pilih tingkat kepentingan dan sensitivitas default, pengecekan nama otomatis, dan beberapa penyesuaian kecil tetapi berbeda yang dapat Anda lakukan untuk pengalaman pengguna Anda.
Jika Anda tertarik untuk melacak pesan, ada cara untuk melakukan penyesuaian juga. Misalnya, di sini Anda dapat mengaktifkan tanda terima "telah dibaca", yang mengirimi Anda pemberitahuan setiap kali seseorang membaca email Anda.
Akhirnya, kami menemukan beberapa opsi untuk mengubah format pesan Anda, yang mungkin tidak pernah Anda gunakan.
Opsi Lainnya memiliki beberapa fitur yang bermanfaat, seperti menampilkan opsi tempel (mungkin mengganggu) dan apakah akan menampilkan tautan berikutnya dan sebelumnya di header pesan saat membaca beberapa pesan di kotak masuk Anda (mungkin berguna).
Ada juga opsi untuk mengonfigurasi bagaimana program melakukan pembersihan percakapan, tetapi kami akan membahasnya dan aspek lain dalam mengelola email Outlook di artikel yang akan datang.
Email adalah bagian integral dari Outlook, tak heran ada banyak cara untuk mengkonfigurasinya. Tak perlu dikatakan, ketika Anda belajar menggunakan Outlook, Anda akan menemukan diri Anda kembali ke opsi pada kesempatan untuk mengubah aspek-aspek tertentu tentang bagaimana e-mail diformat dan berperilaku.
Kami belum selesai menjelajahi Outlook, kami masih memiliki banyak hal untuk ditunjukkan kepada Anda, seperti cara Anda menangani pengiriman dan penerimaan lampiran, kalender, tugas, dan masih banyak lagi. Namun untuk saat ini, kami ingin mendengar lebih banyak dari Anda, jadi mohon luangkan waktu sejenak untuk memberi kami catatan singkat di forum diskusi kami.
