Anda mungkin berpikir bahwa Outlook akan menampilkan semua email Anda (bagaimana pun, mengapa tidak) tetapi secara default, klien Outlook hanya menyimpan tahun terakhir email di komputer Anda. Semua email Anda masih ada di server Microsoft Exchange tetapi tidak terlihat di Outlook. Inilah alasan mengapa Microsoft menetapkan default ini dan bagaimana mengubahnya jika Anda mau.
Catatan: Informasi berikut mencakup semua versi Outlook dari 2013-2019, termasuk Outlook 365. Ini juga hanya berlaku jika Anda terhubung ke server Microsoft Exchange, dan itu termasuk jika Anda terhubung ke Hotmail atau Outlook.com. Jika Anda terhubung ke layanan lain, seperti Gmail atau server surat pribadi, Anda dapat mengkonfigurasi opsi ini, tetapi Outlook akan mengabaikannya.
Ketika Anda menginstal Microsoft Office, ia memeriksa ukuran disk Anda untuk memastikan Anda memiliki cukup ruang untuk menginstal semua aplikasi. Ia juga menggunakan pemeriksaan itu untuk menetapkan parameter di Outlook yang menentukan berapa banyak email yang akan diunduh ke komputer lokal Anda, berdasarkan ukuran disk berikut:
Microsoft melakukan hal ini karena email memakan ruang di hard disk Anda, dan jika Anda hanya memiliki hard disk kecil, Anda mungkin tidak ingin banyak dari itu diambil dengan beberapa file besar yang seseorang kirimi email kepada Anda dua tahun yang lalu. Outlook masih mengunduh semua janji kalender Anda, kontak, tugas, dan lainnya. Batas ini hanya memengaruhi email Anda (dan umpan RSS Anda).
Jika akun email Anda menggunakan server Microsoft Exchange (seperti Hotmail, Microsoft Live, O365, atau banyak sistem email perusahaan), maka parameter ini akan menentukan berapa banyak email yang diunduh ke komputer Anda. Jika Anda menggunakan penyedia email yang berbeda, seperti Google atau Yahoo, Outlook mengabaikan parameter ini dan mengunduh semua email Anda.
Kabar baiknya adalah bahwa surat Anda tidak pergi kemana-mana; masih ada di server email Anda. (Jika Anda tidak yakin apa server email, jawaban singkatnya adalah ini adalah komputer yang kuat dengan hard disk besar tempat penyedia email Anda menyimpan semua surat Anda. Kami telah menulis jawaban yang lebih panjang, yang layak dibaca .) Anda dapat mengakses email Anda kapan saja (selama Anda memiliki akses internet) baik melalui Outlook atau, tergantung pada versi Outlook Anda, melalui antarmuka web.
Untuk melihat email Anda di Outlook, gulir ke bawah ke bagian bawah folder. Jika ada lebih banyak email di server email, Anda akan melihat pesan yang memberi tahu Anda.
Klik "Klik di sini untuk melihat lebih banyak di Microsoft Exchange," dan Outlook akan mengunduh sisa email Anda ke komputer Anda. Pastikan Anda memiliki ruang disk yang cukup untuk mengunduh semuanya!
Jika Anda memiliki Office 365, Anda juga dapat mengakses email Anda melalui aplikasi web Outlook. Karena aplikasi web pada dasarnya hanya sebuah jendela ke Exchange Server, itu akan menampilkan semua email Anda. Jika Anda menggunakan Outlook di tempat kerja, orang-orang dukungan TI Anda harus dapat membantu Anda mengakses aplikasi web Outlook. Jika Anda di rumah, pergi ke Office.com dan masuk di sana. Anda dapat mengakses Outlook-dan semua aplikasi web lain yang pernah Anda akses-begitu Anda masuk.
Ya kamu bisa. Di Outlook, buka File> Pengaturan Akun dan kemudian pilih "Pengaturan Akun" dari menu drop-down.
Di jendela Pengaturan Akun, pilih akun yang ingin Anda ubah secara default (Anda mungkin hanya memiliki satu akun) lalu klik tombol "Ubah".
Di jendela Change Account yang terbuka, Anda akan melihat bahwa "Use Cached Exchange Mode" diaktifkan. Kamu harus biarkan ini diaktifkan, jika tidak, tidak ada surat yang akan diunduh ke komputer Anda. Pindahkan penggeser "Mail to keep offline" ke periode yang Anda inginkan.
Pilihannya adalah:
Catatan: Opsi tiga hari, satu minggu, dan dua minggu tidak tersedia di Office 2013, tetapi mereka dalam versi yang lebih baru.
Pilih "Semua" jika Anda ingin Outlook mengunduh semua email Anda ke komputer Anda, atau pilih nilai apa pun yang sesuai untuk Anda. (Jika Anda tidak dapat mengubah bilah geser maka administrator Anda mungkin telah mengatur nilai ini dengan sengaja dan menghentikan Anda untuk mengubahnya.)
Setelah Anda membuat pilihan Anda klik "Next" dan Outlook memperingatkan Anda bahwa itu perlu restart.
Klik "OK," tutup jendela Pengaturan Akun, dan kemudian restart Outlook. Bergantung pada jumlah email yang harus diunduh, Outlook mungkin memerlukan sedikit waktu untuk memperbarui setiap folder. Anda akan melihat pesan di bagian bawah Outlook saat ia mengunduh email ke setiap folder.
Dan itu saja; kamu sudah selesai. Outlook sekarang akan mengunduh semua email Anda (atau seberapa banyak yang Anda pilih) mulai sekarang.
