"Kantor tanpa kertas" yang kami dijanjikan sepertinya tidak pernah tiba untuk banyak orang. Kenyataannya, bagaimanapun, adalah bahwa kantor tanpa kertas ada di sini hari ini jika Anda ingin memanfaatkannya.
Jika Anda masih seseorang yang mencetak email, halaman web, dan dokumen lainnya, Anda dapat berhenti sekarang. Ada cara yang lebih baik untuk melacak informasi Anda dan mengaksesnya lebih cepat - Anda tidak dapat mencari kata-kata di atas kertas fisik.
Kasus Terhadap Pencetakan
Pencetakan itu mahal dan tidak nyaman, membutuhkan kartrid tinta yang sangat mahal, kertas printer, dan printer baru ketika printer inkjet murah itu pasti gagal. Semua kertas itu menjadi kekacauan yang harus diatur dengan benar, atau Anda tidak akan pernah dapat menemukan apa yang Anda cari. Anda tidak dapat mengaksesnya ketika Anda jauh dari kantor Anda, Anda tidak dapat mencari di atasnya, dan Anda hanya memiliki satu salinan sehingga Anda bermasalah jika sesuatu terjadi padanya.
Mencetak diperlukan ketika komputer adalah batu bata berat yang menempel pada meja. Kami sekarang berkeliling dengan komputer di kantong kami, tablet yang dapat memperkirakan ukuran selembar kertas, dan layanan cloud yang dapat mencadangkan dan menyinkronkan semua dokumen Anda di semua perangkat Anda. Anda dapat mencari dokumen yang telah Anda simpan dengan kata-kata yang dikandungnya sehingga Anda tidak perlu mengatur dan menguasai sistem pengarsipan yang rumit.
Bagaimana Tidak Mencetak
Kami mungkin sudah lama berhenti mencetak, tetapi ada banyak orang di luar sana yang masih mencetak email dan halaman web secara teratur. Kami akan mencoba menawarkan beberapa kiat untuk memandu Anda menjauh dari printer dan menjadi cara baru untuk menyimpan dan mengelola informasi yang masuk akal.
- Buat Kabinet File Digital: Pertama, Anda akan ingin memutuskan di mana Anda akan menyimpan sesuatu daripada mencetaknya. Ini membantu untuk memiliki satu lokasi yang konsisten di mana Anda menyimpan segalanya. Kami akan merekomendasikan semacam layanan cloud yang menyinkronkan seluruh perangkat Anda sehingga Anda dapat mengaksesnya di smartphone dan tablet serta PC Anda. Banyak orang menggunakan Evernote sebagai arsip untuk semua catatan dan dokumen mereka, tetapi Anda juga dapat memilih untuk menyimpan ke layanan penyimpanan cloud seperti Dropbox, Google Drive, atau Microsoft OneDrive. Jika Anda benar-benar lebih suka penyimpanan lokal, Anda dapat menyimpan file Anda ke satu folder di PC Anda - tetapi pastikan untuk memundurkannya. Ini akan kurang nyaman karena Anda harus menyalin file ke perangkat lain secara manual jika Anda ingin melihatnya di tempat lain.
- Cetak ke PDF: Apa pun yang mungkin ingin Anda cetak - baik itu tanda terima, dokumen, email, atau halaman web - dapat dicetak ke file PDF. Pertama, Anda harus menginstal printer PDF di komputer Windows Anda. Anda kemudian dapat melalui proses pencetakan seperti biasa, memilih printer PDF virtual. Anda akan mendapatkan file yang dapat Anda simpan dalam sesuatu seperti Evernote atau Dropbox.
- Mencetak Email: Email dapat dicetak ke PDF dengan cara yang sama. Anda juga dapat mencoba membintangi mereka (jika Anda menggunakan Gmail) atau menambahkannya ke folder atau label khusus tempat Anda dapat merujuknya nanti. Anda dapat mengakses email ini nanti dari perangkat apa pun dengan klien email - tidak perlu mencetak.
- Mencetak Halaman Web: Jika Anda mencetak halaman web untuk merujuk nanti, Anda dapat mencetaknya ke PDF. Anda juga dapat mem-bookmark mereka untuk melihatnya nanti (bookmark Anda dapat disinkronkan di semua perangkat Anda). Jika Anda ingin membaca halaman web nanti, gunakan layanan seperti Pocket atau Instapaper untuk membuat daftar hal-hal yang ingin Anda baca. Layanan seperti ini mengambil laman web, mengonversinya menjadi artikel yang dapat dibaca, hanya teks, dan bahkan menyimpannya secara offline di perangkat seluler sehingga Anda dapat membaca laman web nanti tanpa harus mencetak.
- Mencetak Peta: Anda tidak harus mencetak peta jika Anda memiliki smartphone dengan GPS. Jika Anda menggunakan Google Maps, Anda dapat masuk ke aplikasi Google Maps dan melihat daftar pencarian yang Anda buat di situs web Google Maps pada PC Anda. Anda juga bisa hanya mencetak peta ke PDF, tentu saja.
- Dokumen Faks: Beberapa bisnis lama yang kalsifikasi masih menuntut faks. Anda dapat menggunakan layanan seperti HelloFax untuk mengirim faks melalui web. HelloFax menawarkan lima faks gratis per bulan - ini harus lebih dari cukup untuk pengguna rumahan yang hanya sesekali perlu mengirim faks bisnis.
- Ketika Seseorang Bersikeras Dokumen Dicetak: Sayangnya, beberapa organisasi masih bersikeras pada dokumen cetak. Tidak ada jalan untuk ini. Jika mereka tidak akan mengambil PDF melalui email, Anda mungkin harus mencetak.
- Apa yang Harus Dilakukan Dengan Dokumen Kertas Lama Anda: Lebih mudah untuk mulai maju dalam cara tanpa kertas dan bukan memutuskan untuk secara metodis mengubah semua dokumen kertas lama Anda ke versi digital - itu bisa menjadi banyak pekerjaan. Namun demikian, Anda dapat memindai dokumen lama Anda ke file PDF dengan pemindai.
Menggunakan File Digital Anda
Ruang kerja digital Anda sekarang memiliki sejumlah keunggulan yang tidak dimiliki kertas:
- Backup: File Anda dicadangkan jika Anda telah menyimpannya dengan layanan seperti Evernote, Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Jika rumah Anda terbakar, Anda tidak akan kehilangan dokumen penting Anda.
- Pencarian: Anda dapat dengan mudah mencari di semua dokumen elektronik Anda untuk menemukan dokumen yang Anda butuhkan tanpa memilah-milah tumpukan kertas. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, bahkan Windows - semuanya memiliki fitur pencarian teks lengkap.
- Akses Di Mana Saja: Makalah Anda dapat diakses dari mana saja Anda dari PC, ponsel cerdas, atau tablet. Jika Anda keluar dan perlu mencari sesuatu, Anda dapat melakukannya dari smartphone Anda daripada pulang ke rumah dan menggali melalui kertas Anda.
- Tidak ada kekacauan: Anda tidak perlu khawatir tentang menyimpan, mengatur, membuat ruang untuk, dan mendeklarasikan dokumen Anda.
- Tanpa Biaya Cetak: Jika Anda tidak perlu membeli tinta yang mahal, printer murah, dan tumpukan kertas printer, Anda akan menghemat uang.
Tentu saja, beberapa dokumen mungkin terlalu sensitif untuk disimpan secara online. Dalam situasi seperti ini, Anda selalu dapat menggunakan enkripsi - buat penampung terenkripsi dan simpan dalam layanan seperti Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Orang-orang akan membutuhkan kata sandi sebelum mereka dapat mengakses dokumen Anda.
Kredit Gambar: Sarah Kolb-Williams di Flickr, cellanr di Flickr, jeremyfoo di Flickr
