Memotong Kembali Waktu yang Dihabiskan Mengirim dan Menerima Email

Foto oleh H adalah untuk Rumah

Email dapat membuat komunikasi lebih mudah, tetapi juga dapat menghabiskan waktu Anda. Pelajari cara memproses email masuk dan tulis email keluar untuk menghemat waktu.

Menurut survei dari 2005, wawancara karyawan mengungkapkan bahwa waktu yang terbuang pada email menyebabkan sebuah perusahaan dengan 10.000 karyawan kehilangan sekitar $ 152 juta dalam upah per tahun.

Email jelas memiliki kelemahannya. Email yang tidak jelas mengalihkan perhatian karyawan dari tugas-tugas penting yang berhubungan dengan pekerjaan, saluran komunikasi cloud, dan sering menciptakan pekerjaan tambahan. Hindari jebakan email dengan mengikuti saran di bawah ini.

Bagaimana Email Masuk Dapat Membuang Waktu Anda

Foto oleh Dvortygirl

Ada banyak jenis pesan email yang dapat membuang waktu Anda. Mereka yang:

• Bisa dipotong dari beberapa pesan dan diringkas menjadi satu yang komprehensif
• Jangan langsung berhubungan dengan Anda
• Berhubungan dengan Anda tetapi tidak dengan cara langsung, yang membuat Anda tidak yakin tentang bagaimana atau apakah Anda harus merespons (dan memakan waktu)
• Jangan mengarahkan Anda untuk mengambil tindakan (yang tidak produktif)
• Alihkan perhatian dan / atau mendorong Anda untuk membuang waktu di web
• Tidak cocok untuk email, dan lebih masuk akal melalui saluran komunikasi yang dinamis seperti rapat bisnis atau beberapa format yang lebih sesuai untuk konten (seperti dokumen yang berdiri sendiri kaya informasi)

Cara Memproses Email Masuk Secara Efisien

Untuk membaca dan memproses email secara efisien, Anda perlu fokus pada dua hal - mencari tahu pesan email (atau kurangnya) dan memutuskan tindakan apa yang harus diambil sebagai respons.

Langkah 1: Cari Tahu Pesan (Atau Kurangnya)

Setiap kali Anda membaca email baru, sediakan waktu sesedikit mungkin untuk mencari tahu:

• Apakah pembicara berbicara kepada Anda secara langsung atau tidak langsung
• Apakah pembicara telah memberi tahu Anda apa yang mereka harapkan dari Anda
• Apakah itu dilakukan dengan cara yang jelas
• Apakah pesan keseluruhan relevan untuk Anda
• Apakah keseluruhan pesan tampaknya sesuai, mengingat konteks hubungan Anda dengan pengirim (atau kurangnya, jika mereka mencoba memulai hubungan bisnis misalnya)

Ini akan membantu Anda memastikan apa pesan email itu, dan bagaimana Anda ingin merespons. Artinya, jika Anda berniat untuk menanggapi di tempat pertama.

Sangat penting untuk diperhatikan jika pembicara melakukan satu atau lebih hal yang dapat memikat Anda untuk membuang-buang waktu berharga, seperti:

• Tidak jelas tentang apa yang mereka coba katakan
• Menggunakan bahasa dengan cara yang membingungkan atau eufemistik untuk menghindari berbicara secara konkret (misalnya, “Saya pikir kita perlu memiliki hati ke hati pada titik tertentu” versus “Bisakah Anda menelepon saya minggu ini sehingga kita dapat berbicara di telepon tentang sesuatu yang penting? ”)
• Bertele-tele atau pergi topik
• Termasuk informasi yang bukan urusan Anda, tidak pantas, menyinggung, atau tidak koheren
• Cc atau bcc'ing Anda pada pesan yang tidak relevan bagi Anda
• Mengulangi pesan yang sama melalui berbagai email, atau mengulangi apa yang sudah dibahas dalam komunikasi sebelumnya selain email
• Menulis tentang sesuatu yang telah Anda diskusikan dan putuskan - dengan cara yang pelupa atau ceroboh

Dalam situasi semacam ini, berhati-hatilah menanggapi dengan cara efektif yang meminimalkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk komunikasi. Karena mudah membiarkan skenario email ambigu di atas menghabiskan waktu Anda.

Langkah 2: Tentukan Apa Tindakan yang Harus Dilakukan

Setelah Anda tahu apa isi pesan itu, temukan cara yang paling produktif untuk merespons. Berikut ini beberapa tanggapan khas:

• Mengalihkan percakapan ke media komunikasi yang lebih baik seperti telepon dan panggilan konferensi
• Menanggapi pertanyaan berulang yang ditanyakan oleh banyak orang - bukan melalui email - tetapi melalui media yang lebih kaya informasi yang dapat dibagikan, seperti Google Documents
• Tidak menanggapi pesan yang tidak menjelaskan apa yang diharapkan pembicara dari Anda (meskipun sedikit tidak sopan)
• Mengatasi pesan tidak jelas dengan pertanyaan-pertanyaan konkret langsung dan singkat, seperti, "Kapan Anda ingin laporan selesai?" Atau "Bagaimana Anda ingin saya berkontribusi dalam proyek ini?"
• Mengambil telepon dan memanggil orang kapan saja drama atau gangguan komunikasi mulai terjadi - menariknya keluar melalui email hanya akan memakan waktu lebih lama dan dapat mengintensifkan konflik

Langkah 3: Dapatkan Kembali pada Tugas

Yang paling penting, setelah Anda membalas email (yang mungkin terdiri dari tidak merespons dan bukannya menghapus pesan), Anda harus kembali mengerjakan tugas. Pindah ke email berikutnya yang menunggu di kotak masuk Anda, atau pindah persneling dan kembali untuk benar-benar melakukan pekerjaan daripada menanggapi permintaan orang lain.

Bagaimana Mengirim Email Bisa Membuang Waktu Anda

Foto oleh Adikos

Selain itu, ada banyak jenis pesan email Anda mengirim yang dapat membuang waktu Anda. Mereka yang:

• Dibutuhkan secara tidak perlu ke beberapa pesan, masing-masing membutuhkan waktu dan pemikiran untuk menyesuaikan, bukan satu yang komprehensif
• Jangan langsung berhubungan dengan penerima, yang merupakan pemborosan usaha di pihak Anda
• Tidak cukup jelas, dan menarik ke dalam percakapan email yang panjang dan / atau kesalahpahaman, atau tidak ada tindakan produktif sama sekali (yang berarti Anda harus menghabiskan waktu memulai percakapan lagi nanti)
• Jangan mengarahkan penerima untuk mengambil tindakan, yang tidak produktif
• Alihkan perhatian dan dorong penerima untuk membuang-buang waktu di web - yang artinya itu mendorong Anda yang sama
• Tidak cocok untuk format email, tetapi dikomunikasikan dengan lebih baik melalui percakapan waktu nyata atau melalui dokumen petunjuk atau informasi yang kaya seperti manual, artikel blog, halaman FAQ, laporan perusahaan, atau presentasi PowerPoint

Cara Mengirim Email dengan Efisien

Untuk menulis email yang tidak membuang-buang waktu Anda dalam jangka panjang (belum lagi waktu penerima Anda), Anda perlu fokus pada lima hal: mengkomunikasikan pesan yang jelas, meminta penerima Anda mengambil langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti, menggunakan struktur yang baik, mengedit sebelum Anda menekan kirim, dan menindaklanjutinya secara efektif.

Langkah 1: Bersihkan Pesan Anda

Bahkan sebelum Anda membuat draf email, Anda perlu menjelaskan pesan dengan jelas. Menentukan:

• Apa yang ingin Anda komunikasikan
• Mengapa Anda ingin mengkomunikasikannya
• Tindakan apa yang Anda ingin penerima Anda ambil
• Bagaimana Anda bisa meyakinkan mereka untuk mengambil tindakan seperti itu

Berikut adalah beberapa alasan umum untuk mengirim email:

• Untuk mengingatkan seseorang tentang tenggat waktu
• Untuk memberi seseorang instruksi tertulis pada suatu tugas
• Untuk mengajukan pertanyaan singkat yang dapat dijawab secara memadai melalui tulisan
• Untuk menjawab pertanyaan singkat yang dapat dijawab secara memadai melalui tulisan
• Untuk menyampaikan informasi sensitif waktu
• Untuk menawarkan tanggal yang tersedia untuk menjadwalkan pertemuan
• Untuk menindaklanjuti setelah pertemuan dan menunjukkan penghargaan

Dalam semua contoh ini, kecuali yang terakhir, Anda ingin penerima Anda mengambil beberapa tindakan (bahkan jika itu hanya membalas Anda).

Terkadang tindakan itu tidak tampak seperti tindakan. Mungkin Anda ingin:

• Berikan tip untuk rekan kerja Anda
• Beri tahu teman Anda bahwa Anda mendarat dengan selamat di tujuan perjalanan Anda
• Berikan pembaruan singkat tentang bagaimana Anda melakukan di tujuan baru Anda dan bagaimana Anda dapat dihubungi dalam beberapa minggu ke depan

Dalam setiap situasi ini, Anda tidak memberi tahu penerima untuk mengambil tindakan tertentu. Namun, tersirat bahwa mereka tidak diharapkan untuk mengambil tindakan apa pun, selama Anda memberikan email penutupan yang tepat, atau setidaknya dengan menandatangani nama Anda. Mereka mengerti bahwa komunikasi dapat dengan mudah berakhir dengan email Anda; bahwa mereka tidak perlu menanggapi.

Langkah 2: Minta Penerima Anda Ambil Langkah-Langkah yang Dapat Ditindaklanjuti

Untuk menulis email efektif yang menghemat waktu Anda, Anda perlu membuatnya dapat ditindaklanjuti. Dan Anda perlu memastikan bahwa penerima Anda jelas tentang tindakan apa yang diharapkan dari mereka.

Jika Anda tidak bertujuan untuk ini, tetapi mencoba untuk mengeja kisah hidup Anda atau menjelaskan mengapa Anda bertahan untuk model iPhone berikutnya daripada mendapatkan yang terbaru, Anda dapat lupa tentang menghemat waktu karena menulis sobat pen mengambil banyak pemikiran dan waktu.

Fokus pada hal-hal berikut saat membuat email dapat ditindaklanjuti:

• Menetapkan tenggat waktu
• Menguraikan rencana darurat
• Menawarkan opsi potensial untuk tindakan selanjutnya (mis. Kali Anda tersedia untuk rapat langsung, lokasi yang dapat Anda temui di)
• Memberikan pendapat ketika diminta untuk satu
• Membuat permintaan yang cocok untuk menulis dan sebenarnya lebih nyaman menggunakan mode komunikasi lain
• Menyediakan serangkaian petunjuk untuk tugas yang disetujui oleh penerima Anda untuk dilaksanakan

Bersikaplah proaktif dan tegas ketika menguraikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti. Hindari menanyakan pertanyaan terbuka kecuali tidak ada pilihan lain. Karena pertanyaan terbuka adalah kebalikan dari konten yang dapat ditindaklanjuti.

Berikut beberapa contohnya:

• Daripada meminta penerima Anda untuk memberi Anda jadwal mereka (dan membuang-buang email dalam prosesnya) - mulailah dengan mengirimkan kepada mereka waktu rapat Anda yang tersedia.
• Daripada bertanya kepada penerima Anda apa yang mereka pikirkan tentang keputusan bisnis tertentu, buat garis besar keputusan potensial dan minta umpan balik konstruksi; dengan cara itu mereka tidak perlu datang dengan sesuatu sendiri dan akan memiliki sesuatu untuk dikerjakan

Anda menjaga agar email dapat ditindaklanjuti dengan memberikan instruksi yang jelas kepada pembaca dan menjaga konten dapat ditindaklanjuti daripada terbuka.

Yang terpenting, Anda perlu memastikan bahwa tindakan apa pun yang Anda harapkan dari pembaca Anda dikomunikasikan dengan jelas. Jangan anggap mereka tahu bahwa Anda ingin mengatur pertemuan minggu ini hanya Anda menawarkan waktu yang tersedia. Jangan berasumsi bahwa mereka tahu tugas pekerjaan apa yang menjadi tujuan dari instruksi Anda. Sebutkan secara eksplisit dan ramah biarkan mereka tahu apa yang Anda ingin mereka lakukan.

Langkah 3: Buat Struktur yang Baik

Satu Anda memiliki pesan yang jelas dan Anda membuatnya bisa ditindaklanjuti, saatnya untuk mengaturnya sedemikian rupa untuk menyampaikan kejelasan itu dan permintaan Anda yang bisa ditindaklanjuti.

Paragraf: Aturan umum untuk diikuti adalah menjaga paragraf di bawah lima kalimat. Tidak hanya sulit untuk fokus pada paragraf panjang saat membaca web, tetapi paragraf yang kikuk memberikan kesempatan kepada penerima untuk kehilangan fokus dan mungkin kehilangan poin yang paling penting. Ini kemudian mengarah pada tanggapan yang ceroboh atau berlebihan, yang mengaburkan saluran komunikasi.

Kalimat: Gunakan suara aktif saat menulis kalimat. Jaga kalimat pendek dan to the point. Hindari pergi pada garis singgung atau tidak perlu menjelaskan alasan atau perasaan Anda tentang hal-hal. Sebaliknya, tetap berpegang pada fakta dan tindakan apa yang Anda minta yang dilakukan penerima Anda.

Kata kata: Cobalah untuk tidak menggunakan kata-kata atau slang yang besar, kecuali Anda tahu audiens Anda akan memahaminya. Hindari lelucon dan referensi budaya yang mungkin disalahpahami, karena apa pun yang dapat dengan mudah disalahtafsirkan merupakan penghalang potensial untuk komunikasi yang efektif.

Hindari kata-kata tambahan dan frasa kualifikasi. "Mengingat situasi saat ini di mana ini terjadi saat ini, saya pikir mungkin bijaksana untuk ..." adalah pernyataan kualifikasi yang tidak hanya membuang-buang kata dan waktu, tetapi mengalihkan perhatian dari pesan yang sebenarnya. Sebagai gantinya, nyatakan saja rekomendasi Anda tanpa harus memenuhi syarat.

Contoh lain: "Saya ingin tahu apakah saya bisa bertanya kepada Anda ..." Potong frasa ini dan tanyakan saja. Ini juga akan meningkatkan kepercayaan diri Anda, karena Anda tidak akan secara tidak sadar mencari izin untuk berkomunikasi secara proaktif.

Tanda baca: Biarkan tanda baca sederhana.Kata dan frasa yang memenuhi syarat hanya efisien bila digunakan untuk menetapkan rasa hormat saat memulai komunikasi dengan seseorang yang ingin Anda jalin hubungan bisnis atau pribadi. Dalam kasus seperti itu, Anda tidak perlu ingin hadir, tetapi gunakan beberapa frasa sopan untuk menunjukkan rasa hormat atas waktu mereka.

Minimalkan penggunaan koma - ini secara alami membantu Anda menjaga jarak kalimat. Hindari obrolan yang terinspirasi teks malas, dengan terlalu sering menggunakan dot-dot-dot dan koma berturut-turut. Sebaliknya, tandailah kalimat Anda dengan bahasa Inggris yang tepat dan gunakan kontraksi ketika itu masuk akal, karena mereka membuat pembacaan mengalir lebih baik.

Selain itu, pertimbangkan untuk menekan daftar dengan poin-poin, dan menggunakan garis garis untuk memecah bagian-bagian utama (yang mungkin termasuk satu atau beberapa paragraf).

Poin-poin dan istirahat bagian meningkatkan keterbacaan web, serta membantu Anda mengatur pesan Anda lebih jelas.

Langkah 4: Edit Sebelum Mengirim

Sebelum mengirim email, luangkan 1-2 menit untuk membacanya dengan keras. Ini akan membantu Anda menangkap kesalahan atau melihat bagian-bagian yang canggung yang biasanya tidak Anda katakan secara langsung. Hapus kata-kata tambahan dan sederhanakan tanda baca. Keluarkan daftar dan kurangi paragraf Anda.

Ketika Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut dengan "ya," maka Anda siap untuk menekan "kirim":

• Apakah pesannya jelas?
• Apakah harapan dapat ditindaklanjuti dan dinyatakan dengan jelas?
• Apakah penerima saya dapat berhasil menerima pesan saya? Sukses berarti mereka tahu apa tanggapan yang diharapkan dari mereka.
• Jika peran dibalik, apakah saya akan berhasil menerima pesan ini?

Langkah 5: Tindak Lanjut dengan Efektif

Selain itu, jadilah proaktif dalam menindaklanjuti email Anda. Jika seseorang tidak menanggapi permintaan langsung, jangan buang waktu bertanya-tanya apa yang terjadi. Sebagai gantinya, kirim email tindak lanjut yang sopan tetapi langsung untuk melapor masuk dengan mereka. Terapkan prinsip-prinsip yang tercantum di atas. Dan jangan buang waktu terlalu banyak untuk mendapatkan jawaban; jika penerima tidak berkomunikasi dengan Anda, tahu kapan harus pindah atau mendekati mereka secara pribadi sebagai gantinya.

Gunakan Email untuk Menghemat Waktu

Email dapat menghemat banyak waktu jika Anda tahu cara menggunakannya secara efisien. Dan ini berlaku untuk mengirim dan menerima pesan.

Email paling baik digunakan untuk menyampaikan pesan yang dapat ditindaklanjuti yang dikomunikasikan secara memadai melalui tulisan. Jika Anda memanfaatkan keuntungan dari email dan menghindari banyak jebakan yang membuang-buang waktu, itu berfungsi sebagai alat yang kuat.