Jika Anda memberi tahu kami bahwa surel telah ketinggalan mode, kami meminta Anda untuk melihat kotak masuk kami. Mampu memilah-milah dan mengatur kekacauan pesan yang tiba setiap hari adalah kunci untuk menjaga kewarasan di tempat kerja.
Ini bukan hanya tentang spam. Spam masih ada, fakta kehidupan yang menjengkelkan, tetapi ada cara untuk mengatasinya. Ini adalah naksir email lain yang kami dapatkan - pembaruan tentang perangkat lunak, undangan ke acara, milis yang kami [dapatkan] berlangganan tetapi tidak pernah ingat untuk berhenti berlangganan - yang semuanya memerlukan beberapa cara untuk mengatur, menyortir, dan mengirim pesan ke tempat yang tepat. , apakah itu folder yang ditunjuk atau sampah.
Kami telah berbicara sedikit tentang Outlook, termasuk dasar-dasar e-mail seperti menulis dan mengirim, cara menambah dan menerima lampiran, serta mengimpor kontak dan mengelola buku alamat. Kami ingin mengalihkan perhatian kami sekarang ke gambaran yang lebih besar, dengan berfokus pada manajemen kotak masuk.
Outlook memiliki banyak fitur yang dibangun untuk membantu Anda memfilter surat Anda ke tempat yang tepat. Untuk memulai, jika Anda mengklik kanan pada pesan atau mouse ke Pita, Anda akan melihat ada fitur yang disebut Langkah Cepat.
Jika kita memperluasnya dari Pita, kita dapat melihat fitur ini secara penuh.
Hal pertama yang harus diingat adalah Langkah Cepat pada dasarnya adalah aturan (ada fitur yang disebut Aturan, yang akan kita diskusikan sebentar lagi). Hal kedua yang perlu diingat adalah, tidak seperti Aturan, yang bekerja di belakang layar tanpa masukan Anda, Langkah Cepat mengandalkan masukan Anda untuk bekerja.
Hal pertama yang akan Anda lakukan adalah memilih Langkah Cepat yang ingin Anda buat. Mari kita lakukan yang sederhana untuk mengilustrasikan poin kita.
Di Langkah Cepat ini, kami memilih pesan yang kami anggap bermacam-macam dan mengeklik Langkah Cepat, yang akan memindahkan pesan ke folder Misc dan menandai pesan sebagai Baca.
Jika Anda mengklik tombol "Opsi", Anda dapat melihat bagaimana Langkah Cepat dibangun, dan Anda juga dapat mengeditnya, seperti menambahkan atau menghapus bagian ke atau dari itu.
Misalnya, dalam tangkapan layar ini, Anda dapat menghapus langkah di mana pesan ditandai sebagai Baca, jadi semuanya dipindahkan ke folder Miscellaneous tetapi statusnya tetap tidak berubah.
Begitulah cara kerja Langkah Cepat, kita dapat menghabiskan cukup banyak waktu menunjukkan kepada Anda berbagai cara mereka dapat dibuat dan diterapkan, tetapi kami ingin beralih ke Aturan untuk mengilustrasikan perbedaannya.
Seperti yang kami sebutkan, Langkah Cepat adalah sesuatu yang Anda lakukan sementara Aturan berfungsi secara otomatis, di belakang layar, sesuai kriteria yang Anda tentukan. Ketika Anda mengklik tombol "Aturan", Anda harus memilih "Buat Aturan ..." dari daftar drop-down.
Kondisi utama untuk pembuatan aturan cukup mendasar dan Anda mungkin bahkan tidak perlu mempelajari opsi lanjutan apa pun, jadi mari kita lanjutkan dan memeriksa beberapa aspek yang lebih sederhana.
Pada gambar berikut, Anda melihat Anda dapat merutekan email dari pengirim tertentu, atau berdasarkan pada subjek, atau kepada siapa email itu dikirim. Dari sana, Anda dapat membuat Outlook memperingatkan Anda secara visual dan / atau dengan suara. Anda juga dapat memindahkan pesan ke folder tertentu, yang tidak seperti menggunakan Langkah Cepat, akan terjadi tanpa masukan Anda.
Jika Anda mengklik tombol "Create Rule", Anda akan melihat dialog wizard berikut muncul.
Anda juga dapat mengklik "Aturan Baru" dari jendela Aturan dan Pemberitahuan.
Melakukannya akan membuka jendela Wizard Aturan pertama, yang menuntun Anda melalui proses.
Aturan secara mengejutkan tidak rumit jika Anda sudah tahu apa yang Anda inginkan aturan untuk dilakukan. Klik "Opsi Lanjutan ..." dan Anda akan melihat apa yang kami maksud. Anda tidak hanya akan melihat opsi dari layar Aturan Rule dasar, Anda akan menemukan seluruh dunia baru dari aturan lain yang dapat Anda gunakan.
Bayangkan kemudian kita mengambil Langkah Cepat yang kita buat sebelumnya dan ingin mengubahnya menjadi aturan. Kami ingin memilih kriteria kami dari opsi yang ditunjukkan di atas dan kemudian klik "Next." Dalam kasus ini, kami akan memindahkan email yang dikirim ke akun How-To Geek kami.
Pada layar berikutnya, kita memilih opsi "pindah ke folder tertentu" dan kemudian di bagian bawah kita klik pada tautan yang digarisbawahi "pindahkan ke folder yang ditentukan." Kami kemudian menunjukkan opsi yang akan membiarkan kami merutekan email ke apa pun folder yang kita pilih, yang dalam hal ini adalah "Lain-lain."
Setelah mengeklik "Berikutnya," Anda akan ditanya apakah ada pengecualian untuk aturan baru ini. Jika tidak ada, maka Anda dapat mengklik "Berikutnya" dan Anda akan maju ke layar akhir, di mana Anda akan diminta untuk menamai aturan baru Anda, apakah Anda ingin menyalakannya, menjalankannya setelah menyelesaikannya, dan akhirnya , Anda akan dapat meninjaunya.
Itu saja, klik "Selesai" dan Anda siap untuk pergi. Anda dapat melihat aturan ini dengan mengklik tombol "Aturan" dan kemudian "Kelola Aturan dan Pemberitahuan" dari pilihan drop-down.
Anda dapat kembali kapan saja untuk mengubah aturan Anda, tambahkan yang baru, buat salinan, hapus, dan fungsi lainnya. Jangan lupa, jika Anda ingin membuat aturan, tetapi tidak ingin menjalankannya sepanjang waktu, Anda dapat menghapus centang kotak kecil di sebelahnya.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang memindahkan pesan secara otomatis ke folder tertentu, kami sarankan Anda membaca artikel ini.
Anda akan mendapatkan banyak e-mail yang tidak Anda inginkan atau butuhkan, baik itu dari orang tua yang terlalu bersemangat, atau spam yang langsung, menjaga kotak masuk Anda tetap jinak dan terawat akan menjadi tantangan besar jika Anda tidak tahu cara menggunakan alat yang Anda inginkan.
Seperti yang Anda lihat dengan jelas ditampilkan pada Pita, ada bagian yang sepenuhnya ditujukan untuk menghapus sesuatu, yang paling penting adalah tombol "Hapus" besar dan X.Anda juga dapat dengan mudah memilih pesan atau kelompok pesan dan klik tombol itu atau cukup ketuk "Hapus" pada keyboard Anda.
Mari kita lihat bagian Hapus sedikit lebih banyak dan lihat apa lagi yang ditawarkan. Pertama, ada tombol “Abaikan”.
Apa yang dilakukan Ignore? Ketika Anda memilih pesan atau percakapan dan klik "Abaikan," kotak dialog muncul.
Perbedaan antara ini dan hanya menghapus percakapan adalah bahwa mengabaikannya akan berlaku untuk ini dan semua pesan masa depan, yang berarti bahwa jika Anda berada di milis dan responden terus membalas semua, Anda tidak akan lagi melihat mereka, yang sangat berguna .
Pilihan penting lainnya adalah fitur Clean Up. Mengeklik tombol "Bersihkan" akan memicu menu tarik-turun dengan opsi berikut
Pilihan apa pun yang Anda pilih, Anda akan melihat dialog yang menawarkan hasil yang sama, semua pesan yang berlebihan akan dibuang.
Jika Anda mengklik tombol "Pengaturan", Anda akan dibawa ke opsi Pembersihan Percakapan. Seperti yang Anda lihat, Anda dapat menggunakan fitur Bersihkan untuk mengarsipkan percakapan lama dan berlebihan ke folder alternatif, yang mungkin merupakan opsi paling berguna di sini. Sering kali lebih baik hanya mengarsipkan barang daripada menghapusnya, kalau-kalau Anda perlu merujuknya di lain waktu.
Meskipun fitur-fitur ini sangat bagus, dan kami melihat manfaat yang jelas di dalamnya, mereka tidak akan memiliki banyak efek pada cacian kotak masuk yang tidak wajar: spam.
Spam tidak mendapatkan jenis tajuk yang sama seperti dulu karena sebagian besar, filter spam modern melakukan pekerjaan yang cukup bagus di menyiangi semuanya. Jika Anda menggunakan Gmail atau layanan email web lainnya, Anda mungkin tidak melihat banyak hal, yang tidak berarti tidak ada, terutama jika Anda membuat kesalahan yang tidak pantas dari menyetujui untuk membiarkan perusahaan berbagi alamat Anda dengan mitra pemasaran mereka, atau Anda mengklik kotak yang salah dan keliru mendaftar untuk berada di daftar distribusi.
Intinya adalah, spam masih terjadi, tetapi Outlook memberi Anda cara untuk mudah-mudahan tetap sebagian besar di bawah kontrol dengan filter sampah. Saat Anda menerima pesan yang jelas-jelas sampah atau spam, Anda dapat memilih pesan itu lalu mengklik tombol "Sampah" untuk daftar opsi drop-down. Untuk pesan yang tidak diinginkan, Anda akan memilih "Blok Pengirim", tetapi untuk yang lainnya, Anda akan ingin menyesuaikan Opsi Email Sampah.
Semakin ketat tingkat penyaringan Anda, semakin besar peluang yang sebenarnya Anda inginkan atau perlu Anda lihat dapat disaring secara tidak sengaja. Jika ini terjadi, Anda harus memperlakukan e-mail yang terpengaruh menggunakan pilihan yang terlihat pada tangkapan layar sebelumnya.
Sebaiknya luangkan waktu untuk menjelajahi Opsi Email Sampah. Anda dapat mengatur whitelist dari pengirim tertentu dan ke penerima tertentu, sementara secara eksplisit memblokir pengirim yang Anda tahu tidak Anda percayai.
Menjaga inbox Anda ramping dan berarti membutuhkan dedikasi dan perhatian terhadap detail. Sejujurnya, beberapa aturan yang dirancang dengan baik dapat menggantikan banyak pekerjaan, tetapi akan selalu ada tantangan baru. Ingat alat ini - Langkah Cepat, Aturan, pengabaian, dan filter Sampah - dan Anda akan baik-baik saja dalam perjalanan menjinakkan e-mail Anda.
Mari dengarkan dari Anda sekarang. Beri tahu kami tentang favorit Anda Langkah Cepat dan Aturan, atau cara Anda menangani spam. Forum diskusi kami terbuka, jadi pinjamkan kami komentar dan pertanyaan Anda.
